Come utilizzare Gmail in modo efficace: 25 suggerimenti

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-13 02:02

Anche se lavori con Google Mail ogni giorno, è probabile che tu non conosca tutte le sue capacità. Ecco 25 suggerimenti per utilizzare Gmail in modo efficace che semplificheranno molte attività e ti faranno risparmiare tempo.

1. Da dove cominciare?

Cambia lo sfondo

Invece di vedere il solito sfondo bianco di Gmail, ravviva la tua casella di posta con qualcosa di appariscente. Basta selezionare la sezione "Temi" nelle impostazioni nell'angolo in alto a destra per impostare un nuovo sfondo tra le opzioni proposte o caricare la propria immagine.

In alternativa, puoi sperimentare con le impostazioni dell'interfaccia. Nella modalità "Spaziosa" avrai molto spazio libero e "Compatto" è utile quando devi inserire il maggior numero possibile di messaggi sullo schermo.

Aggiungi amici (e messaggi)

Per aggiungere i tuoi contatti e vecchi messaggi al sistema (non importa se utilizzi Gmail per la prima volta o crei un account aggiuntivo), vai su "Impostazioni" → "Account e importazione" e seleziona il collegamento "Importa posta e contatti”. Ciò ti consentirà di aggiungere i tuoi dati da altre caselle di posta.

Rendi Gmail simile a Outlook

In Impostazioni → Lab, abilita la funzione Riquadro di anteprima per vedere il testo completo dei messaggi a destra, proprio come in Outlook. L'abitudine è una seconda natura, quindi se hai lavorato con la posta elettronica aziendale per tutta la vita e stai solo ora cercando di familiarizzare con Gmail, Viewport renderà la tua transizione più semplice.

Una volta abilitato, vedrai diverse opzioni di visualizzazione nel menu a discesa a sinistra delle impostazioni.

Concentrati sull'essenziale

Gmail può decidere quali messaggi sono più importanti per te. Intelligente, eh? In Impostazioni → Posta in arrivo, seleziona Tieni traccia della mia attività di posta elettronica… per fare in modo che Gmail analizzi i tuoi messaggi.

Puoi anche selezionare la funzione "Includi marcatori" o "Ignora filtri" (di seguito parleremo di più sui filtri) e modificare il tipo di cartella in modo che i messaggi importanti vengano visualizzati in alto. Quindi nel menu "Impostazioni" → "Generale" nella sezione "Notifiche desktop" (se utilizzi il browser Chrome, Firefox o Safari), puoi selezionare l'opzione "Abilita notifiche email importanti".

Sbarazzati del filo delle lettere

Ci sono due tipi di persone: quelli che amano la funzione Chaining e quelli che lo odiano con il potere di mille soli. Se appartieni al secondo gruppo, vai alla sezione "Impostazioni" → "Generale" e disattiva le "Catene di lettere".

2. Mantieni l'ordine

Archivia tutto

Gmail consente di archiviare i messaggi invece di eliminarli. Questo è fatto in modo da non doversi preoccupare della disponibilità di spazio libero e pulire costantemente il cassetto. Se vuoi archiviare un messaggio, aprilo e clicca sulla seconda icona da sinistra (una casella con una freccia rivolta verso il basso). Il messaggio ti aspetterà nella scheda Tutti i messaggi nella barra laterale sinistra.

Tieni traccia del tuo archivio

Non importa quanto spazio offre Gmail per l'archiviazione di file gratuita, è il 2016 e le persone inviano sempre più allegati. Se hai raggiunto il limite di memoria, è ora di sbarazzarti di alcuni messaggi. Fare clic sulla freccia nella casella di ricerca, contrassegnare la voce "Ci sono allegati", selezionare la dimensione 10 MB e fare clic sul pulsante con una lente di ingrandimento. Questo ti mostrerà tutti i messaggi oltre i 10 MB. Seleziona la casella per le lettere che non ti servono più e inviale nel cestino.

Rispondi e archivia

Perché lasciare un'e-mail nella tua casella di posta quando hai già risposto? Usa la funzione "Invia e archivia" per evitare di ingombrare i messaggi in arrivo mentre aspetti una risposta alla tua lettera. Vai su "Impostazioni" → "Generale" e seleziona "Mostra pulsante" Invia e archivia "in risposta". Ora puoi rispondere nel solito modo, accumulando messaggi nella tua casella di posta se lo desideri, o archiviare immediatamente le email non necessarie quando rispondi.

Usa etichette e filtri

Puoi aggiungere un'etichetta a ogni messaggio. Le nuove scorciatoie appariranno nella barra laterale sinistra. Basta aprire la lettera e fare clic sull'icona "Etichette" - è la seconda da destra. Ora crea un nuovo collegamento o selezionane uno esistente (a proposito, puoi trascinare il collegamento dalla barra laterale direttamente nel tuo messaggio).

Fare clic sul pulsante "Altro" e selezionare "Filtra email simili", quindi "Crea un filtro basato su questa query". Puoi scrivere un articolo separato sui filtri di Gmail, quindi consulta la sezione "" per maggiori dettagli.

Acquista spazio di archiviazione aggiuntivo

Se sei completamente stanco di scherzare con il problema dell'archiviazione dei file, puoi spendere soldi per spazio aggiuntivo. Scorri verso il basso la pagina dei messaggi e nell'angolo in basso a sinistra vedrai quanto spazio ti è rimasto, oltre al link "Gestisci".

Se hai occupato quasi il 100% dello spazio disponibile, segui il link. Il piano da 100 GB costa 139 rubli al mese e lo spazio extra può essere utilizzato non solo per Gmail, ma anche in Google Drive e Google Foto, se li usi.

3. Prendilo sul serio

Cambia la modalità di visualizzazione delle email sulla pagina

Prova ad aumentare il numero di messaggi per pagina a 100, in modo da poter esaminare a colpo d'occhio l'intera serie di lettere. Vai su Impostazioni → Generale → Dimensione massima pagina. Lì puoi anche scegliere di visualizzare 10, 15, 20, 25 e 50 messaggi per pagina.

Distribuisci tutto per colore

Puoi contrassegnare un messaggio come importante molto rapidamente, ma messaggi diversi possono avere gradi di importanza diversi. Vai su Impostazioni → Generali → Stelle e seleziona Tutte le stelle. Ora, se fai clic sulla stella, contrassegnando la lettera, cambierà colore ad ogni clic. Questo ti aiuterà a ordinare i tuoi messaggi importanti in base al loro contenuto.

Trasforma i messaggi in elenchi di cose da fare

È probabile che pensi già alla tua casella di posta come a un'enorme lista di cose da fare. Allora perché non trasformare le tue e-mail in attività che puoi cancellare? Fare clic sul pulsante "Altro" nella conversazione attiva e selezionare "Aggiungi alle attività". Questo thread verrà ora visualizzato in Google Task insieme a un collegamento al post originale.

Tieni traccia del numero di messaggi non letti

Nella sezione "Impostazioni" → "Laboratorio" abilitare la funzione "Icona dei messaggi non letti". Se tu, come qualsiasi persona normale, hai la scheda della posta aperta tutto il giorno, vedrai sempre quanti messaggi non letti hai lasciato. Questo è nel caso in cui ti manca lo stress.

Lavoro offline

Se utilizzi il browser Google Chrome, hai la possibilità di lavorare nella posta offline. Ovviamente non potrai inviare e ricevere nuovi messaggi, ma potrai spostare le lettere da una cartella all'altra e creare bozze. Per abilitare questa funzione, vai su Impostazioni → Offline.

Dai accesso al tuo account a una segretaria

Se ancora non riesci a far fronte alle lettere, puoi trasmettere tutto questo orrore alla tua segretaria. Per fare ciò, vai su "Impostazioni" → "Account e importazione", seleziona "Concedi l'accesso al tuo account" e aggiungi altri utenti Google. Non avranno il diritto di modificare le impostazioni e la password, ma potranno leggere, archiviare i messaggi e, naturalmente, rispondere. La lettera sarà firmata con il tuo nome e il nome della tua segretaria tra parentesi per evitare confusione.

4. Controlla il fattore umano

Blocca indirizzi

Alcuni non capiscono affatto i suggerimenti. Fortunatamente, puoi bloccare qualsiasi persona (o sito Web) con solo un paio di clic. Dopo aver ricevuto un messaggio da qualcuno che vorresti aggiungere alla blacklist, clicca sulla freccia in alto a destra e seleziona la funzione "Blocca utente".

Ora tutti i messaggi da questo indirizzo andranno direttamente allo spam.

Trova vecchie lettere

Vuoi trovare rapidamente tutti i messaggi di un amico contemporaneamente? Basta posizionare il cursore sul nome del mittente, dalla posta in arrivo o da una lettera specifica, e apparirà una scheda di contatto. Quindi fare clic sul collegamento "Conversazioni" per visualizzare tutti i messaggi di quel contatto.

Cancella i messaggi errati

A un certo punto abbiamo tutti inviato per sbaglio lettere all'indirizzo sbagliato. Fortunatamente, in Gmail, puoi semplicemente annullare l'invio. Vai alla sezione "Impostazioni" → "Generale" e abilita la funzione "Annulla invio". Qui puoi anche selezionare il periodo di tempo per l'annullamento dell'invio: da 5 a 30 secondi. La prossima volta che invii un messaggio, noterai "Annulla" in alto.

Salta i messaggi di gruppo

Puoi facilmente uscire dal thread del messaggio di gruppo facendo clic sul pulsante Altro e scegliendo Ignora. Ora salterai tutti i messaggi tranne quelli in cui sei l'unico destinatario della lettera.

Se vuoi tornare al messaggio di gruppo, inserisci la query is: muted nella casella di ricerca, così vedrai tutti i thread ignorati. Quindi scegli Non ignorare dal menu Altro. A meno che, naturalmente, tu non ti senta affatto dispiaciuto per te stesso.

5. Risparmia tempo

Crea nuovi account in movimento

Supponiamo che tu voglia filtrare i messaggi con molta attenzione o, ad esempio, creare un account aggiuntivo per i servizi che utilizzano già il tuo account Gmail principale. In questo caso, puoi creare un indirizzo postale virtuale associato all'indirizzo principale semplicemente aggiungendo "+ qualsiasi parola" prima del simbolo @ durante la digitazione. Ad esempio, "il tuo indirizzo è [email protected]" per gli acquisti online.

Tutti i messaggi di risposta andranno al tuo indirizzo Gmail principale.

Invia messaggi nel sonno

Fai in modo che clienti e colleghi pensino che sei un maniaco del lavoro programmandoli per inviare messaggi di notte utilizzando un'estensione disponibile per Chrome, Safari e Firefox. Con la versione gratuita puoi inviare fino a 10 messaggi al mese.

Inoltre, questa estensione trasformerà le tue e-mail in promemoria, non visualizzandole nella tua casella di posta finché non sarai pronto a rispondere. Questo è l'ideale per creare l'aspetto di una casella di posta vuota il venerdì sera.

Rispondi automaticamente alle richieste duplicate

Se i clienti fastidiosi ti inondano con lo stesso tipo di richieste, non è necessario digitare la stessa risposta più e più volte. Basta attivare la funzione "Modelli di risposta" nella sezione "Impostazioni" → "Laboratorio". La prossima volta che stampi una risposta, salvala come modello e sentiti libero di inviarla a tutte le stesse richieste.

6. Fare clic di meno

Dai una pausa al tuo mouse

Quasi tutto in Gmail può essere fatto utilizzando la tastiera. Le scorciatoie da tastiera di base funzionano per impostazione predefinita, ma non dimenticare di andare su Impostazioni → Generale e abilitare la funzione Scorciatoie da tastiera. Salva le modifiche e fai clic sul punto interrogativo per visualizzare le possibili scorciatoie da tastiera.

Smetti di controllare altre caselle di posta

Nella sezione "Impostazioni" → "Account e importazione", fai clic sul collegamento "Aggiungi il tuo account di posta POP3" e Gmail scaricherà la tua posta da altre caselle di posta. Quindi imposta l'invio dei messaggi: puoi rispondere sia dal tuo indirizzo Gmail che da altri indirizzi email.