Come non essere uno schiavo della posta elettronica: 7 consigli dal capo di LinkedIn

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Un numero enorme di persone affronta ogni giorno lo stesso problema: la posta elettronica, pensata per snellire e organizzare i processi di lavoro e di comunicazione, si trasforma spesso in un vizioso supervisore, costringendoti a tenere d'occhio le persone in arrivo, come se stessi lavorando su un nastro trasportatore. Non appena ti distrai, le informazioni che si accumulano continuamente trasformano rapidamente una cassetta postale ordinata e pulita in una discarica, che diventerà più difficile da ripulire quanto più a lungo non ritorni alla posta.

Oggi ti offriamo alcuni semplici suggerimenti per gestire le tue interazioni e-mail da Jeff Weiner, CEO di LinkedIn. Quest'uomo di turno è costretto a tenersi in contatto con centinaia di persone ogni giorno, e possiede diversi trucchi che gli permettono di non affogare in questa valanga di informazioni.

La mia casella di posta è essenzialmente diventata il fulcro centrale del mio flusso di lavoro: comunico regolarmente con oltre 4.300 dipendenti in 26 città in tutto il mondo tramite posta. Questo non vuol dire che sono sempre stato un fan della posta elettronica, o che non ho avuto situazioni in cui il mio lavoro con la posta assomigliava al lavoro di Sisifo.

Ad ogni modo, negli anni ho sviluppato diverse linee guida pratiche che mi hanno permesso di passare dal concetto di "posta mi controlla" al concetto di "controllo la posta".

1. Vuoi ricevere meno posta - invia meno posta

Questo consiglio sembra ridicolmente semplice, soprattutto nel contesto di un problema così comune, ma per me lo considero la regola d'oro per una gestione della posta elettronica di successo.

Questa conclusione mi è arrivata durante il mio lavoro in un'azienda precedente, dove due delle persone a me più strettamente legate hanno lasciato l'azienda. Comunicavano in modo molto efficace con le persone, lavoravano sodo e, come si è scoperto, inviavano molta posta. Mentre lavoravano per l'azienda, il volume della corrispondenza che arrivava tramite e-mail sembrava del tutto normale, tuttavia, dopo che se ne sono andati, ho scoperto che il traffico nella mia posta è diminuito di circa il 20-30%.

Tutta questa attività nella posta non riguardava solo le loro lettere: c'erano le mie risposte a loro, ma c'erano anche lettere e risposte di tutti i destinatari allegate alla corrispondenza. Spesso questi messaggi non richiedevano la mia partecipazione obbligatoria alla discussione.

Da quel momento mi sono posto una condizione chiara: non scrivere inutilmente. Il risultato: meno posta e più ordine nelle caselle di posta senza compromettere le attività lavorative. Da allora, ho cercato di non deviare da questa regola.

2. Contrassegna le email in sospeso come non lette

Contrassegnare un'e-mail come non letta ha cambiato radicalmente il modo in cui lavoro con la posta. Mi basta esaminare rapidamente le lettere in arrivo, rispondere immediatamente a quelle più urgenti ed eliminare quelle non necessarie. Le stesse lettere a cui devo tornare più tardi, se c'è tempo, contrassegno come non lette. Questo elimina il timore che una lettera importante, letta e lasciata senza risposta, venga dimenticata e sepolta nelle viscere della cassetta della posta. Lo stesso approccio ci consente di implementare una sorta di ToDo list, su cui dovrò tornare in seguito.

Cerco di finire ogni giornata lavorativa con un minimo di tali lettere in sospeso, e idealmente non dovrebbero esserlo affatto. Se in questo giorno non ho tempo per tornare da loro, inizierò con loro la mattina lavorativa successiva.

3. Stabilire un programma di spedizione chiaro

Negli ultimi anni, la mia vita nei giorni lavorativi è andata secondo un programma abbastanza chiaro. Sveglia alle 5: 00-5: 30 del mattino, un'ora all'ufficio postale, leggere le notizie, colazione, giocare con i bambini, allenamento, ufficio, tornare a casa, mettere a letto i bambini, cenare con sua moglie, resto (di solito questo è guardare la TV con la pulizia della cartella della posta in arrivo durante gli annunci e i momenti noiosi).

Si è scoperto che aderendo a un tale programma, posso facilmente gestire la posta, tuttavia, non appena il programma viene leggermente modificato, inizia il caos nella casella di posta.

In questo caso, non sentirai la crescente pressione dalla consapevolezza che la tua scatola verrà improvvisamente lasciata incustodita. Mantenere un programma in pista aiuterà a mantenere le cose sotto controllo. Ha aiutato Benjamin Franklin, aiuta anche te.

4. Esprimiti in modo più chiaro

Ricordi il gioco del telefono rotto? Era piuttosto divertente allora, ma ora tutto è considerato nel concetto di lavoro e affari, e non c'è tempo per i giochi.

Le parole sono molto importanti e devono essere scelte con molta attenzione per evitare ambiguità e fraintendimenti. Più un testo è chiaro e chiaro, meno è probabile che riceverai una seconda lettera che chiede di chiarire la prima.

5. Pensa ai destinatari

Spesso sembra che i campi A e Cc siano percepiti da molti come uguali. Infatti, con il loro aiuto, puoi chiarire inequivocabilmente da quale dei destinatari ti aspetti una risposta e a chi è stata inviata una copia della lettera per tenerlo informato.

Infatti, non evidenziare i destinatari a cui si richiede una risposta è il modo più veloce per creare panico e confusione nella corrispondenza. 6 destinatari invece di 1 destinatario e 5 copie sono 5 possibili risposte extra, ognuna delle quali può crescere in un'intera catena di lettere separata.

6. Conferma la ricezione

Se sei indicato come destinatario e la lettera è davvero indirizzata a te, non essere pigro per informare il mittente che hai ricevuto la lettera. Non servono molte parole, basterà un semplice "ricevuto" o "ricevuto". Questo diventerà un segno che hai ricevuto le informazioni per intero e nel dovuto volume e che il mittente non è più tenuto a inviarti qualcos'altro sullo stesso argomento.

Se non hai confermato la ricezione, il mittente rimane completamente all'oscuro della lettera. Forse si è perso nelle profondità della tua scatola? Se si tratta di un'informazione importante, allora il dubbio e l'ansia costringeranno il mittente a scriverti un'altra lettera con una richiesta per confermare la ricezione della prima lettera, o per chiedere a qualcun altro della tua presenza sul posto di lavoro. Sono coinvolte persone extra, lettere extra vengono inviate e ricevute.

7. Tieni le emozioni fuori dalla posta

La posta elettronica può essere uno strumento utile se utilizzata correttamente. Può anche diventare una forza distruttiva se usata in modo errato. L'esempio più comune è l'uso della posta per discutere questioni controverse, conflittuali e delicate.

Non smette mai di stupirmi come le persone usino parole ed espressioni in corrispondenza che non direbbero mai davanti allo stesso pubblico.

Se all'improvviso ti trovi in una tale corrispondenza, fai una cosa semplice: fermati. Puoi risolvere una controversia o un conflitto alzando il telefono e chiamando il destinatario, oppure incontrandolo personalmente. Cose così delicate non dovrebbero essere trattate nella corrispondenza testuale. Il testo non trasmette la componente emotiva, l'intonazione e altre cose importanti che possono essere decisive per una soluzione costruttiva del problema.

(tramite Jeff Weiner)