6 consigli per una gestione efficace della posta elettronica

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

La posta elettronica è uno dei migliori strumenti di comunicazione e, forse, l'unico utilizzato da tutti gli utenti senza eccezioni. Potrebbe piacerti o meno la messaggistica istantanea, usare Skype o la chat di Facebook, ma probabilmente hai un indirizzo email.

Ogni giorno riceviamo nella nostra casella di posta non solo messaggi di amici e colleghi, ma anche decine di lettere pubblicitarie, notifiche, solo spam. Per evitare di annegare nel volume dei messaggi in arrivo, è molto importante sviluppare e applicare competenze di posta elettronica efficaci.

Diritto d'autore

Pianifica un orario di controllo della posta elettronica

Se ritieni di dedicare troppo tempo all'elaborazione della posta e il numero di lettere nella tua casella di posta non sta ancora diminuendo, prova a pianificare in modo più rigido il tempo per controllare la tua casella di posta. Di solito iniziamo a controllare la posta, troviamo un link interessante nella lettera, andiamo al sito, da lì a un altro … e dopo mezz'ora ricordiamo e torniamo ad analizzare le lettere. Di conseguenza, il tempo è passato, ma la questione non si è spostata.

Pertanto, prova a dedicare un certo tempo limitato a te stesso per lavorare con la posta. Ognuno può impostare autonomamente la frequenza e la durata di questi intervalli, a seconda del volume della propria corrispondenza. Forse sarà un'ora al mattino e un'ora alla fine della giornata lavorativa, o potrebbe essere più conveniente per te accedere al tuo account di posta ogni ora per cinque minuti. Ancora più importante, cerca di rispettare rigorosamente il programma stabilito per te stesso e non essere distratto da nulla di estraneo. Coscienza che il tuo tempo è limitato, comporterà inevitabilmente un aumento dell'efficienza nell'elaborazione delle ricevute postali.

Ogni lettera significa un'azione

La regola principale che dovresti applicare quando analizzi la posta è che ogni lettera aperta richiede di fare qualcosa. Se hai aperto una lettera, in nessun caso dovresti lasciarla di nuovo nella Posta in arrivo. Devi rispondere immediatamente alla lettera, o inoltrarla a qualcuno che è più bravo a gestire questo problema, o programmare un'attività per te stesso in Google Task o nel calendario - in ogni caso, come risultato della tua azione, la lettera dovrebbe essere cancellato o spostato nell'archivio, cioè lascia la posta in arrivo … Se segui questa semplice regola, prima o poi la tua casella di posta verrà ripulita.

Diritto d'autore

Filtri e scorciatoie

Se ricevi un numero elevato di e-mail ogni giorno, analizzarle richiede molto tempo e impegno da parte tua. Perché non utilizzi le risorse del servizio postale per questo, soprattutto perché la maggior parte dei servizi ha questa funzione e sono perfettamente implementati?

Si tratta di impostare filtri per l'elaborazione automatica della posta. Invece di fare clic manualmente su ciascun post e ogni tuo clic è lo stesso tempo e fatica, imposta i filtri che desideri una volta. Ad esempio, tutti i messaggi dagli indirizzi dei tuoi parenti andranno automaticamente nella cartella Famiglia e sono contrassegnati con un indicatore come importanti. Tutti i comunicati stampa vanno in una cartella separata ignorando la cartella Posta in arrivo e le notifiche dai social network vengono immediatamente inviate al Cestino.

In questo modo è possibile classificare i messaggi in base agli argomenti principali e prepararsi di conseguenza alla loro elaborazione. Non avrai più una situazione in cui il tuo cervello, durante l'analisi della posta, passa dalle faccende domestiche ai problemi di lavoro, e poi immediatamente agli invii di intrattenimento, e poi indietro.

Esiste un numero enorme di opzioni per la creazione di vari filtri e sono sicuro che una volta creato un sistema di filtraggio automatico, risparmierai giorni e mesi del tuo tempo. Inoltre, utilizzando le etichette assegnate o la distribuzione per cartelle, puoi trovare facilmente le lettere che ti servono nell'archivio (ricordi che la nostra cartella Posta in arrivo è completamente vuota?).

Usa la ricerca

Molti utenti, in particolare i principianti, conservano tutte le loro e-mail nella loro Posta in arrivo perché sentono che non le troveranno mai più durante l'archiviazione. Se imposti un sistema di filtri e scorciatoie, come descritto nel paragrafo precedente, il tuo archivio è già organizzato e molto più facile da navigare al suo interno. Ma non dimenticare anche la barra di ricerca. Ad esempio, in Gmail, il sistema di ricerca delle lettere è così perfetto (chi ne dubita!) che non sarà difficile trovare alcuna lettera.

Usa i segni

Molti servizi di posta elettronica hanno una funzione per contrassegnare i messaggi con marcatori speciali (in Gmail, queste sono stelle). Con il loro aiuto, è facile evidenziare i messaggi necessari che richiedono la tua attenzione e metterli in una cartella separata. In Gmail, puoi scegliere il tuo set di flag e utilizzarli in modo abbastanza flessibile. Quindi, uno sguardo al contenuto della tua casella di posta sarà sufficiente per distinguere le email in base alla loro importanza.

Usa le scorciatoie da tastiera

L'uso dei tasti di scelta rapida può accelerare l'elaborazione della corrispondenza così tanto che vale la pena dedicare qualche ora a studiarli. Ma prima, dai un'occhiata alle impostazioni (in Gmail è Impostazioni - Generali - Scorciatoie) e assicurati che siano attive. Dopodiché, premi il punto interrogativo sulla tastiera e vedrai un messaggio con tutti i tasti di scelta rapida di Gmail.

L'e-mail è un ottimo strumento di comunicazione, ma ciò non significa che devi dedicare metà della tua vita a questo processo. La massima automazione di tutti i processi, risposte rapide o inoltro di messaggi, pianificazione del tempo, insieme ad altri suggerimenti di questo articolo, ti permetteranno di gestire un numero qualsiasi di lettere piuttosto rapidamente e di risparmiare più tempo per attività più divertenti.