Come smettere di soffrire per l'avvicinarsi delle scadenze

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Paradosso: se temi di non riuscire a portare a termine il lavoro in tempo, accorci la scadenza.

Secondo un sondaggio CareerCast, le scadenze sono una delle cause più comuni di stress sul posto di lavoro.

Ma se smetti di prendere le scadenze in modo negativo, risparmierai molti nervi. Ecco alcuni trucchi efficaci per iniziare a lavorare più velocemente.

1. Imposta più date invece di una

Gli economisti Dan Ariely e Klaus Wertenbroch hanno condotto una ricerca cercando di scoprire come le persone gestiscono la pianificazione delle attività ed evitano la procrastinazione. I soggetti sono stati divisi in tre gruppi, dato il lavoro a tutti, divisi in tre compiti, e fissati tempi diversi:

1. Al primo gruppo è stato chiesto di completare un compito alla settimana e di riportare i progressi ogni 7 giorni.
2. Al secondo gruppo sono state date tre settimane per tutti i compiti.
3. Il terzo gruppo fissa le scadenze a propria discrezione.

Di conseguenza, il primo gruppo, che è stato costretto a riferire sugli incarichi su base settimanale, ha svolto un lavoro molto migliore: le persone hanno commesso meno errori e rispettato le scadenze in modo più accurato.

La ricerca mostra che il modo migliore per impostare le scadenze più realistiche e meno stressanti è suddividere progetti di grandi dimensioni in attività più piccole, con una scadenza diversa per ciascuna.

Ad esempio, il compito di "inviare un progetto al cliente entro il 15 agosto" può essere piuttosto stressante per te: sembra troppo scoraggiante. Ma le opzioni "crea uno schizzo entro il 1 luglio", "crea un layout entro il 15 luglio", "crea un prototipo entro il 31 luglio" sembrano molto più semplici e accessibili: hai scadenze specifiche e azioni specifiche da intraprendere.

Inoltre, la pianificazione uniforme delle scadenze ti consente di percepire i progressi, il che ti motiva ulteriormente. Un esempio dal regno animale: lo psicologo Clark Hull ha studiato come i topi navigano nei labirinti in cerca di cibo. Scoprì che gli animali che avevano già trovato una ricompensa si impegnavano maggiormente nel continuare la ricerca. Hull chiamò questo comportamento l'ipotesi del gradiente obiettivo.

Se osservi visivamente i progressi nel lavoro, ottieni un ulteriore incentivo a non rilassare i tuoi sforzi. In poche parole, mentre elimini sempre più elementi mentre scendi dall'elenco delle cose da fare, ti motiva a finire il lavoro prima. Esiste un numero enorme di task manager che ti consentono di tenere traccia dei progressi: scegline uno.

2. Trova il tuo livello di stress ideale

Siamo abituati a pensare che lo stress sia qualcosa di inequivocabilmente negativo e, idealmente, dovrebbe essere evitato in ogni modo possibile. Ma non è così. In piccole quantità, lo stress può motivarci.

La legge Yerkes-Dodson, formulata dagli psicologi Robert Yerkes e John Dodson nel 1908, afferma che più una persona è mentalmente stressata, più lavora efficacemente. Ma dopo aver raggiunto una certa soglia di questo stato, la produttività diminuisce e la persona si arrende.

Quando siamo stressati, l'adrenalina sale nel corpo, il che ci rende più vigili, acuisce i nostri sensi e ci dà forza. Lo stress è una specie di doping che ci dà una spinta temporanea all'energia sia fisica che mentale.

Come scegliere il tuo livello di stress ideale?

• I progetti complessi richiedono un basso livello di tensione. Loro stessi causano eccitazione, non è necessario che tu ti spinga oltre.
• I problemi di difficoltà moderata richiedono livelli di stress moderati.
• Un livello alto è ottimo per compiti semplici per motivarti a farlo bene.

Imposta scadenze brevi per compiti semplici, non rimandarli a dopo. Avvicinarsi alla scadenza aumenterà il tuo livello di stress - ti spronerà ad andare avanti.

3. Riduci le scadenze in anticipo

Se stai lottando per rispettare la scadenza ma hai problemi di motivazione, fissare scadenze più brevi può essere d'aiuto.

In uno studio pubblicato sulla rivista Consumer Research nel 2018, gli sperimentatori hanno chiesto a più persone di completare un sondaggio. Un gruppo ha ricevuto una settimana per questo, il secondo due settimane.

Indovina quale gruppo ha completato il sondaggio in tempo? Quello con meno tempo.

In un altro esperimento, gli stessi ricercatori hanno dato a un gruppo di studenti una scelta: o completare un compito più urgente e ricevere tre cioccolatini, oppure fare un lavoro meno scottante e ricevere cinque cioccolatini come ricompensa. E la maggior parte degli studenti ha preferito la prima opzione, anche se la ricompensa era inferiore.

I ricercatori hanno concluso che esiste un cosiddetto effetto di urgenza: siamo interessati a completare presto i compiti, anche se ne traiamo meno benefici. Le questioni urgenti, come scrivono gli sperimentatori, hanno un grande fascino.

Assumere un compito con una scadenza lunga non è facile, perché riteniamo che tali compiti siano più difficili perché richiedono più tempo. Tendiamo a posticipare le cose che consideriamo dispendiose in termini di tempo, ma fissare scadenze più brevi ci motiva a portare a termine il lavoro il più rapidamente possibile.

4. Condividi i tuoi obiettivi e i tuoi progressi con i colleghi

Nel 2015, l'American Talent Development Association (ATD) ha condotto uno studio e ha scoperto che se riferisci i tuoi progressi sul lavoro a un'altra persona (capo, collega o solo un amico), le tue possibilità di completare ciò che hai iniziato aumentano del 65%. Inoltre, aumentano del 95% se conduci rapporti regolari sui tuoi risultati al team.

Questi risultati sono coerenti con la ricerca di Dan Ariely e Klaus Wertenbroch, che abbiamo menzionato prima. Hanno scoperto che i dipendenti a cui sono state assegnate le scadenze da altre persone hanno completato le attività in modo più rapido ed efficiente rispetto a coloro che hanno pianificato il proprio tempo.

Lascia che qualcun altro stabilisca le scadenze per te e tu le segui e riferisci sui progressi. Se non hai un leader, trova un partner che ti controllerà.

5. Rendi il rispetto delle scadenze un gioco

Nel suo discorso TED, lo psicologo Mihai Csikszentmihalyi ha descritto il flusso come il segreto della felicità. Il flusso è uno stato in cui sei così concentrato e appassionato del tuo lavoro che non ti accorgi nemmeno di come vola il tempo.

Quando siamo in uno stato di flusso (è anche chiamato il periodo di massima efficienza cognitiva), anche la nostra attività cerebrale cambia. Nella corteccia prefrontale aumenta la concentrazione di emoglobina ossigenata e aumenta l'efficienza del cervello. Quando siamo annoiati, questo non accade ed è più difficile per noi concentrarci sul compito da svolgere.

Pertanto, vale la pena applicare il principio della ludicizzazione, specialmente a quei casi che ti sembrano poco interessanti. I compiti noiosi non favoriscono il rispetto delle scadenze. Trasformando il tuo lavoro in un gioco, lo renderai più divertente e aumenterai la tua motivazione a finire tutto in tempo.

Ci sono molti modi per gamificare compiti noiosi. Ad esempio, puoi competere con i tuoi coetanei per risvegliare lo spirito di eccitazione. Oppure installa qualche applicazione specializzata (ad esempio Habitica) che ti darà un risultato per ogni attività completata.

Prova tutti questi metodi e l'avvicinarsi della scadenza non ti farà più prendere dal panico.