Perché gli imprenditori devono tenere registri finanziari?

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Lo specialista in finanza aziendale Alexander Afanasyev - sul perché la contabilità finanziaria è così importante e su come mantenerla correttamente.

Molti imprenditori non tengono registri finanziari. Hanno al massimo un segno dove guidano in entrate e spese. Alcuni addirittura scrivono tutto su un quaderno. Ma non ha molto senso da questo: non ci sono abbastanza informazioni, l'attività alla fine diventa non redditizia.

Perché non è consuetudine tenere registri nelle piccole imprese?

È successo che nelle piccole imprese non esiste una cultura della contabilità finanziaria. Prima di tutto, gli imprenditori imparano a conoscere il marketing e le vendite. Ma senza la conoscenza delle basi della contabilità finanziaria, non è realistico per un'azienda crescere fino a diventare media o addirittura grande.

Secondo le statistiche, le piccole imprese raramente vivono più di tre anni. C'è la sensazione che sia solo una mancanza di conoscenza della base gestionale e finanziaria. Finance non è solo una raccolta di numeri su tablet, ma informazioni che ti aiutano a prendere decisioni, pianificare azioni e raggiungere obiettivi. Il business diventa comprensibile e gestibile, e non solo spostandosi da qualche parte.

Perché è importante tenere un registro?

Immagina Semyon, che ha un negozio di idraulica. Mentre fa caldo, le persone sono attivamente impegnate in riparazioni, cambio di servizi igienici, bagni, rubinetti. Semyon ha molti ordini, i soldi cadono nella cassa e si accumulano nel conto dell'azienda.

Semyon voleva un nuovo iPhone e MacBook. Prelevarono 200mila dal conto corrente del negozio e lo comprarono.

L'imprenditore ha dato uno stipendio ai dipendenti e ha pagato l'affitto. Ma poi il fornitore ha chiamato e ha ricordato che domani è il giorno del pagamento della merce consegnata. Semyon ha acceso il suo computer, è andato alla banca online e c'era una carenza di 300 mila. Ho dovuto prendere in prestito.

Semyon non ha registrato che 30 giorni dopo la spedizione deve pagare il fornitore. Quindi non ha ancora capito che se accettiamo un rinvio dal fornitore, allora terremo i suoi soldi con noi, e in nessun caso dovrebbero essere spesi.

E questa è solo una delle possibili situazioni. Alcuni imprenditori sono redditizi, ma non vedono i soldi, perché sono sepolti nelle azioni. Altri danno ritardi troppo lunghi e vivono di pane e acqua finché il cliente alla fine non paga.

Cos'è la contabilità finanziaria?

La contabilità finanziaria è un sistema di reporting che consente di tenere sotto controllo le finanze di un'azienda. Si compone di tre rapporti: flusso di cassa, profitti e perdite e stato patrimoniale. Presi insieme, questi rapporti forniscono risposte a domande importanti: l'azienda sta crescendo, perché ci sono lacune di cassa, il management sta lavorando in modo efficace, come aumentare i profitti, perché c'è profitto, ma non ci sono soldi. Senza queste informazioni, è difficile per un leader gestire un'impresa.

Rendiconto finanziario (DDS)

Cosa tiene in considerazione

Quanti soldi entrano ed escono dai conti.

Perché ti serve

Secondo il rapporto, il manager verifica se l'azienda ha abbastanza soldi per adempiere ai suoi obblighi: pagare l'affitto e gli stipendi, acquistare beni. Senza una partita IVA, non controllerà i fondi nei conti e nel tempo cadrà nel divario di cassa - una situazione in cui un'azienda non ha soldi per lavorare e pagare le bollette.

Insieme al rapporto sul movimento di denaro, è necessario mantenere un calendario dei pagamenti. È necessario inserire in esso le entrate e le cancellazioni di denaro pianificate in futuro. In questo modo, puoi anticipare le lacune di cassa e agire in anticipo.

Conto profitti e perdite (OP&L)

Cosa tiene in considerazione

Entrate e spese dell'impresa su certificati chiusi o fatture.

Perché ti serve

Secondo il rapporto, il capo conta l'utile netto dell'azienda.

Il profitto non è denaro contante. Un'attività non redditizia può avere un registratore di cassa pieno, mentre un'attività redditizia può averne uno vuoto. Diamo un'occhiata a due esempi.

• Contanti pieni, affari non redditizi. Prima del nuovo anno, Cyril ha deciso di guadagnare soldi extra per le decorazioni dell'albero di Natale. C'erano molti ordini. Kirill ha acquistato materie prime per la produzione, ha pagato bonus, ha lanciato pubblicità mirata. Il nuovo anno è arrivato, gli ordini sono finiti. Cyril pagava le tasse, l'affitto e non ce n'era abbastanza per tutti i dipendenti. Si è scoperto che l'attività non era redditizia. Kirill ha dovuto aumentare i prezzi dei giocattoli. E non sospettava nemmeno: c'erano molti soldi al botteghino.
• Registratore di cassa vuoto, affari redditizi. Nastya produce cosmetici. Tutti la ammirano, scrivono recensioni, ha molti ordini. Ma non ci sono soldi: prende in prestito dai parenti per la produzione. E l'attività era redditizia. Il profitto era semplicemente sotto forma di scorte nel magazzino, nonché crediti - differimenti agli acquirenti all'ingrosso.

Bilancia

Cosa tiene in considerazione

Attività e passività aziendali. I beni sono tutto ciò che possiede un'azienda: immobili, attrezzature, azioni. Le passività sono denaro con cui un'azienda ha acquistato beni.

Perché ti serve

Il manager sa se l'azienda sta crescendo e con i soldi di chi si sta sviluppando. Vede anche sul bilancio qual è la redditività dell'azienda.

Immagina: un imprenditore tiene tre rapporti. Secondo il DDS, vede che non ci sono soldi. Guarda l'OPiU: c'è profitto. E poi controlla il bilancio e si rende conto che il profitto è un magazzino pieno di merci e nuove attrezzature.

Situazioni che causano problemi finanziari alle aziende

Il denaro è maltrattato

Il proprietario pensa che tutti i soldi dell'azienda siano di sua proprietà. Questo non è vero, perché un'azienda è un organismo separato, in cui non puoi semplicemente salire e raccogliere 100 mila per un nuovo smartphone.

Inoltre, i soldi spesi dal proprietario potrebbero anche non appartenere all'azienda. Ad esempio, se ti è stato dato un anticipo per un progetto e non hai ancora consegnato il tuo lavoro, questo denaro non è di proprietà dell'azienda, ma del cliente, che viene semplicemente tenuto sul tuo conto.

Inoltre, un imprenditore potrebbe non capire quanto si può prendere per sé senza pregiudizio per il business. Per saperlo, devi calcolare correttamente il profitto, pianificare le spese e lo sviluppo futuri e solo allora ricevere i dividendi.

Pensa che stiano guadagnando

Spesso un'azienda calcola l'utile in contanti o sui conti: sottrae le spese dal reddito e riceve un certo importo. Ma non è giusto. Il profitto è un indicatore virtuale che non può essere toccato né espresso in cifre sul conto corrente.

Il problema con il calcolo errato del profitto è che il manager fa una conclusione sulla base di esso se l'azienda sta lavorando in modo efficace o meno. Ma la quantità di denaro non ha nulla a che fare con l'efficienza e i margini di profitto.

Non pianificare e fissare obiettivi in modo errato

Se il leader fissa gli obiettivi in modo errato o non lo fa affatto, l'azienda non si sviluppa. Molto spesso le persone pensano in questo modo: "Più guadagniamo, meglio è". Per tali scopi, non ci sono specifiche, nessun piano, nessuna digitalizzazione. Per questo motivo, l'azienda sta segnando il tempo in un posto, si appoggia sul soffitto e l'imprenditore salta a un nuovo progetto.

Pianificare ed eseguire un piano è una parte fondamentale della gestione di un'azienda. Affinché il piano si realizzi dell'80-90%, è necessario fissare obiettivi di profitto e sviluppo, elaborare un modello finanziario con scenari diversi, calcolare budget, nominare scadenze e responsabili e monitorare regolarmente l'attuazione del piano. Senza questo, le piccole imprese continueranno a chiudere nei primi tre anni.

Pensano che se aumenti le vendite, i tuoi profitti aumenteranno

La logica sembra essere semplice: più vendite, più guadagni. Ma va tenuto presente che insieme alle vendite crescono anche i costi per l'assunzione di nuovi dipendenti, l'acquisto di materie prime e merci, l'organizzazione di vendite aggiuntive e la consegna. I costi sono spesso relegati in secondo piano e viene presa in considerazione solo la quantità di denaro derivante dalle vendite future.

Se non prevedi di aumentare le vendite, puoi guadagnare una perdita anziché un profitto. È necessario capire chiaramente come aumenteranno le entrate, quali spese ciò comporterà, come ciò influirà sul capitale circolante, se l'azienda ha abbastanza soldi per questo. Se inizialmente non digitalizzi l'aumento delle vendite, sei fortunato o meno. E se la contabilità viene eseguita in modo errato e l'azienda non è effettivamente redditizia, la perdita aumenterà solo.

Come iniziare a tenere registri finanziari

La contabilità finanziaria è necessaria per condurre affari basati sui numeri, non sull'intuizione. Inizia con il rapporto DDS. Questo è il modo più semplice. Inserisci le entrate e le spese giornaliere per tutti i portafogli, confrontale con l'importo effettivo dei soldi nei conti.

Modello DDS →

Insieme al rapporto DDS, tieni un calendario dei pagamenti: determina la quantità di denaro all'inizio del mese, aggiungi le entrate e le spese pianificate. Quindi vedrai se hai abbastanza soldi per pagare tutti.

Modello di calendario dei pagamenti →

Quando sei solo esperto di contabilità, non hai bisogno di programmi complessi. Sarà sufficiente una tabella in Excel. È importante imparare a raggruppare da soli le entrate e le spese in categorie e tenere registri su base regolare.