12 semplici trucchi per fare le cose più velocemente in Excel

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-13 02:02

Come aggiungere rapidamente dati, creare una tabella intelligente o salvare un file non salvato.

1. Aggiungi rapidamente nuovi dati al grafico

Se vengono visualizzati nuovi dati sul foglio per il diagramma tracciato, che deve essere aggiunto, è sufficiente selezionare un intervallo con nuove informazioni, copiarlo (Ctrl + C) e quindi incollarlo direttamente nel diagramma (Ctrl + V).

2. Riempimento flash

Supponi di avere un elenco di nomi completi (Ivanov Ivan Ivanovich), che devi trasformare in nomi abbreviati (Ivanov I. I.). Per fare ciò, devi solo iniziare a scrivere a mano il testo desiderato nella colonna adiacente. Sulla seconda o terza riga, Excel proverà a prevedere le nostre azioni ed eseguirà automaticamente ulteriori elaborazioni. Tutto quello che devi fare è premere il tasto Invio per confermare e tutti i nomi verranno convertiti all'istante. Allo stesso modo, puoi estrarre i nomi dalle email, incollare i nomi dai frammenti e così via.

3. Copia senza rompere i formati

Molto probabilmente sei a conoscenza dell'indicatore di completamento automatico magico. Questa è una sottile croce nera nell'angolo in basso a destra della cella, tirando su cui è possibile copiare il contenuto di una cella o di una formula su più celle contemporaneamente. Tuttavia, c'è una spiacevole sfumatura: tale copia spesso viola il design della tabella, poiché non viene copiata solo la formula, ma anche il formato della cella. Questo può essere evitato. Immediatamente dopo aver tirato la croce nera, fai clic sullo smart tag, un'icona speciale che appare nell'angolo in basso a destra dell'area copiata.

Se selezioni l'opzione Riempi senza formattazione, Excel copierà la formula senza formattazione e non rovinerà il layout.

4. Visualizzazione dei dati da un foglio di calcolo Excel su una mappa

In Excel, puoi visualizzare rapidamente i tuoi dati geografici su una mappa interattiva, come le vendite per città. Per fare ciò, vai su Office Store nella scheda Inserisci e installa il plug-in Bing Maps da lì. Questo può essere fatto dal sito facendo clic sul pulsante Scaricalo ora.

Dopo aver aggiunto un modulo, puoi selezionarlo dall'elenco a discesa Le mie app nella scheda Inserisci e inserirlo nel foglio di lavoro. Resta da selezionare le celle con i dati e fare clic sul pulsante Mostra posizioni nel modulo della mappa per vedere i nostri dati su di esso. Se lo desideri, nelle impostazioni del plugin, puoi selezionare il tipo di grafico e i colori da visualizzare.

5. Salta veloce al foglio richiesto

Se il numero di fogli di lavoro nel file ha superato 10, diventa difficile esplorarli. Fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei pulsanti di scorrimento delle schede dei fogli nell'angolo inferiore sinistro dello schermo. Apparirà il sommario e potrai saltare immediatamente a qualsiasi foglio desiderato.

6. Converti righe in colonne e viceversa

Se hai mai dovuto spostare manualmente le celle da righe a colonne, apprezzerai il seguente trucco:

1. Evidenzia la gamma.
2. Copialo (Ctrl + C) oppure, facendo clic con il tasto destro del mouse, seleziona "Copia" (Copia).
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella in cui si desidera incollare i dati e selezionare una delle opzioni Incolla speciale dal menu di scelta rapida: l'icona Trasponi. Le versioni precedenti di Excel non hanno questa icona, ma puoi risolvere il problema usando Incolla speciale (Ctrl + Alt + V) e scegliendo l'opzione Trasponi.

7. Elenco a discesa in una cella

Se in una cella si suppone di inserire valori rigorosamente definiti dall'insieme consentito (ad esempio, solo "sì" e "no" o solo dall'elenco dei dipartimenti aziendali e così via), allora questo può essere facilmente organizzato usando l'elenco a discesa.

1. Seleziona una cella (o un intervallo di celle) che dovrebbe avere tale limitazione.
2. Fare clic sul pulsante "Convalida" nella scheda "Dati" (Dati → Convalida).
3. Nell'elenco a discesa "Tipo" (Consenti) selezionare l'opzione "Elenco" (Elenco).
4. Nel campo "Sorgente", specificare l'intervallo contenente le varianti di riferimento degli elementi, che successivamente verranno eliminati durante la digitazione.

8. Tavolo intelligente

Se selezioni un intervallo con dati e nella scheda "Home" fai clic su "Formatta come tabella" (Home → Formatta come tabella), il nostro elenco verrà convertito in una tabella intelligente che può fare molte cose utili:

1. Si estende automaticamente quando vengono aggiunte nuove righe o colonne.
2. Le formule inserite verranno automaticamente copiate nell'intera colonna.
3. L'intestazione di tale tabella viene fissata automaticamente durante lo scorrimento e include pulsanti di filtro per il filtraggio e l'ordinamento.
4. Nella scheda visualizzata "Progettazione" in tale tabella, è possibile aggiungere una riga di totali con calcolo automatico.

9. Sparkline

I grafici sparkline sono grafici in miniatura disegnati direttamente nelle celle che visualizzano le dinamiche dei nostri dati. Per crearli, fai clic sul pulsante Riga o Colonne nel gruppo Sparkline nella scheda Inserisci. Nella finestra che si apre, specificare l'intervallo con i dati numerici originali e le celle in cui si desidera visualizzare i grafici sparkline.

Dopo aver fatto clic sul pulsante "OK", Microsoft Excel li creerà nelle celle specificate. Nella scheda "Design" che appare, puoi personalizzare ulteriormente il loro colore, tipo, abilitare la visualizzazione dei valori minimi e massimi e così via.

10. Recupera i file non salvati

Immagina: chiudi il report con cui hai giocherellato con l'ultima metà della giornata e nella finestra di dialogo che appare "Salva modifiche su file?" improvvisamente per qualche motivo premi "No". L'ufficio annuncia il tuo urlo straziante, ma è troppo tardi: le ultime ore di lavoro sono andate in malora.

In effetti, c'è la possibilità di rettificare la situazione. Se hai Excel 2010, fai clic su "File" → "Recenti" (File → Recenti) e trova il pulsante "Ripristina cartelle di lavoro non salvate" nell'angolo in basso a destra dello schermo.

In Excel 2013, il percorso è leggermente diverso: File → Dettagli → Controllo versione → File - Proprietà - Recupera cartelle di lavoro non salvate.

Nelle versioni successive di Excel, apri File → Informazioni → Gestione cartella di lavoro.

Si aprirà una cartella speciale dalle viscere di Microsoft Office, in cui in tal caso vengono salvate le copie temporanee di tutti i libri creati o modificati, ma non salvati.

11. Confronto di due intervalli per differenze e coincidenze

A volte, quando si lavora in Excel, è necessario confrontare due elenchi e trovare rapidamente elementi uguali o diversi in essi. Ecco il modo più rapido e intuitivo per farlo:

1. Seleziona entrambe le colonne confrontate (tieni premuto il tasto Ctrl).
2. Seleziona la scheda Home → Formattazione condizionale → Evidenzia regole cella → Valori duplicati.
3. Seleziona l'opzione Univoco dall'elenco a discesa.

12. Selezione (adeguamento) dei risultati di calcolo per i valori richiesti

Hai mai modificato i valori di input nel tuo calcolo Excel per ottenere l'output desiderato? In quei momenti ti senti come un artigliere esperto: solo un paio di dozzine di iterazioni di "undershoot - sorvoli" - ed eccolo qui, il tanto atteso colpo!

Microsoft Excel può farlo per te, più velocemente e con maggiore precisione. Per fare ciò, fare clic sul pulsante "What If" nella scheda "Dati" e selezionare il comando "Selezione parametri" (Inserisci → Analisi What If → Ricerca obiettivo). Nella finestra che appare, specificare la cella in cui si desidera selezionare il valore desiderato, il risultato desiderato e la cella di input che deve essere modificata. Dopo aver cliccato su "OK" Excel eseguirà fino a 100 "colpi" per trovare il totale richiesto con una precisione di 0,001.