Come uscire dalla "routine" e affrontare finalmente i compiti strategici

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

"Chi se non io?" - un pensiero tipico che ti trascina in una routine. La giusta preparazione ti aiuterà a trovare il tempo per le cose veramente importanti.

La gestione degli eventi attuali dell'organizzazione, o gestione operativa, è una parte necessaria del lavoro di progetto. Ciò include, ad esempio, l'interazione quotidiana con i subordinati o la risposta immediata a tutte le attività in arrivo. Ma questo porta benefici reali solo se il lavoro è costruito sulla base di una strategia ben congegnata e approvata, che dovrebbe essere il proprietario dell'impresa. Altrimenti, è un processo infinito e caotico che consuma tutte le risorse.

In qualsiasi libro di testo sulle attività gestionali, è scritto come organizzare correttamente il lavoro: progettare, realizzare e poi delegare al vertice aziendale il sistema di gestione operativa dell'azienda. Ma in pratica, tutto risulta essere molto più complicato. Prima di introdurre un nuovo sistema di gestione, è importante creare le condizioni necessarie.

Formare il personale

Per allontanarsi dalla "routine", i compiti devono essere delegati. E farlo per non essere costantemente distratti dal controllo.

Affinché l'azienda possa prosperare e il proprietario sia in grado di impegnarsi in compiti strategici, il team deve avere leader proattivi e interpreti coscienziosi.

Esistono molti sistemi di tipologie di dipendenti, ma tutti, in un modo o nell'altro, si riducono al fatto che in azienda dovrebbero lavorare persone motivate e interessate. Pertanto, in questa fase, è molto importante condurre una valutazione di alta qualità del personale. I modi migliori per risolvere questo problema sono i modi in cui il criterio principale è la prestazione, non la competenza. Ad esempio, puoi utilizzare il metodo "360 gradi": questa è una valutazione di un dipendente da parte dei suoi colleghi, subordinati, dirigenti, clienti e se stesso.

Cosa fare con coloro che si sono dimostrati dipendenti inefficaci? Per cominciare, cercheremo di "aggiustarli", cioè di motivarli. Qui è necessario identificare coloro che si ispirano ai risultati: lavoreranno più divertendosi se gli viene promesso un premio. Ma coloro che sono motivati dalla punizione e coloro che non reagiscono affatto alla stimolazione (questo è anche peggio), devono liberarsene. È importante rendere questo processo passo dopo passo e non ovvio per il team. Altrimenti, hai tutte le possibilità di rovinare l'azienda.

Al resto, devi trasmettere chiaramente l'idea di cosa ti aspetti da loro, o meglio, per cosa stai dando il tuo stipendio. Un dipendente deve capire che le sue azioni portano un tale profitto all'azienda, motivo per cui riceve un tale stipendio e un tale bonus. In altre parole, implementare un sistema trasparente di motivazione materiale basato su indicatori di performance - KPI (Key Performance Indicator).

Trattare con le finanze

Quindi, la squadra è stata sistemata. Passiamo all'argomento più scottante per qualsiasi uomo d'affari: la finanza aziendale.

A volte, specialmente durante una rapida crescita, il proprietario e il top management dimenticano la cosa più importante: l'economia del progetto. Per capire chiaramente come vanno e vengono i soldi, è necessario eseguire una serie di procedure.

• Calcola l'economia unitaria del progetto: la redditività o la perdita di un'unità di beni o servizi per cliente. Ciò ti consentirà di capire quali prodotti devono essere rafforzati e quali dovrebbero essere abbandonati del tutto, in modo che l'attività nel suo insieme rimanga redditizia.
• Identificare e promuovere il prodotto più marginale. Lasciati guidare dal principio: rafforzare il forte per sviluppare il debole. Se non c'è profitto, semplicemente non avrai risorse per nuove direzioni.
• Controllare il libro paga (paghe) per l'adeguatezza. Rimarrai sorpreso, ma con il corretto calcolo dell'economia del progetto, potrebbe risultare che "due escavatori e mezzo" ti saranno sufficienti. A volte, invece di mantenere tre dipendenti, è meglio distribuire (per un pagamento aggiuntivo) una parte aggiuntiva delle attività tra due dipendenti: questo farà risparmiare in modo significativo il libro paga.

Tutto questo deve essere fatto al fine di preparare l'ambiente per il trasferimento dei processi costruiti ai vertici dell'azienda.

Standardizzare i processi

Passiamo alle azioni tattiche. Ti sei mai chiesto perché i dipendenti dei fast food sono così veloci? Perché hanno processi ben definiti: sanno in che ordine mettere gli hamburger, come muoversi in cucina per non ferire un collega, quanti grammi di salsa aggiungere a un determinato piatto. Lo stesso dovrebbe essere fatto con qualsiasi processo nella tua azienda.

Puoi iniziare con lo stesso personale: scrivi le descrizioni del lavoro. Basta non scaricare da Internet, ma scrivere esattamente cosa dovrebbe fare un dipendente specifico della tua azienda. Calcola anche il sistema KPI: abbiamo già parlato della necessità di utilizzare questa tecnica. È meglio se è approvato per tutti i dipendenti.

Nelle vendite, assicurati di implementare un sistema CRM (Customer Relationship Management) per non perdere un solo cliente e per non lavorare aggirando standard e liste di controllo.

È necessario regolare tutti i processi: dai compiti più semplici alle decisioni gestionali complesse. Certo, a volte le regole possono essere infrante, ma grazie a un chiaro sistema di coordinate, non puoi preoccuparti di ciò che sta accadendo a questo o quel livello dell'azienda.

Implementare l'automazione

Durante il processo di standardizzazione, identificherai quelle zone che possono e devono essere automatizzate, ovvero eliminare la necessità di ripetere lo stesso tipo di azioni. Ad esempio, al ricevimento di una richiesta in arrivo, un manager inserisce i dati del cliente in un sistema CRM, quindi copia le informazioni per uno specialista del servizio clienti in Excel e per il marketing trasferisce le informazioni su Fogli Google. Tutte queste manipolazioni possono essere evitate e quindi aumentare significativamente l'efficienza dei dipendenti e l'intero processo di produzione.

Sarai sorpreso di quanto tempo e fatica puoi risparmiare se non usi il lavoro di un manager per calcoli standard, ma spendi una volta su una soluzione operativa intelligente. Tali sistemi ora esistono per il CRM nelle vendite, per le attività contabili e persino per il reclutamento.

Automatizza tutto ciò che puoi. Così eviterai infiniti errori dovuti al fattore umano, ottimizzerai i processi e, possibilmente, risparmierai sui salari.

Stabilire la gestione operativa

Quindi, sei circondato da dipendenti motivati che sanno cosa devono fare per ottenere un risultato decente. Hai un modello finanziario chiaro e hai un'idea di dove muoverti per aumentare costantemente i profitti. I processi all'interno dell'azienda sono standardizzati e automatizzati.

Ora devi delegare il controllo operativo. Importante: non legare i processi a una persona, per non metterti in una posizione in cui la tua attività dipende completamente da un manager assunto. Dopo aver rimosso la gestione operativa da te stesso, non creare un altro polo, ma prova a dividere le attività in diverse aree: ad esempio, affida tutte le questioni monetarie al dipartimento finanziario e lavora con i clienti - al dipartimento di servizio.

Ora puoi impegnarti in una gestione strategica in tutta tranquillità. Ma assicurati di controllare almeno una volta al trimestre se la parte tattica della gestione del progetto coincide con la strategia che stai implementando. Dopotutto, un controllo ragionevole è la chiave per un lavoro stabile e a lungo termine dell'azienda.