Come organizzare lo spazio di lavoro e il tempo in ufficio

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Tutto il lavoro in ufficio inizia con il proprio spazio di lavoro, ma spesso le persone non prestano abbastanza attenzione a questo momento. Lo spazio di lavoro non è solo mobili e computer, ma anche pianificazione, flusso di lavoro, strumenti aggiuntivi. Questo articolo contiene semplici suggerimenti su come organizzare correttamente il tuo posto di lavoro.

Tutto parte dal posto di lavoro.

D. Carnegie

Il lavoro inizia con il luogo di lavoro e la sua organizzazione. Ci sono, ovviamente, eccezioni sotto forma di personalità creative e uniche per le quali questo problema non è così importante. Ma anche loro hanno il loro sistema di disordine creativo, anche se non lo ammettono. La maggior parte delle persone lavora alle normali scrivanie negli uffici ordinari e i seguenti suggerimenti sono destinati a loro.

Desktop

Il giusto ambiente di lavoro sintonizza la mente al giusto ritmo. Non tieni la casa in disordine e sai esattamente dove e cosa si trova. È lo stesso sul posto di lavoro: tutto dovrebbe essere al suo posto e niente di superfluo che possa distrarre dai compiti principali.

Come inizia tutto quando arrivi al lavoro? Dal desktop. E di solito ci sono pile di carte, cancelleria sparsa, tazze, qualche souvenir inutile e polvere sul computer. E quale sarà lo stato interno dietro un simile luogo di lavoro? Smontato. Tu, ovviamente, non lo penserai, ma la mente subconscia ha già deciso tutto. Qualunque sia la realtà intorno, lo sei anche tu. E la coscienza ha raccolto questo pensiero e il tuo umore è sparito.

Mantieni la tua scrivania sempre in ordine. Inizia la tua giornata spolverando, regola l'illuminazione, scrivi informazioni utili sugli adesivi, lava la tua tazza di caffè, compila il tuo calendario - mettiti in moto. Queste semplici azioni daranno energia al lavoro che segue.

Il posto di lavoro ideale è uno strumento per il lavoro, un'illuminazione confortevole, cancelleria essenziale e mobili semplici per il lavoratore.

Come lavorare: in piedi o seduti? Tu decidi. Penso che stare seduti sia meglio, ma devi assolutamente fare delle pause: cammina, fai un po' di riscaldamento, prendi una boccata d'aria fresca, sali 2-3 piani su per le scale. Il mio programma di lavoro: 45 minuti - un compito senza interruzioni, una pausa di 15 minuti, poi 1 ora di lavoro continuo e 15 minuti di riposo. Così è strutturata la giornata lavorativa.

Non dimenticare il tuo armadietto o archivio, poiché ogni dipendente ha sempre il proprio file personale o archivio cartaceo. Puoi anche conservare oggetti personali nell'armadietto che non vorresti mettere in mostra. Ogni scaffale e armadio dovrebbe svolgere la sua funzione e non intersecarsi con altri elementi. Ciò renderà più comodo lavorare con documenti e vari accessori.

Gestione elettronica dei documenti

Crea copie di backup del tuo lavoro, documenti, progetti, informazioni di servizio archiviate sul tuo computer di lavoro e inviale al server dell'azienda o al cloud storage.

Quanta energia e nervi spendono le persone a causa delle informazioni perse! Il computer si è bloccato, si è bloccato, qualcuno ha cancellato accidentalmente dati importanti. Non ripetere il loro errore e fare i backup. Non lasciare che le circostanze controllino te e il tuo lavoro.

Non installare applicazioni non necessarie, la maggior parte delle operazioni necessarie vengono eseguite in pacchetti software standard. Se conosci bene un determinato strumento di lavoro, chiedi alla direzione o al dipartimento IT di installarlo, giustificando il tuo lavoro efficace in esso.

Un altro semplice consiglio: cerca di attenersi a una cosa nel tuo spazio elettronico. Se ti piacciono i servizi Yandex, sceglili, se i servizi Google - lavora con loro. Conoscerai tutti i punti di forza e di debolezza degli strumenti e sarai anche in grado di configurare rapidamente il tuo sistema in un nuovo posto. La corsa ai nuovi programmi non è sempre giustificata.

Sulla postazione di lavoro, crea la tua semplice gerarchia elettronica personale. Dovresti trovare uno dei tuoi vecchi documenti in pochissimo tempo. Ciò è particolarmente importante quando devi risolvere urgentemente qualcosa e hai dimenticato dove sono archiviate queste informazioni.

Scansiona tutti i documenti più importanti. Molti conflitti di lavoro tra i reparti sono sorti a causa di alcuni documenti importanti persi.

Pianificazione

Hai notato che il lavoro a volte si trasforma in un casino: un mucchio di compiti, conversazioni, riunioni, controllo di documenti. E tu stai girando in questo senza fine. Sembra che tu stia lavorando, ma è difficile chiamarlo lavoro. Dietro tutto ciò, non è visibile il quadro generale di ciò che sta accadendo, e questo è uno dei problemi della produttività moderna: ci sono le azioni, ci sono anche i risultati, ma sono poco evidenti nella routine.

Per evitare ciò, è necessario elaborare un piano di compiti e attività per il giorno, la settimana e anche per un mese.

La maggior parte usa quaderni o diari. Sì, va bene, ma la carta è "memoria ad accesso casuale", memorizza tutta la fluidità e le informazioni principali si perdono nell'abbondanza di pagine. Un quaderno o un diario è già un modo arcaico di pianificare. Nel diario, non vedi l'intera immagine degli eventi, non capisci quando è meglio fare una cosa e quando un'altra, e puoi anche perdere qualche evento importante. Non c'è modo di estrarre i dati richiesti e condurre un'analisi completa. Immagina quante pagine devi sfogliare per raccogliere le informazioni necessarie.

Ora ci sono molte applicazioni e servizi online per organizzare il tuo orario di lavoro. Credimi, questo dovrebbe essere fatto se vuoi lavorare in modo produttivo indipendentemente dalla situazione e dall'umore. La lista delle cose da fare oggi riguarda la gestione efficace delle attività e del tempo.

Uso il sistema di pianificazione del contesto nell'ambiente Outlook di Gleb Arkhangelsky. Quello che mi piace: la semplicità e l'efficienza dello strumento, un'applicazione ben nota, la combinazione di calendario, attività e posta in un unico spazio informativo, integrazione con le applicazioni per l'ufficio. Qualsiasi dipendente può essere formato in questo sistema di pianificazione in breve tempo.

Ecco alcuni suggerimenti per organizzare l'orario di lavoro:

• Pianifica in modo flessibile, nel contesto, non rigidamente nel tempo.
• Impara a capire cosa è importante e cosa no.
• Separa facilmente da questioni insignificanti.
• Apprezza la qualità del tempo trascorso, non il tempo stesso.
• Di' di no a te stesso e alle altre persone quando necessario.
• Inizia la giornata con compiti impegnativi e spiacevoli.
• Quando pianifichi attività e progetti sul lavoro, fissa delle scadenze per loro.

Un potente trucco psicologico è quello di cancellare un'attività completata o mettere un segno di spunta davanti ad essa. Questo ti darà energia interiore extra per ottenere grandi risultati. Vedrai che non tutto è vano.

Lavorare con la posta

Come organizzare il lavoro con la posta?

Innanzitutto, è necessario impostare il tempo di funzionamento con esso per ridurre il numero di interruzioni. È meglio farlo al mattino, quando iniziano a formarsi le attività, e nel pomeriggio, quando è necessario controllare come stanno le cose.

In secondo luogo, non dovresti rispondere subito a lettere ambigue. Devi pensare a tutto: ricorso, costruzione di una risposta, informazioni aggiuntive. Cerca di mantenere la soggettività il più bassa possibile. Dimentica le risposte rapide, come facevano tutti sui social network.

In terzo luogo, non sovraccaricare il testo della lettera con informazioni comprensibili solo al mittente stesso. Prova a rispondere brevemente e succintamente, soppesando ogni parola. Nella nostra era digitale, questo è molto importante: nessuno è interessato a guadare inferenze uniche.

E infine, non dimenticare la netiquette: rivolgersi al destinatario, stile di scrittura, informazioni sul caso, informazioni di contatto. Impara a scrivere una lettera, analizza ciò che hai scritto e come candidarti.

Strumento aggiuntivo

Un'altra cosa che aiuta a rendere il tuo lavoro più efficiente è la lavagna. Uno strumento indispensabile, soprattutto quando il reparto fa brainstorming o risolve un problema serio con fasi intermedie.

Nella mia carriera professionale, il consiglio è stato un attributo indispensabile dell'ambiente di lavoro. È anche utile in termini di risparmio di carta. Non crederai a quanti fogli vengono spesi per spiegare le tue idee e soluzioni.

Grazie al pensiero visivo (tutti ce l'hanno), le persone possono disegnare insieme alla lavagna, spiegare i loro pensieri e suggerire le migliori soluzioni a un problema. Tutti possono vedere e capire tutto.

Vorrei aggiungere che la musica mi aiuta nel mio lavoro. Ha un effetto positivo sulla mia produttività, soprattutto quando devo lavorare con attività ripetitive su un computer o redigere un grosso pacchetto di documenti. In generale, è bene iniziare la mattinata con musica positiva. Ma non dovresti accenderlo per tutti, ricorda: non stai lavorando da solo, per qualcuno la musica interferirà solo.