3 consigli per concludere sempre in tempo le riunioni

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Impara a ottenere di più dalle tue riunioni abbreviandole di soli 5-10 minuti.

Se ci sono più appuntamenti per il giorno, una lunga riunione può interrompere tutti i piani. L'imprenditore Patrick Ewers propone tre strategie per evitarlo.

1. Prima della riunione: accorciare la durata della riunione

Molto spesso, le riunioni durano mezz'ora o un'ora. È più conveniente inserire tali intervalli di tempo nel calendario. Ma per questo motivo, si scopre che un incontro inizia immediatamente dopo l'altro. Di conseguenza, ci sono molti disagi.

Sostituisci le riunioni di mezz'ora con riunioni di 25 minuti e le riunioni orarie con riunioni di 50 minuti. Avrai tempo per fare tutto come prima. Ma tra due incontri che si susseguono, resterà poco tempo per prepararsi, o per risolvere questioni urgenti.

Per non offendere nessuno dei partecipanti, avvisare in anticipo delle modifiche. Quando prendi un appuntamento, ricorda che le tue riunioni ora durano 25 o 50 minuti.

2. Durante l'incontro: ricordare al pubblico lo scopo dell'incontro e riassumere insieme

I primi verbali della riunione sono estremamente importanti. Usali per ricordare a tutti per cosa sei qui e quanto durerà la riunione. Menziona che hai circa 50 minuti per discutere tutti i problemi e gli ultimi cinque verranno spesi per riassumere. Quindi nessuno sarà sorpreso dal fatto che tu abbia iniziato a chiudere la riunione dopo 45 minuti. Molto probabilmente, anche gli altri partecipanti saranno grati, perché in questo modo risparmi non solo il tuo tempo, ma anche il loro.

Imposta un promemoria o, che suonerà tra 45 minuti, e metti il telefono sul tavolo in modo che tutti ricordino l'ora e non si distraggano. Quando suona la sveglia, termina la riunione, ovunque tu sia.

Se non hai avuto il tempo di risolvere tutti i problemi, nei restanti cinque minuti, pianifica un nuovo incontro il giorno successivo. E:

• ripetere chi ha preso l'impegno;
• elencare brevemente i principali risultati;
• concordare i prossimi passi;
• Condividi qualcosa di positivo, come quello che ti è piaciuto in questo incontro.

3. Dopo l'incontro: rivedi brevemente l'incontro passato e preparati per il prossimo

Dopo una riunione di 50 minuti, dovresti avere 10 minuti liberi. Trascorri i primi cinque sull'analisi dei punti principali dell'incontro precedente, per non dimenticare nulla. Inoltre, annota una bozza di lettera a tutti i partecipanti per ricordare loro gli impegni e gli impegni. Ciò aumenterà il valore del tempo trascorso e, inoltre, fornirà qualcosa di ancora più prezioso: un senso di completamento.

Dedica i secondi cinque minuti alla preparazione per la riunione imminente. Se conosci già i membri, ricorda a te stesso:

• quali questioni devono essere discusse;
• quali compiti precedenti dovevano essere completati;
• cosa sai dei partecipanti: i loro interessi professionali e personali.

Se non conosci la persona con cui stai per incontrarti, cerca informazioni su di lui: specifica il nome e la posizione, visualizza i profili sui social network. E pensa a quale frase inizierai la conversazione.