12 consigli degli esperti per aiutarti a rimanere in pista

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il superlavoro è un sintomo di una scarsa pianificazione.

La reputazione di qualcuno che fa sempre il lavoro in tempo vale molto. Ma non si presenta da solo, solo perché ti sforzi molto, non dormi abbastanza e generalmente lavori come un cavallo. Tutto quanto sopra sono misure estreme per qualcuno che non sa come pianificare.

Ecco alcuni principi chiave per aiutarti a gestire il carico di lavoro e completare il tuo progetto in tempo.

1. Renditi conto che non rispettare le scadenze è sempre una scelta personale

Ci sono aree in cui quasi l'unico modo per ottenere un buon progetto è mentire al cliente che affronterai il compito più velocemente dei tuoi concorrenti. Ma ricorda che lavorare in un settore del genere è esclusivamente una tua scelta. E se è fatto, vale la pena accettare che le scadenze verranno inevitabilmente perse e dovrai affrontare l'ansia e altre emozioni spiacevoli.

2. Considera la possibilità di cambiamento

Dal momento che tutto si riduce a una scelta personale, prendi in considerazione un settore diverso, in cui le scadenze sono previste e apprezzate. In esso, puoi ottenere la soddisfazione di mantenere le promesse e di beneficiare le persone.

3. Non fare scadenze false

La tentazione è grande, perché una scadenza anticipata sembra un buon incentivo: tutti i membri del team completeranno accuratamente i loro compiti prima che arrivi la vera scadenza. Ma le persone sono diverse. Uno ascolterà le tue parole e farà davvero tutto in tempo. E l'altro considererà la data che hai specificato solo come una raccomandazione.

Una mossa più efficace è spiegare ai dipendenti fin dall'inizio cosa si intende esattamente per scadenza e quali saranno le conseguenze se tutti insieme la infrangerete. E la falsa scadenza è qualcosa come la famosa storia di un ragazzo che urlava inutilmente: "Lupi!" Quando è stato veramente attaccato, nessuno è venuto ad aiutarlo.

4. Lascia un po' di tempo

Non fare promesse a partner e clienti in base a scadenze interne. Un progetto che non ha tempo da perdere rischia di essere ritardato. Non è possibile, ma di sicuro. Più lungo è il periodo tra il completamento del progetto e la consegna al cliente, maggiore è la probabilità che rientri nella scadenza.

5. Apprezza lo sforzo che fai

Fare qualcosa in tempo è più costoso che fare la stessa cosa in un formato "quando funziona". E se non stai infrangendo le scadenze, consideralo come un valore che dovrebbe essere incluso nella tua paga. Quindi usa i soldi che hai guadagnato per assicurarti di non perdere la prossima scadenza.

6. Raccontati il problema principale

Per rispettare le scadenze, è necessario un approccio sistematico alla pianificazione e all'avanzamento graduale. Se stai costantemente tagliando gli angoli o bruciando entro la data di scadenza del progetto, molto probabilmente hai un problema di pianificazione sistemica. E deve essere affrontato.

7. Rivedere l'assegnazione, se necessario

Eseguire solo parzialmente il lavoro concordato, pur di rispettare la scadenza, è ovviamente una mossa perdente. È molto più competente essere costantemente in contatto con il cliente e, se necessario, rivedere i termini di riferimento insieme eliminando o aggiungendo blocchi separati. "Ora lo faremo, ma questo sarà nella prossima versione" è un messaggio perfettamente accettabile. Soprattutto quando le persone si aspettano di ricevere il prodotto in tempo.

8. Spezza la scadenza globale in più scadenze locali

Se hai un progetto grande e ramificato, è sconsigliabile fissare un'unica scadenza: sicuramente non arriverai in tempo. Meglio spezzare la scadenza totale in 10-15 intermedie. Ciò ti consentirà di capire come sta procedendo l'attività e di reagire ai ritardi locali prima che sia troppo tardi.

9. Non aspettarti di prendere quantità

Il concetto mitico di "mese uomo" è una seria trappola. Nove persone, anche con grandissimi sforzi, non saranno in grado di sopportare e dare alla luce un bambino in un mese. Non sempre sarà possibile accelerare un progetto assumendo più dipendenti.

Se risolvi il problema delle scadenze in questo modo, molto probabilmente non sarai in tempo. Considera un'alternativa: avere un numero sufficiente di persone in ogni fase del progetto e queste fasi si muovono in parallelo, se possibile.

10. Se qualcosa può essere deciso in anticipo, fallo

Quando hai solo bisogno di una persona per approvare ogni fase di un progetto, è improbabile che sarai in grado di eseguire più processi in parallelo. Ma se una specifica rigorosa viene redatta in anticipo, molte cose saranno approvate prima dell'inizio del progetto.

11. Separare gli affari dalle emozioni

Quando parli dell'avvicinarsi a una scadenza, la discussione spesso si riduce a questioni di fiducia, vergogna e apprezzamento per gli sforzi di ciascuna persona. Affinché tali discussioni siano efficaci, è meglio comprendere le complessità sistemiche e fare affidamento su dati reali, piuttosto che sulle emozioni.

12. Non tacere sui problemi

Tali difficoltà non si risolveranno da sole. Nel mondo odierno pieno di messaggistica istantanea e altre opzioni di connettività, non esiste un unico motivo tecnico per cui un manager non possa conoscere lo stato di avanzamento di un progetto e i problemi che sorgono così come il team.