Qual è il migliore per la produttività: kaizen contro disordine creativo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Che tu ami il disordine o preferisca un posto di lavoro pulito, non importa. Ognuno di questi metodi ha i suoi pro e contro.

Immagina di essere una persona creativa che ha bisogno del tuo disordine piccolo, accogliente e stimolante per lavorare comodamente. In modo che le note importanti siano intervallate da bellissime cartoline dei paesi in cui hai trascorso una vacanza indimenticabile, o volantini del bar più vicino, e la tua tazza sporca preferita era sempre accanto al monitor.

Cosa puoi fare, sei una persona così. L'ordine perfetto ti annoia e uccide tutta la voglia di creare, e semplicemente non hai tempo per sistemare le carte. Ora immagina di essere improvvisamente inserito nella rigida struttura dello stravagante sistema kaizen giapponese.

Cos'è il Kaizen

Kaizen è una filosofia giapponese volta al miglioramento continuo e al cambiamento in meglio. Kaizen è ciò che puoi chiamare Lean Manufacturing in termini semplici. L'oggetto giusto al posto giusto nella giusta quantità. Ordine, smistamento, standard accettati, manutenzione e pulizia.

Documenti, materiali, mezzi di produzione: tutto questo viene archiviato, mantenuto in ordine e sistematizzato in modo tale che ogni dipendente possa trovare rapidamente tutto ciò di cui ha bisogno. Nelle grandi aziende, il kaizen riguarda i processi di produzione e per gli impiegati si riflette nel loro ambiente di lavoro.

Ciò vale anche per l'area di lavoro sui dischi di sistema (nomi di file standard) e forniture per ufficio (il posto per la carta o le cartucce della stampante) e l'archiviazione dei documenti (cartelle firmate in modo standard).

Vantaggi del sistema kaizen

Se consideriamo il kaizen a livello aziendale, allora questo sistema si rivela utile e produttivo. Ti faccio un semplice esempio. Ho avuto la fortuna di lavorare in una grande fabbrica dove il kaizen era usato al massimo. Ad esempio, la proposta di uno dei dipendenti di caricare altre quattro scatole su pallet ha portato al fatto che la distribuzione competente dei prodotti ha permesso di risparmiare una quantità significativa per l'affitto di un magazzino.

O un esempio di utilizzo del kaizen in ufficio. Lo spazio di archiviazione per la carta è contrassegnato da una scala. Se la quantità di carta diminuisce fino a un certo segno, allora è il momento di pensare di ordinare un nuovo lotto. Questo aiuta ad anticipare una situazione in cui mancherà qualcosa.

Per quanto riguarda lo spazio personale di un impiegato, dovresti sempre avere una scrivania pulita. Tutte le cartelle dei documenti devono essere firmate e portate alla coerenza.

In questo caso, saprai dove e quante forniture per ufficio sono. È molto conveniente.

Esperienza personale nell'uso del kaizen

Ho incontrato per la prima volta la filosofia del kaizen quando ho trovato lavoro in un'azienda giapponese. In ufficio, ogni cosa doveva stare al suo posto, contrassegnata da un adesivo verde. Sulla mia scrivania c'era una fotografia di un monitor, una tastiera e un mouse seduti su una scrivania vuota. E la didascalia: "Ecco come appare il mio desktop alla fine della giornata".

Sarebbe andato tutto bene, ma in questa "sterilità" improvvisamente ho cominciato a sentirmi mancare. Essendo una persona creativa, mi circondavo delle cose che amo. Avevo bisogno di "ordine nel disordine": il caso in cui dall'esterno il tuo tavolo sembra un posto disordinato, ma sai esattamente cosa e dove.

Mi è sembrato che ci volesse molto tempo per mettere gli accessori da lavoro al loro posto. E un giorno una protesta si svegliò nell'anima dell'artista diseredato. E ora l'amata tazza, che semplicemente non ha tempo per lavarsi, è nascosta in un cassetto per gli effetti personali. E la mia anima è felice di una tale rivolta.

Prima di allora, ho lavorato come designer in una piccola agenzia pubblicitaria. Sulla mia scrivania c'erano volantini di film, tutti i tipi di immagini divertenti e una ciotola di noci, e persino una palla antistress, su cui indossiamo un nuovo costume ogni settimana, che abbiamo fatto di carta. E questo era buono.

Ma è così buono? Per trovare un pezzo di carta davvero importante ci è voluto circa lo stesso tempo che ci è voluto per mettere le cose in perfetto ordine. Essere distratti da un giornale con un oroscopo inattivo era una cosa comune, e richiedeva anche tempo.

Cosa dovresti scegliere dopo tutto?

La mia decisione è stata semplice: ho scelto il migliore tra due approcci. La sistematizzazione e l'ordine che offre il kaizen, combinato con la sua visione e le cose preferite.

La regola principale è non esagerare né con il kaizen né con il disordine.

Nei miei armadi, cassetti e documenti, tutto è disposto secondo un sistema chiaro. Ma sulla mia scrivania c'è sempre un angolo riservato alle cose ispiratrici: disegni, un fiore in vaso e un elefante dalla Thailandia.

Non aver paura di fare uno sforzo su te stesso e sistemare le cose importanti sugli scaffali. Una volta che ti ci abituerai un po', capirai che è molto conveniente. E metti da parte un angolo separato per il tuo disordine.

Kaizen va bene finché non passi più tempo sulla forma che sui contenuti. Il disordine creativo è buono purché non si trasformi in disordine.

Ho portato tre cose nel mio nuovo posto di lavoro. Innanzitutto, una tazza. In secondo luogo, un blocco con foglie a scacchi rimovibili invece di un diario. Terzo, un fiore in un vaso, che io stesso chiamo amorevolmente George. In onore di George Harrison. Sotto tutti gli altri aspetti: kaizen completo.