Cos'è il registratore di cassa online e come scegliere quello giusto

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il 1 luglio termina un altro rinvio per l'installazione dei registratori di cassa. Verifica di aver rispettato i requisiti di legge.

Che cos'è un checkout online?

Come suggerisce il nome, questo è un registratore di cassa con accesso a Internet. Non solo stampa ricevute e memorizza informazioni sulle transazioni, ma trasmette anche i dati all'ufficio delle imposte. Inoltre, con il suo aiuto, è possibile emettere assegni ai clienti in formato elettronico, inviandoli via e-mail o SMS.

I registratori di cassa online hanno iniziato ad essere introdotti gradualmente nel 2017. Ora è in corso la fase finale dell'"operazione".

Chi ha bisogno di checkout online?

È più facile dire chi non ne ha bisogno. Puoi fare a meno del dispositivo se vendi per contanti:

1. Giornali e riviste in edicole specializzate.
2. Titoli.
3. Merce in mercati, fiere, mostre (ad eccezione di quelli indicati nell'elenco).
4. Consegna di merci, ad eccezione di prodotti non alimentari e alimentari tecnicamente complessi con condizioni di conservazione speciali.
5. Gelati e bevande dalle bancarelle.
6. Kvas, latte, burro, pesce vivo, cherosene dalle autocisterne.
7. Arrotolate di verdure di stagione.
8. Prodotti di arte popolare fatti da sé.
9. Copriscarpe.
10. Biglietti per i teatri statali o comunali.

Anche alcuni servizi ricadono in eccezioni:

1. Fornitura pasti per studenti e personale nelle scuole.
2. Ricezione di contenitori in vetro e materiali di scarto dalla popolazione.
3. Riparazione e verniciatura scarpe.
4. Produzione e riparazione chiavi e merceria metallica.
5. Scavare giardini e tagliare legna da ardere.
6. Vigilanza e cura dei bambini, dei malati, degli anziani e dei disabili.
7. Servizi di facchinaggio presso stazioni ferroviarie, porti e aeroporti.
8. Locazione di alloggi e posti auto, se li possiedi e sei registrato come imprenditore individuale.

Non è necessario istituire registratori di cassa online per gli imprenditori che sono passati all'imposta sul reddito professionale, le farmacie rurali e i centri di assistenza medica, le organizzazioni religiose, nonché i singoli imprenditori e le organizzazioni che effettuano esclusivamente pagamenti non in contanti con altri rappresentanti delle imprese.

Le istituzioni di cultura fisica, sportive ed educative, così come quelle che operano nel campo della cultura e del tempo libero, potranno fare a meno delle casse online, ma solo per i pagamenti che non richiedono la presentazione di contanti o carta di credito. Fa eccezione anche chi opera in aree comprese nell'elenco speciale dei territori approvato dal soggetto della Federazione e lontane dalle reti di comunicazione.

Un singolo imprenditore nel sistema di tassazione dei brevetti in molti casi può lavorare anche senza registratore di cassa, ma non sempre. È meglio chiarire se è necessario un dispositivo direttamente nel testo della legge: per questo, è necessario trovare l'elenco delle eccezioni al paragrafo 2.1 dell'articolo 2 della legge sui registratori di cassa, quindi controllare l'elenco delle attività in il Codice Fiscale.

Anche se sei nell'elenco dei beneficiari, è meglio consultare un avvocato o l'ufficio delle imposte: potrebbero emergere sfumature non ovvie.

Ma non è tutto. C'è un rinvio per alcune categorie di attività: per loro i registratori di cassa online sono richiesti solo dal 1 luglio 2019. Ecco chi ha ancora tempo per procurarsi un dispositivo:

1. Imprenditori individuali e organizzazioni su UTII e su brevetto che svolgono servizi o prestano lavoro e hanno dipendenti.
2. Proprietari di distributori automatici che non hanno dipendenti nel proprio personale.
3. SP su UTII e un brevetto che rivendono beni, anche se non hanno dipendenti.
4. Imprenditori individuali su un brevetto che non sono esenti dall'installazione di registratori di cassa online.
5. Organizzazioni e singoli imprenditori che in precedenza emettevano moduli di segnalazione rigorosi, anche quando vendevano biglietti da parte di un autista o di un conduttore in un veicolo.

Per due categorie di attività, il differimento è stato prorogato fino al 1 luglio 2021 sugli emendamenti alla legge federale "Sull'uso di apparecchiature per registratori di cassa nell'attuazione degli insediamenti nella Federazione Russa". L'elenco comprende:

1. Imprenditori individuali che svolgono attività lavorativa e prestano servizi senza lavoratori assunti.
2. Imprenditori individuali che vendono beni di propria produzione.

Il resto dei registratori di cassa online dovrebbe già esserlo. Per l'assenza di un dispositivo, possono essere multati per un importo di 10 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa, articolo 14.5. La vendita di beni, l'esecuzione di lavori o la fornitura di servizi in assenza di informazioni stabilite o il mancato utilizzo di migliaia di rubli nei casi stabiliti dalle leggi federali sui registratori di cassa - dipendono dalla forma di attività.

Cosa sono i registratori di cassa online

Il servizio fiscale federale ha un registro che elenca tutti i dispositivi che rientrano nella legge sui registratori di cassa. Sono di tre tipi:

1. Registratori di cassa autonomi

Questo è un dispositivo standard familiare che è stato aggiornato con un modulo per la comunicazione Internet e un'unità fiscale. Un'opzione relativamente economica, che perde rispetto alle controparti più moderne in termini di velocità e numero di funzioni aggiuntive.

2. Registratore fiscale

Questo è un dispositivo per la stampa di ricevute che si collega a un computer, tablet, smartphone. Il costo totale dell'attrezzatura dipenderà dal gadget a cui si decide di collegare il registratore: c'è una differenza di diverse decine di migliaia di rubli tra un tablet cinese e un iPad. L'operatività sarà determinata dal software: qui è possibile automatizzare i processi, installare un sistema di contabilità merci, che aumenterà la velocità del servizio clienti e semplificherà la vita al cassiere.

3. Terminale intelligente

Abbastanza costoso, ma anche un gadget più avanzato nel mondo dei registratori di cassa online. Dispone di un proprio display touchscreen, con il quale è possibile accedere rapidamente alle categorie di merci più richieste, automatizzare i processi e così via.

Tuttavia, quando si sceglie, non si dovrebbe inseguire il modulo. È più importante scoprire quali attività devi risolvere con l'aiuto del dispositivo e iniziare già da questo.

Cosa cercare quando si sceglie un checkout online

1. Numero sufficiente di connettori

Il punto non è che dovrebbero essercene il maggior numero possibile. Il numero di connettori dipenderà dal tipo di attività che stai svolgendo. Potrebbe essere necessario connettersi alla cassa:

• Bilancia, se hai qualcosa da pesare.
• Scanner di codici a barre (se non ce n'è uno integrato). Non puoi farne a meno se hai un grande flusso di clienti e semplicemente non c'è tempo per inserire manualmente le informazioni sul prodotto.
• Terminale bancario. Ma può anche essere connesso tramite Wi-Fi.

2. Velocità di stampa dello scontrino

La velocità per diversi dispositivi può differire di più di due volte. Con un grande flusso di clienti, questo è un criterio essenziale, poiché una macchina più veloce aumenterà l'indicatore quantitativo del servizio.

3. Mobilità della cassa online

Ci sono dispositivi fissi, ci sono quelli mobili: scegli in base al tipo di attività. I telefoni cellulari sono adatti per l'assistenza sul campo e le vendite. Se il registratore di cassa ha la funzione di accettare pagamenti dalle carte, sarà più conveniente per i clienti pagare, il che potrebbe stimolare il loro interesse.

I dispositivi fissi sono adatti per i punti vendita in cui il cassiere non ha bisogno di spostarsi da qualche parte.

4. Tipo di connessione Internet

La rete cablata è una scelta eccellente per i pagamenti su rete fissa. Per la versione mobile utilizzata all'interno dell'istituto, è adatto il Wi-Fi. E per un dispositivo che viaggia in città con un corriere, è necessaria una connessione Internet mobile.

Tuttavia, non ci sono restrizioni rigide qui e puoi facilmente collegare un registratore di cassa di rete fissa alla rete mobile in assenza di alternative nella tua zona. La cosa principale è prestare attenzione a questo punto in anticipo e scegliere il dispositivo giusto.

5. Assortimento merce e numero di punti vendita

Più prodotti nel negozio, più moderna è la soluzione di cui hai bisogno. Se ci sono più di 50 articoli, non sarà facile con un registratore di cassa offline. D'altra parte, il registrar fiscale e il terminale intelligente automatizzeranno i processi. Ad esempio, non inserire i prodotti manualmente, ma semplicemente caricare un file con una tabella.

Inoltre, dovresti prestare attenzione a tali dispositivi se disponi di diversi punti vendita. Ciò consentirà di collegare tutti i registratori di cassa a un sistema unificato di contabilità merci, che semplificherà la gestione aziendale.

6. Tipo di attività

Qui la legge interviene nuovamente nelle questioni della scelta.

• Se vendi carne, pesce, latte e altri beni soggetti a controllo veterinario, è necessario che la cassa supporti il lavoro con il FSIS "Mercurio".
• Se vendi alcolici, il registratore di cassa deve essere dotato di un modulo per il trasferimento dei dati al Sistema Informativo Automatizzato dello Stato Unificato e di uno scanner 2D di bolli accise.

Quale cassiere online scegliere in base al tipo di attività

Tatiana Glazacheva, Direttore Esecutivo di Robokassa, ti aiuterà a gestire i tipi di registratori di cassa online.

Acquisti online sui social con pagamento alla consegna

Qui stiamo parlando di piccole vetrine online che si basano su Instagram, VKontakte o Facebook. Possono offrire prodotti di bellezza, abbigliamento sportivo, gioielli di tendenza, prodotti per bambini, accessori per auto, articoli per animali domestici e così via. Di norma, il venditore stesso consegna e accetta pagamenti. "In questo caso, puoi cavartela con un terminale mobile o un registratore di cassa online autonomo: un modello budget con una spinta fiscale costa circa 15 mila rubli", consiglia Tatiana Glazacheva.

Secondo lei, oltre al prezzo basso, tali modelli hanno altri vantaggi: sono molto poco impegnativi e facili da usare. Non hai bisogno di alcun software speciale e puoi caricarlo con un caricatore del telefono. La memoria di tali modelli non può contenere più di un centinaio di merci, ma con piccoli volumi commerciali, questo è abbastanza.

Naturalmente, sul mercato ci sono anche registratori di cassa mobili più avanzati: con touch screen, possibilità di accettare pagamenti con carte bancarie e altre funzionalità. Ma questi modelli sono più costosi. Di solito vengono acquistati da grandi servizi di corriere. Le opzioni di base sono più adatte a piccole e micro imprese: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" o "ATOL 91F Nuger".

Negozio online con un punto di ritiro e/o più di 100 articoli

Di norma, i proprietari di negozi online hanno almeno un computer o laptop e un grande volume della nomenclatura richiede un software di trading speciale (1C o programmi simili). Tatiana Glazacheva consiglia di acquistare un registrar fiscale che si collega a un computer, si integra con il software commerciale e carica i nomi delle merci dal database esistente.

Il prezzo di un registrar fiscale completo di accumulatore fiscale è di circa 20 mila rubli. Non è necessario installare programmi aggiuntivi su tale dispositivo e la sua memoria può contenere fino a mille articoli. I seguenti modelli appartengono a questa categoria: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

Vale anche la pena menzionare i registratori di cassa online progettati specificamente per le piccole imprese nel campo del commercio su Internet (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Possono essere facilmente integrati con il CMS del sito e possono essere utilizzati per le vendite online e offline. Tale registratore di cassa è in grado sia di stampare ricevute cartacee al momento dell'emissione degli ordini, sia di inviare ricevute digitali agli acquirenti online.

Di norma, ai registri fiscali possono essere collegati vari dispositivi periferici: scanner di controllo, terminali di acquisizione. Se necessario, questo tipo di registratore di cassa si trasforma in un KKM mobile: è sufficiente connettersi a uno smartphone su cui è installata l'applicazione corrispondente.

Micro negozi, isole nei centri commerciali

Se parliamo di micro e piccole imprese offline, i terminali POS economici o i terminali intelligenti possono essere consigliati a tali imprenditori. Glazacheva spiega che si tratta di piccoli computer che sono anche registratori di cassa online. Tali dispositivi possono ricordare tutti i nomi commerciali che desideri, supportare la connessione di dispositivi periferici e talvolta persino accettare carte bancarie. Questa categoria include "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (costo - 27 mila rubli e oltre).

I terminali POS hanno un software preinstallato che consente non solo di tenere traccia delle vendite, ma anche di utilizzare vari strumenti di marketing: bonus, carte fedeltà, data di scadenza degli sconti e altri. Inoltre, utilizzando un terminale intelligente, puoi tenere la contabilità e utilizzare alcune funzioni CRM. Questa categoria di registratori di cassa online è la più costosa, ma il loro prezzo è completamente ripagato dalla loro ampia funzionalità.

Piccola impresa nel campo dei servizi o della ristorazione

Tatyana Glazacheva osserva che il settore dei servizi è troppo diversificato per raccomandare un tipo specifico di pagamento online. Molto è determinato dal pubblico di destinazione e dal numero di clienti. Ad esempio, se prendi i saloni di bellezza, allora avranno bisogno di un registratore di cassa online con ampie funzionalità e supporto per i programmi di fidelizzazione: terminali POS o registratori fiscali collegati a un gadget con un'applicazione EKAM o simili. Allo stesso tempo, un semplice parrucchiere con un set standard di servizi può utilizzare con successo il registratore di cassa autonomo più economico per micro e piccole imprese (ATOL 90F e simili).

Per quanto riguarda il caffè, qui molto dipende dall'assortimento. Se non ci sono alcolici e il menu contiene meno di 100 piatti, sarà sufficiente un checkout online offline. Se il bar offre bevande alcoliche, è necessario almeno un terminale intelligente con un modulo UTM integrato che trasmette i dati a EGAIS.

Cose da ricordare

1. Se ancora non disponi di un registratore di cassa online, è probabile che non te ne serva uno: controlla con l'ultima versione della legge.
2. Se sei caduto sotto il penultimo ritardo, ma non sei caduto sotto l'ultimo, affrettati: non manca molto tempo fino al 1 luglio.
3. Quando scegli un registratore di cassa online, lasciati guidare dalle specifiche della tua attività: forse non hai bisogno di un dispositivo costoso.
4. Prima di acquistare, verifica con il registro del Servizio fiscale federale e assicurati che il dispositivo che hai scelto sia presente.