Sommario:
- 1. Aggiungi l'analisi alla tua pianificazione
- 2. Non inviare a tutti una copia della lettera
- 3. Filtra i messaggi
- 4. Smetti di usare la tua casella di posta come una lista di cose da fare
- 5. Comunica la tua intenzione agli altri
2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01
Il controllo della posta elettronica è diventato una dipendenza per molti. Ma puoi liberartene e aumentare la tua produttività.
Il controllo della posta elettronica è molto simile a una dipendenza. Ci sono diverse ragioni per questo.
- Proprio come durante il sesso, il gioco d'azzardo o l'assunzione di droghe, l'ormone del piacere dopamina viene rilasciato nel cervello durante il controllo della posta elettronica.
- Continuiamo a controllare la nostra casella di posta perché vogliamo tenerci aggiornati e temiamo di perderci qualcosa.
- Analizziamo le e-mail in modo da poterci rilassare e non fare cose più difficili.
Ma questa volta potrebbe essere speso molto meglio. Kevin Cruz, autore di 15 segreti della gestione del tempo: come le persone di successo fanno tutto, offre cinque suggerimenti per aiutarti a dimezzare il tempo della posta elettronica.
1. Aggiungi l'analisi alla tua pianificazione
Non controllare la tua email, ma elaborala. Tratta i messaggi di analisi proprio come faresti con qualsiasi altro lavoro. Pianificalo, aggiungilo al tuo calendario e inizia. Cruz consiglia di smistare la posta tre volte al giorno: mattina, pomeriggio e sera.
Non è la quantità di tempo speso a lavorare con la posta che conta. Qualcuno impiegherà tre ore al giorno per analizzare i messaggi, mentre altri impiegheranno 30 minuti. La cosa principale è affrontare questo business consapevolmente, come un lavoro normale.
Kevin Cruz
2. Non inviare a tutti una copia della lettera
Meno email invii, meno ricevi in cambio. Quindi cerca di non mettere così tante persone nella copia della lettera. Compreso, non selezionare la casella "Rispondi a tutti".
Alcuni sono stati in grado di ridurre il traffico e-mail del 50% quando si sono allenati a pensarci due volte prima di inviare una nuova e-mail.
3. Filtra i messaggi
Imposta i filtri per inserire diversi tipi di lettere in cartelle diverse. In questo modo, puoi solo sprecare il tuo tempo sui messaggi veramente importanti e non essere sopraffatto dal resto.
4. Smetti di usare la tua casella di posta come una lista di cose da fare
Molte persone si inviano messaggi con attività diverse per dopo, trasformando la casella di posta in un'altra lista di cose da fare. Ma questo danneggia solo la produttività.
Cruz suggerisce questo approccio. Quando apri una nuova email, prima chiediti se puoi eliminarla. In caso contrario, valuta se puoi delegarlo a qualcuno. Se ciò non è possibile, scopri se puoi affrontarlo in meno di cinque minuti. Se è così, ottimo. In caso contrario, metti da parte la lettera per dopo. Ma non lasciarlo nella tua casella di posta, ma trasferiscilo sul tuo calendario e seleziona una data e un'ora specifiche in cui puoi farlo.
5. Comunica la tua intenzione agli altri
Discuti di questo con i tuoi colleghi, così sarà più facile per te attenerti al piano. Dì al tuo capo che per migliorare la tua produttività, disattiverai i nuovi avvisi e-mail e analizzerai le e-mail solo in determinati momenti.
Concordate anche su come essere contattati in caso di urgenze.
Cercando di ridurre il tempo necessario per lavorare con la posta elettronica, devi cambiare le tue abitudini, e questo è sempre difficile da ottenere subito. Si prega di essere pazienti e di essere pronti a rendersi conto che non è necessario dedicare così tanto tempo alla posta.
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