Cos'è l'audit interno e come farlo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

I controlli dovrebbero essere effettuati non per spettacolo, ma per migliorare i flussi di lavoro.

Cos'è l'audit interno

Per prima cosa, devi capire cosa si intende con questa parola. In senso stretto, che è approvato dalla legge, è un'ispezione delle dichiarazioni contabili per l'affidabilità. Qualsiasi audit può essere esterno con il coinvolgimento di revisori di terze parti o interno - con l'aiuto delle nostre risorse.

Un audit interno dei documenti contabili è richiesto da qualsiasi organizzazione che mantiene la contabilità. Cioè, l'audit deve essere effettuato da tutti gli uomini d'affari, ad eccezione dei singoli imprenditori.

In pratica, la procedura sembra essere obbligatoria, ma non molto: non ci sono regole chiare per la condotta, e non c'è responsabilità per l'evasione. Così tante persone organizzano un "audit Potemkin": scrivono tutto nei documenti, ma in realtà non controllano nulla (e invano, ma ne parleremo più avanti).

Esistono diverse categorie di organizzazioni che sono tenute a condurre un audit in conformità con tutte le regole e riferire allo stato. Ma l'ispezione non è più interamente interna: può essere svolta solo da società di revisione o da singoli revisori iscritti all'albo del ministero delle Finanze. Tale procedura è obbligatoria per gli enti statali, i fondi di investimento, le società per azioni, le banche e gli organismi di microfinanza, nonché le imprese con reddito di 800 milioni annui o con un patrimonio di bilancio superiore a 400 milioni a fine anno. L'elenco completo è ampio (può essere visualizzato in), ma non si applica alla stragrande maggioranza degli uomini d'affari.

Quindi ci concentreremo sull'audit prescritto per la maggior parte delle aziende.

Perché hai bisogno di un audit interno?

Questo è un buon momento per ricordare che l'auditing ha un significato più ampio.

Non si tratta solo di controllare i rendiconti finanziari, ma anche di ispezionare le attività della tua organizzazione nel suo insieme. I numeri, ovviamente, devono ricevere priorità e attenzione prioritaria. Ma se c'è un'opportunità per scavare più a fondo, per immergersi nei processi, allora è meglio farlo.

I risultati di tale audit non sono necessari per la presentazione alle autorità ispettive. Le ispezioni sono necessarie principalmente per i leader aziendali per raggiungere diversi obiettivi:

• Verificare l'affidabilità dei rapporti e vedere come stanno realmente le cose con le finanze. Naturalmente, se il lavoro viene svolto in modo responsabile, sai già cosa sta succedendo. Ma nessuno è immune dagli errori. Un audit assicurerà che tutto sia in ordine con i documenti.
• Determina l'efficienza con cui funzionano l'azienda e le sue divisioni.
• Identificare e valutare i rischi che l'organizzazione deve affrontare durante il funzionamento.
• Preparati a comunicare con un investitore o un prestatore. I risultati dell'audit dimostreranno in modo eloquente come sta andando l'impresa.
• Trova articoli per il risparmio.

Cosa controllare durante un audit interno

Non ci sono restrizioni, ma fai attenzione a questi punti:

• Bilancio d'esercizio. Abbiamo già discusso dell'importanza del controllo dei documenti contabili, qui è tutto chiaro.
• Le tasse. Cosa e quando viene pagato, i titoli vengono trasferiti puntualmente al Servizio fiscale federale, ci sono eventuali carenze, il regime fiscale scelto in modo ottimale e così via.
• Conformità a leggi e regolamenti. Sono tutti i processi bonificati dal punto di vista legislativo e se gli ispettori, se arrivano, non riscontreranno violazioni. Inoltre, vale la pena ricordare tutti gli ispettori: vigili del fuoco, ambientalisti e così via.
• Informazioni di sicurezza. Come vengono archiviati documenti e dati, se i dipendenti sono addestrati a non essere attaccati da intrusi.

Come organizzare un audit interno

Ci sono diversi passaggi di base.

Determinare chi condurrà l'audit

La condizione principale qui è l'indipendenza. Diciamo che chiedere a un commercialista di controllare i rendiconti finanziari è strano per ovvie ragioni. Li ha composti lui stesso. Hai bisogno di qualcuno con una prospettiva indipendente. Ma allo stesso tempo, è importante che la persona comprenda il problema che verrà esaminato.

L'audit interno può essere effettuato dai dipendenti dell'impresa, da un dipartimento separato, se ce n'è uno, o dal manager stesso. Puoi anche assumere un appaltatore.

Emetti un ordine dalla testa

Il documento dovrebbe indicare le date dell'audit, indicare chi lo conduce e in quali condizioni.

Decidi cosa vuoi dal sopralluogo

Prima di un audit interno, è necessario redigere documenti. Registrano il motivo per cui viene effettuato il controllo, ovvero quali obiettivi si desidera raggiungere. Vale anche la pena prescrivere chi farà cosa, come e cosa controlleranno i revisori, come dovrebbero presentare i loro risultati. Non dimenticare di indicare con quali criteri verrà valutata la prestazione degli ispettori. Questo è particolarmente importante se è coinvolto un appaltatore e devi pagare con lui.

Procedi alla verifica

Le persone responsabili controllano i documenti, parlano con i dipendenti, fanno tutto ciò che è loro richiesto.

Redigere un rapporto di audit

Se parliamo di un rapporto di audit basato sui risultati della verifica dei documenti contabili, redatto secondo tutte le regole, dovrebbe contenere:

• la denominazione "Relazione del Revisore dei conti";
• l'indicazione del cliente - a cui verrà fornita la segnalazione;
• dettagli della società controllata;
• informazioni sull'ispettore;
• elenco dei documenti che sono stati controllati;
• dati sul lavoro svolto dai revisori;
• informazioni sulle violazioni rilevate;
• la data della conclusione.

In generale, puoi essere guidato da questo piano. Oppure disponilo diversamente, se si tratta di un documento esclusivamente per uso interno.

Rivedi il rapporto e decidi cosa fare dopo

Se l'audit non viene effettuato per spettacolo, le informazioni ricevute devono essere analizzate e capite come essere. Ad esempio, allinea i documenti alle leggi o ricostruisci i processi in un reparto inefficace.

Tuttavia, è importante non tagliare dalla spalla. È necessario non solo studiare il rapporto, ma anche capire come e perché potrebbero apparire gli errori in esso descritti. Va inoltre tenuto presente che a volte i revisori si sforzano troppo di trovare difetti e, di conseguenza, trovano problemi dove non ce ne sono. In generale, non affrettarti a punire e perdonare senza capire.

Con quale frequenza è necessario condurre un audit interno?

I termini sono fissati dal capo della società. Occorre infatti partire dalle specificità dell'azienda e dalle sue esigenze. Ad esempio, se l'organizzazione è piccola e ci sono pochi documenti e per la verifica è necessario staccare parte dei dipendenti dal loro lavoro diretto, difficilmente è necessario condurre un audit spesso. Bene, se si tratta di una grande azienda, potrebbe valere la pena fare ispezioni più volte all'anno.