Come rendere le riunioni più produttive

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

L'imprenditore e investitore Ray Dalio ha condiviso i segreti di incontri di successo.

1. Determinare chi guida la riunione e per chi si tiene

Qualsiasi incontro deve raggiungere l'obiettivo di qualcuno. Questa è la persona che dovrebbe dirigere la conversazione. Identifica gli obiettivi dell'incontro e come risolverli. Altrimenti, tutti parleranno a caso e non ci saranno discussioni produttive.

2. Decidi quale tipo di comunicazione prevarrà

La forma della riunione dipende dallo scopo della riunione. Ad esempio, la discussione e la lezione didattica sono condotte in modi diversi. Le discussioni richiedono molto tempo. Più partecipanti ci sono, più si trascinano. Quindi scegli attentamente i partecipanti alla riunione.

Non invitare solo coloro che sono d'accordo con la tua opinione. Evita sia il pensiero di gruppo, quando i partecipanti non esprimono le proprie opinioni, sia il processo decisionale singolare.

3. Sii persistente e aperto

Dovrai gestire i conflitti, uscire da situazioni di stallo e gestire il tuo tempo con saggezza. Le difficoltà di solito sorgono quando parla un dipendente inesperto. Pesa ciò che è più importante per te: risparmia tempo senza discutere la sua opinione, o capisci come pensa. La seconda opzione aiuterà a determinare come una persona affronterà determinate responsabilità. Se hai tempo, discuti con lui dove ha torto. Ma ammetti sempre il tuo torto.

4. Non saltare da un argomento all'altro

Quindi alla riunione non verrà risolto un solo problema. Per evitare ciò, segna la conversazione alla lavagna.

5. Segui la logica della conversazione

Durante le controversie, le emozioni sono alte e rendono difficile percepire oggettivamente la realtà. Stai calmo e razionale. Ad esempio, le persone a volte dicono: "Penso che sia vero" e poi si comportano come se fosse un dato di fatto. Anche se i loro interlocutori vedono la situazione in modo completamente diverso. In modo che nella conversazione prevalga la logica, e non le emozioni, chiedi a una persona del genere: "È proprio vero?"

6. Distribuire le responsabilità di ciascun partecipante

Quando le decisioni vengono prese da un gruppo, spesso si dimentica di assegnare le responsabilità. E poi non è chiaro chi dovrebbe fare cosa e chi è responsabile. Assicurati di definire chiaramente le responsabilità di ciascun membro del gruppo decisionale.

7. Inserisci la regola dei due minuti

Concedi a tutti due minuti per esprimere con calma i propri pensieri. E solo allora discutere la sua proposta. In questo modo tutti i partecipanti esprimeranno la propria opinione senza timore di essere interrotti o fraintesi.

8. Ferma quelli che parlano troppo velocemente

Il discorso veloce è più difficile da capire. Alcuni ne approfittano. Le persone non vogliono sembrare stupide e non chiedono più, anche se non capiscono qualcosa. Non cadere per questa esca. È tua responsabilità chiarire eventuali ambiguità e risolvere le controversie. Quindi non abbiate paura di dire: “Scusa, non ho capito. Puoi parlare più lentamente? E poi fai l'arretrato di domande.

9. Riassumi la conversazione

Se tutti si scambiassero idee, trarre conclusioni. Se raggiungi un accordo durante la riunione, ripetilo ad alta voce. Se no, dillo anche tu. Se hai individuato compiti per il futuro, distribuiscili tra i partecipanti e specifica le scadenze.

Annota conclusioni, teorie di lavoro e problemi in modo che tutti possano accedervi. In questo modo sarà più facile monitorare i progressi.