Come pianificare il tuo tempo in Notion usando GTD

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Raccogli tutti i tuoi affari in un pratico tavolo per un facile controllo.

Cos'è GTD

L'hacker della vita ha più volte pubblicato articoli sulla tecnica GTD - Getting Things Done. È stato inventato e descritto in dettaglio nel suo libro dal business coach David Allen. In breve, le regole di base di questo sistema possono essere descritte come segue:

1. Cattura tutte le informazioni … Annota tutte le idee, i compiti e le azioni. Se c'è qualcosa che non puoi fare in questo momento, lascia un segno senza fare affidamento sulla memoria. Tutto ciò che registri viene archiviato nella cosiddetta Posta in arrivo.
2. Mantenere l'ordine. Man mano che la cartella con "Attività in arrivo" si riempie, è necessario organizzarne il contenuto, ordinare le attività in categorie e creare spiegazioni e note in modo da non dimenticare nulla.
3. dare priorità … Ogni attività dovrebbe avere una data di scadenza e un grado di importanza in modo da sapere cosa fare prima e cosa può aspettare.
4. Tieni tutto a portata di mano … GTD non ha spazio per il principio "scrivi dopo". Le tue liste di cose da fare e le tue note dovrebbero essere sempre sotto gli occhi: sul tuo computer, smartphone, tablet e altri dispositivi. In questo modo, se ti viene in mente un'idea interessante o pensi a qualche caso non registrato, puoi scriverlo subito. Quando si avvicina la scadenza per un'attività, riceverai un promemoria, gloria alle notifiche onnipresenti.

Puoi leggere di più sulla GDT nella nostra guida.

La tecnica è buona per la sua versatilità. Il suo creatore, David Allen, è un po' antiquato: per "Posta in arrivo" intende una vera cartella di carta. Ha persino stampato le e-mail e le ha inserite in set di file.

Ma con lo stesso successo GTD può essere applicato a file e cartelle del computer, utilizzando questo sistema insieme a qualche servizio. Ad esempio, puoi utilizzare questa tecnica per ordinare le tue e-mail di Gmail, scrivere attività su "" o assumere il pieno controllo della tua vita con. Infine, molti task manager come lo stesso Wunderlist sono affinati secondo la filosofia GTD.

E, naturalmente, puoi usare la tecnica in un programma così meraviglioso e versatile come Notion.

È un ibrido di Google Docs, Evernote, Trello e una dozzina di altre applicazioni. Notion può fare quasi tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare. Note, fogli di calcolo, basi di conoscenza, elenchi di cose da fare, bacheche kanban, documenti: il programma ha tutto. È un peccato non usarlo per organizzare i tuoi affari in stile GTD.

E Maria Aldrey, una consulente aziendale che aiuta i leader aziendali a organizzare il proprio lavoro, ha creato il proprio sistema basato su GTD per Notion. Ha condiviso questi sviluppi nel suo blog.

Come usare GTD in Notion

Non sono molto ben organizzato. Così, quando ho saputo della GTD di David Allen, la mia vita è letteralmente cambiata. Ora questa è una specie di religione per me. A poco a poco, ho costruito il mio sistema, che mi permette di stare al passo con tutto, lavorando al mio solito ritmo.

Uso una pratica che chiamo pianificazione settimanale. Dedico un'ora ogni domenica (o lunedì) per pianificare la settimana in anticipo. Questa abitudine mi aiuta a risolvere problemi complessi suddividendoli in altri più piccoli e gestibili. Così faccio di più, meno fatica e mi concentro più facilmente sul lavoro.

Per me, Notion è come un gioco. Ci vuole tempo per impostare il sistema. Ma quando è pronta, completare le attività diventa divertente, semplice e veloce.

Ogni settimana, clicco su un pulsante in Notion e davanti a me appare un foglio di calcolo vuoto. Ce n'è uno vuoto qui, che puoi raccogliere e utilizzare.

Ecco il processo passo passo che utilizzo per pianificare le mie attività con Notion.

1. Raccogli le tue idee

Prenditi 10 minuti per elencare e annotare tutte le tue idee in questa colonna. Si trasformeranno in attività che dovrai completare nella prossima settimana.

1. Elenca tutti i tuoi progetti che non sono ancora stati completati.
2. Controlla le tue attività per i tre mesi precedenti per trovare quelle in sospeso.
3. Dai un'occhiata al tuo calendario: forse c'è qualcosa in programma anche lì.
4. Controlla il tuo quaderno di carta, se disponibile. Forse ci sono anche alcune idee che devono essere trasferite a Notion.
5. Pensa se ci sono altre attività che devi svolgere o persone con cui lavorare.

Raccogli tutte queste idee insieme ed elencale nella prima colonna. Questo è il tuo piano per i prossimi sette giorni.

2. Assegna le azioni appropriate

Un'idea non è cattiva, ma senza un'azione attiva rimarrà un'idea. Chiediti: "Cosa devo fare per portare questo compito alla fine?"

Per esempio:

• Continua a riempire il sito di contenuti → Scrivi una bozza della sezione "Chi sono".
• Crea un calendario di pubblicazione dei contenuti → Disegna una mappa della memoria per i post e assegna le date.
• Realizza un video per un blog → Scrivi uno script video.
• Incontra Chris → Inviagli un'e-mail con la data e il luogo dell'incontro.

Ricorda, se è necessaria più di un'azione per completare un'attività, devi decidere cosa fare prima.

3. Imposta l'urgenza

Successivamente, è necessario definire l'urgenza di ciascuna attività. Questo è necessario per concentrarsi sulle cose veramente importanti e non solo per fare un mucchio di lavoro.

Per capire quali cose fare per prime, ordino le mie idee in quattro categorie:

• Compiti importanti - cose che ci avvicinano al raggiungimento degli obiettivi.
• Compiti urgenti - azioni che richiedono attenzione immediata.
• Non farebbe male - questa categoria include questioni che potrebbero non essere urgenti e non importanti, ma la loro attuazione ti semplificherebbe la vita per i prossimi sette giorni.
• Può aspettare - si tratta di attività che possono essere riprogrammate per un'altra settimana.

4. Determinare il livello di concentrazione

Purtroppo, tutti abbiamo una quantità limitata di attenzione, tempo ed energia. Ogni attività consuma una certa percentuale di queste importanti risorse. Pertanto, valutare l'attività pianificata e assegnarle il numero corrispondente nella quarta colonna.

Ad esempio, scrivere una bozza per un post sul blog ha richiesto circa il 20% della mia attenzione. E la lettera per Chris è lunga tre righe, solo il 2%.

5. Assegna priorità

Questa casella di controllo contrassegna le attività che hanno i tag "Importante" e "Urgente". Cioè, devono essere fatti, qualunque cosa accada. Questa è la tua lista di priorità.

Quando hai finito di selezionare queste attività, somma le percentuali dalla colonna precedente per vedere quante risorse spenderai per esse. Se risulta più del 90%, hai sopravvalutato la tua forza e hai morso più di quanto puoi masticare. Riprogramma una parte di esso alla prossima settimana, o sarai oberato di lavoro e non avrai tempo per nulla.

A proposito, un consiglio utile: Notion ti consente di filtrare il contenuto delle righe della tabella: è così che puoi selezionare le attività prioritarie.

6. Pianifica l'attività

Un segno di spunta nella colonna successiva mostra se l'attività è pianificata nel calendario. Decidi quando eseguirlo e crea un evento appropriato.

A proposito, se non usi Google Calendar o qualcosa del genere, procurati Notion. Lì puoi aggiungere attività pianificate per la settimana.

7. Delega il compito

Sì, hai lo stesso numero di ore al giorno di Beyoncé, ma ha un'enorme squadra di assistenti che fanno il lavoro sporco per lei, quindi fa di più. Tuttavia, se hai anche qualcuno alle cui spalle puoi spostare alcuni compiti, fallo e spunta il compito delegato nella colonna appropriata.

8. Completa il compito

Bene, tutto è semplice. Quando finisci il tuo progetto o completi un'attività, seleziona la casella nell'ultima colonna.

Bonus

Ecco alcuni passaggi per aiutarti a organizzarti ancora di più:

1. Rivedi le tue spese nell'ultima settimana e pianifica il tuo budget per la prossima.
2. Pensa al menu della settimana, aggiungi i prodotti alla lista della spesa.
3. Elabora la tua Posta in arrivo negli ultimi sette giorni in modo tempestivo e ordina tutto ciò che si è accumulato lì.
4. Pianifica almeno un giorno alla settimana per l'esercizio.

Ricorda che GTD è abbastanza flessibile e può essere adattato alle tue esigenze. Sentiti libero di modificare i modelli di Nozione. Ad esempio, la colonna Attenzione di Maria mi sembra ridondante. Per me, una nota è sufficiente se l'attività è urgente o meno. Puoi facilmente eliminare le sue colonne e aggiungerne di tue. Quindi, ho creato una colonna denominata "Lavoro", "Casa", "Creatività" e altre per ordinare le attività in categorie. Puoi farlo a modo tuo.