Come programmare le riunioni per renderle efficaci

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Non perdere tempo.

Potrebbero non piacerti le riunioni, ma devi comunque tenerle. Questa è una parte essenziale del flusso di lavoro in qualsiasi azienda. Un modo per rendere gli appuntamenti più utili e veloci è programmarli con attenzione. Il libro di Olga Demyanova, Dottore in Economia, “Incontri veloci ed efficaci. Dalla preparazione all'ottenimento del risultato desiderato."

Con il permesso della casa editrice "Alpina PRO" Lifehacker pubblica un estratto dal secondo capitolo.

Le riunioni in sé non sono un problema. Sono addirittura necessarie e sono un attributo manageriale del potere. Hai bisogno di sbarazzarti di riunioni inutili e inefficaci prolungate.

I tipi più comuni di riunioni:

• settimanalmente;
• strategico;
• lavoratori;
• segnalazione;
• riunioni di pianificazione;
• brainstorming;
• conversazioni e riunioni d'affari;
• briefing.

Tutti questi tipi possono essere raggruppati in quattro gruppi principali:

1. per durata: veloce (fino a 30 minuti) e protratta (più di un'ora);
2. per numero di partecipanti: fino a 10 persone o più;
3. per finalità: lavorativa, politica e informativa;
4. per tempo: pianificato e non pianificato.

Attributi richiesti per la pianificazione della riunione

Cosa pianificare:

• obiettivi;
• ordine del giorno;
• elenco degli invitati;
• orario;
• materiale informativo;
• responsabile della tenuta del protocollo;
• limite di tempo per i discorsi.

Innanzitutto, il leader deve considerare gli obiettivi dell'incontro. Questo è il punto di partenza per l'ordine del giorno e l'elenco dei partecipanti, orario e regolamento.

I principali obiettivi degli incontri:

1. Nuove informazioni - per l'incontro informativo:

• notizie importanti e cambiamenti politici;
• discussione di piani e strategie;
• previsione a breve termine;
• presentazione di nuovi prodotti e approcci;
• discussione del bilancio;
• questioni di personale.

2. Monitorare gli eventi e prendere decisioni operative - per riunioni periodiche:

• principali rischi e difficoltà;
• parametri per valutare i progressi;
• valutazione dei processi chiave e delle modifiche necessarie;
• discussione su cosa sta succedendo: cosa sta andando bene, cosa necessita di miglioramento;
• lezioni chiave e risultati delle azioni;
• coordinamento degli sforzi;
• comunicazioni.

3. Motivazione - incontri creativi, sviluppo di nuovi approcci e team building:

• motivazione all'azione;
• processo decisionale collettivo;
• onorare il successo individuale e collettivo.

Pertanto, lo scopo influenza il tipo di incontro e il modello per organizzarlo. Ad esempio, le sessioni di briefing differiscono per numero di partecipanti e durata. Quelli regolari sono di natura pianificata, sono più veloci nel tempo e con un numero limitato di partecipanti. Le riunioni creative richiedono una preparazione speciale: organizzazione di mobili (di solito tavoli separati), tè, caffè e ambiente informale; non richiedono il rispetto del codice di abbigliamento.

Matrice di Eisenhower per le domande sulle riunioni di classificazione

Va ricordato che un incontro è una piattaforma in cui si prendono decisioni importanti e si superano i problemi. La matrice di Eisenhower è il campo in cui vengono raccolti tutti i problemi e le domande. Sono classificati in base all'importanza e all'urgenza.

	Urgentemente	Non abbiate fretta
Importante	UN	B
Non importa	C	D

Riquadro A: questioni importanti e urgenti

La piazza delle questioni importanti e urgenti dovrebbe essere vuota o piccola. Questo indicherà che stai rispettando la data di scadenza. Se ci sono molti di questi casi, questo è un segno di disorganizzazione. Esempi di casi che possono essere squadrati:

• casi direttamente collegati ai tuoi doveri funzionali e che influenzano le tue prestazioni;
• casi, il cui fallimento può creare problemi;
• questioni relative alla salute e al clima psicologico nel team;
• questioni che incidono sulla sicurezza della squadra;
• casi, i cui risultati devono essere coordinati o presentati alla vostra direzione.

Riquadro B: questioni importanti ma non urgenti

Quando gli incarichi o le materie non hanno urgenza e non sono precisati i tempi in cui devono essere completati, è l'esecutore stesso ad assegnare i tempi. Questo quadrato include tutte le cose che riguardano la tua funzionalità nell'impresa, le cose che fai regolarmente e, di norma, la loro attuazione è legata al programma generale dell'impresa (ad esempio, la preparazione del finale segnalazione). A tali casi possono essere attribuiti anche incarichi di ricerca che richiedono un certo lasso di tempo, ma l'ammontare del costo del lavoro non è chiaro fino al momento del completamento. I compiti della prima e della seconda squadra dovrebbero essere costantemente monitorati, ed è quindi opportuno inserirli nell'agenda degli incontri.

Quadrato C: affari urgenti ma non importanti

Queste sono distrazioni. Spesso interferiscono semplicemente con la concentrazione su compiti importanti e riducono l'efficienza. Ricorda sempre i tuoi obiettivi e impara a distinguere tra l'importante e il secondario.

Vale la pena entrare in questa piazza:

• incontri o trattative imposti da qualcuno dalla parte;
• discussione di problemi che i subordinati possono risolvere;
• discussione di questioni non aziendali;
• discussione di argomenti astratti.

Quadrato D: questioni non urgenti e non importanti

I casi in questa categoria non ti promuovono nei progetti, ma ti distraggono dal lavorarci.

• non portare alcun beneficio;
• è utile non trattarli affatto;
• Divoratori di tempo.

Per ogni obiettivo, il leader pone le seguenti domande:

• Chi ha le informazioni e le conoscenze in merito alla questione in esame?
• Di chi è interessato questo problema?
• Da chi dipende la decisione?
• Chi ha bisogno di conoscere le informazioni da discutere?
• Chi attuerà le decisioni prese?

È possibile utilizzare la metodologia 99/50/1 durante la pianificazione delle riunioni di progetto.

Il leader organizza incontri in tre punti importanti del progetto:

• all'inizio - per immergere tutti i partecipanti nel ritmo del progetto e per il team building del gruppo;
• in una fase intermedia - per discutere i risultati del lavoro svolto e ulteriori adeguamenti, se necessario;
• al traguardo, quando resta da realizzare l'1% del volume totale - per il riassunto preliminare.

Questa tempistica ti aiuterà a sfruttare meglio il tuo tempo nelle riunioni.

Ordine del giorno

L'agenda è un piano di compiti da risolvere durante la riunione. È necessario definire chiaramente il tempo di ogni discorso, assegnare un tempo separato per la discussione e il feedback di tutti i partecipanti.

Quando si pianifica la tempistica della riunione, è importante considerare quanto segue:

• l'importanza del punto all'ordine del giorno;
• il limite di tempo per ogni prestazione;
• pause se necessario;
• 20% delle volte per ulteriori informazioni importanti.

L'ordine del giorno viene inviato a tutti i partecipanti alla riunione.

Agenda con fissazione del tempo e specifiche dei discorsi

1. Risultati del lavoro sulla conclusione dei contratti. Relazione di I. Ivanov (15 minuti).
2. Problemi nel trasporto delle forniture. Relazione di I. Petrov (15 minuti).
3. Risultati e piani di lavoro del progetto. Il rapporto di T. Sidorov (20 minuti).

Inizio alle 11:00.

Fine alle 12:15.

Devi allenarti per avere riunioni veloci ed efficaci!

Le tue linee guida temporali:

Importante e urgente	12 minuti
Importante e non urgente	24-36 minuti Urgente e importante: 12 minuti - qui funziona il principio di Pareto: il 20% delle volte crea l'80% del risultato, con una riunione media di un'ora (60 minuti), il tempo più produttivo è 12 minuti (20% di 60 minuti). Importante e non urgente: solitamente pianificato. Il tempo effettivo per tali riunioni è di 24-36 minuti. Qui funziona il metodo 60/40, secondo il quale, quando si elabora un piano per la giornata, il 40% del tempo dovrebbe essere lasciato libero, il 60% dovrebbe essere assegnato al lavoro pianificato, di cui il 20% per "imprevedibile" e 20% per chi nasce spontaneamente o diventa accompagnatore. Con un tempo medio di riunione di un'ora (60 minuti), il tempo per questioni pianificate importanti ma non urgenti è di 24-36 minuti (40-60% di 60 minuti).
Poco importante e urgente	Delega e controllo per telefono e altri mezzi di comunicazione, non più di tre minuti per il controllo.
Poco importante e non urgente	Delega e controllo da parte della direzione, non più di un minuto per delega.

Elenco degli invitati

Il numero ottimale di partecipanti alle riunioni rapide è di 5-7 persone. Sono accettate da 8 a 12 persone se il leader della riunione ha capacità di facilitatore.

Per generare idee, stabilire obiettivi e voli, la composizione ideale non è più di 15 persone.

C'è una regola non detta in Google: il numero massimo di partecipanti non è superiore a 10.

Amazon ha una regola delle due pizze: dovrebbero esserci tante persone in una riunione quante ne puoi dare da mangiare a due pizze.

C'è una regola 8-18-1800:

• non più di 8 persone - risoluzione di problemi di lavoro;
• non più di 18 anni - brainstorming, problem solving collettivo;
• fino a 1800 persone - informazione e possibilità di comunicare.

Uno studio di Bain and Company afferma che nei gruppi decisionali, l'aggiunta di più di sette di ciascun partecipante si traduce in circa il 10% in meno di efficienza.

I diretti responsabili sono tenuti a partecipare alle riunioni.

Apple elenca il nome della persona responsabile accanto a ciascun elemento della riunione. Pertanto, ogni dipendente ha una chiara area di responsabilità nell'ambito dell'incarico assegnato.

Se organizzi spesso incontri, questo libro ti tornerà sicuramente utile: Olga Demyanova offre 16 metodi e quattro strumenti di studio che aiuteranno ad aumentare l'efficacia di tutti i partecipanti a tali incontri.