Funzionalità di Microsoft Word che vorrai applicare nel tuo lavoro

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Si scopre che le persone lavorano in Word da anni, ma non ne conoscono le funzionalità di base o non seguono le innovazioni. È ora di recuperare!

Qualche parola sul perché mi sono impegnato a descrivere le funzioni per nulla uniche di Microsoft Word. L'articolo è maturato nella mia testa lentamente. Di volta in volta ho dovuto descrivere le capacità dello stesso editore ai miei colleghi e ai miei cari. La loro sfacciata intuizione, sorpresa per ciò che hanno visto, mi ha spinto a scrivere questo materiale. Spero che anche tu impari qualcosa di nuovo per te stesso.

Tutti i seguenti suggerimenti funzionano in Word 2013. Consiglio vivamente di passare a questa particolare generazione del programma se per qualche motivo hai posticipato la transizione.

1. Inizia a digitare ovunque

La funzione Click-to-Write non è nuova, ma non tutti ne hanno sentito parlare. Spesso devi osservare come una persona fa clic sul pulsante "Invio" molte volte per arrivare alla fine della pagina e, ad esempio, inserire lì l'esecutore della lettera.

Un doppio clic del mouse può sostituire una dozzina di sequenze di tasti.

Sposta il cursore sulla posizione di stampa desiderata e fai un paio di rapidi clic con il mouse. La stessa parola inserirà nuove righe, tabulazioni e grazie per il luogo che le hai indicato. Questo è chiaramente visibile guardando i segni di formattazione nascosti.

2. Traduci subito

Chiedi al tuo vicino quale traduttore preferisce e molto probabilmente sentirai parlare di Google, Yandex, PROMT, ma difficilmente di Bing. Per qualche ragione, il traduttore di marca di Microsoft non è molto popolare nella nostra zona. E invano, perché la qualità del suo lavoro è abbastanza per le esigenze quotidiane. Naturalmente, Office fornisce una traduzione rapida del testo utilizzando Bing. Consiglio di provarlo.

È possibile che smetterai di correre tra il browser e Word, copiando e incollando all'infinito frasi avanti e indietro.

Ci sono diverse dozzine di lingue e tre metodi di traduzione tra cui scegliere. Puoi trovarli nella scheda "Recensione".

3. Usa la crenatura

I designer sanno bene cos'è la crenatura e spesso operano con essa durante la composizione dei testi. In parole povere, la crenatura è responsabile della spaziatura (distanza) tra le lettere a seconda della loro forma. La modifica di questa impostazione può ridurre o espandere la stessa parola, frase o paragrafo rispetto allo stato standard. Ho visto come le persone hanno iniziato a cancellare parte del testo o, al contrario, a "versare acqua" solo per inserirlo in un determinato quadro. Kerning risolve questi problemi in un modo più sofisticato. Certo, giocare in modo approssimativo fa male all'occhio, ma piccole manipolazioni potrebbero essere appropriate.

La modifica della crenatura sarà utile quando si utilizzano caratteri grandi, ad esempio durante la preparazione dei frontespizi di libri, articoli, relazioni.

Premi la combinazione Ctrl + D per visualizzare la finestra di dialogo "Carattere", vai alla seconda scheda "Avanzate". Qui è dove puoi giocare con la crenatura. E un po 'di più sull'argomento. Per inciso, voglio presentarti un interessante browser game in cui devi indovinare la migliore crenatura per la lettura. Divertiti!

4. Applica testo nascosto

Un documento Word vuoto può pesare decine o centinaia di megabyte? Sì! E per molti, c'è un annebbiamento della mente. Le persone non vedono una sola parola davanti ai loro occhi, ma non riescono a capire perché il file è così grande? Virus malvagi o hacker dannosi? No. Si tratta di informazioni nascoste. Questi possono essere grafici, immagini e testo.

Come i caratteri non stampabili, i dati nascosti non vengono visualizzati sullo schermo o stampati, ma fanno comunque parte del documento.

Con il testo nascosto puoi:

• Nascondi informazioni riservate temporaneamente.
• Lascia commenti o fornisci risposte a domande che non devono essere mescolate con il testo principale.
• Stampa più versioni dello stesso documento, nascondendone alternativamente parti diverse. In questo caso, non devi pasticciare con più copie del file!

Seleziona parte o tutto il testo, premi Ctrl + D e metti un segno di spunta davanti all'opzione "Nascosto". Il frammento scompare e diventa disponibile per la visualizzazione solo nella visualizzazione di caratteri non stampabili. Per chiarezza, i dati nascosti sono sottolineati con una linea di punti neri.

5. Utilizzare la funzione "Ispettore documenti" prima di salvare

Old Word non può aprire il file o viene visualizzato in modo errato? Familiare a tutti e tutti! Questo tipo di problema intorno a me si verifica con una regolarità spaventosa, perché molte organizzazioni e persone lavorano ancora in Office 2003. Pertanto, prima di inviare e/o salvare un documento, vale la pena verificarne la compatibilità con le versioni precedenti di Word. Il "Document Inspector" è responsabile di questo.

Sa anche come eseguire un controllo di leggibilità per le persone con disabilità e, soprattutto, trovare proprietà e dati nascosti in un documento.

Ad esempio, la funzione rileva la presenza di macro, documenti incorporati, contenuto invisibile e altri elementi di file potenzialmente problematici.

6. Modifica PDF

L'abbondanza di opzioni non è sempre vantaggiosa. Lavorare con PDF ne è un ottimo esempio. A volte le persone si perdono già quando scelgono lo strumento con cui vogliono elaborare il file PDF. Ecco il classico Adobe Reader, e l'alternativa Foxit Reader, e qualsiasi browser più o meno moderno, e tanti altri servizi online. Tuttavia, uno dei metodi di maggior successo si trova in superficie: questo è l'eroe del nostro articolo.

Word 2013 non solo si apre, ma consente anche di modificare il contenuto di un documento PDF.

L'editor converte testo, tabelle, elenchi, grafici e altri elementi in un file DOCX, preservando la formattazione dell'originale nel modo più accurato possibile. Va notato che risulta molto, molto degno. Puoi anche aggiungere file PDF a un documento Word come oggetto incorporabile. In questo caso, verrà visualizzata solo la prima pagina del PDF o l'icona del collegamento al file.

7. Inserisci video

Non è un segreto che la visualizzazione a lungo termine del testo secco riduca rapidamente l'attenzione e porti a una perdita di interesse nel lettore. Pertanto, quasi tutti gli studenti, i relatori e gli impiegati diluiscono le linee con diagrammi, tabelle, grafici e altri trucchi visivi. Tuttavia, solo pochi stanno adottando uno strumento molto più potente: il video.

Word può incorporare video di ricerca Bing in un documento, aggiungere video di YouTube e incorporare codici da vari siti Web.

E non preoccuparti della dimensione finale del file. Il documento non salva il video stesso, ma crea solo il suo collegamento in forma visiva. Ovviamente per la visualizzazione è necessaria una connessione a Internet.

8. Lavorate insieme sul documento e commentate le modifiche

Ricordate le parole del classico: "Ciò che non si fa - lo faremo insieme"? Sono rilevanti fino ad oggi. Ma non tutti capiscono come organizzare correttamente il lavoro congiunto. Sfortunatamente, è ancora possibile vedere come una persona evidenzi un pezzo di testo con qualsiasi colore, dopo di esso, tra parentesi, aggiunge la sua revisione o obiezione e rimanda il documento. In tali momenti, inizia una contrazione nervosa della palpebra. L'ultima edizione di Word ti consente di annotare e apportare modifiche comodamente a un file pubblico. Questo dovrebbe essere usato!

Word 2013 consente di rispondere ai commenti di altre persone, il che rende l'editor un ottimo strumento per la discussione nel lavoro di gruppo.

Trascorri qualche minuto esplorando la scheda Revisione, condividi le tue nuove abilità con i tuoi colleghi e sentirai la facilità di lavorare insieme.

9. Semplifica il tuo lavoro con le tabelle

Fammi indovinare, inserisci ancora righe e colonne della tabella facendo clic con il pulsante destro del mouse e navigando fino alla voce di menu corrispondente? È molto più facile!

Posiziona il cursore appena sopra/sotto (sinistra/destra) dove prevedi di aggiungere una riga o una colonna. La parola suggerirà prontamente di allargare il tavolo.

A proposito, l'ultima versione dell'editor ha diverse nuove funzioni per il design delle tabelle. Aggiorna le tue conoscenze.

10. Combina parti del documento in blocchi

Ad essere onesti, ci sono alcuni dipendenti che sono pronti a girare oltre 100 pagine di un documento solo per ammazzare il tempo. Se vuoi navigare rapidamente in file di grandi dimensioni, devi padroneggiare diverse scorciatoie da tastiera per una navigazione velocissima o strutturare correttamente i tuoi lavori.

L'utilizzo di intestazioni di diversi livelli consente di comprimere elementi del documento su cui non si sta attualmente lavorando.

Posiziona il cursore accanto all'intestazione e il programma ti chiederà di comprimere il contenuto del blocco. Così, anche le opere più grandi possono stare in un paio di pagine.

Non hai trovato nulla di interessante per te? Per ogni evenienza, leggi l'articolo di Lifehacker sui segreti di 20 parole per aiutarti a semplificare il tuo lavoro. Oppure dai il tuo consiglio nei commenti.