7 metodi di pianificazione efficaci per aiutarti a rimanere in pista

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Energy List, GTD, Bullet Journal e altre opzioni, tra le quali c'è sicuramente quella giusta per te.

1. Il metodo delle carte

Questo metodo di pianificazione è stato proposto dal famoso specialista russo di gestione del tempo Gleb Arkhangelsky. Fornisce coaching aziendale, scrive libri e gestisce anche la sua società di consulenza per la gestione del tempo. Insieme ad alcuni principi, Gleb ha anche sviluppato un metodo per una pianificazione rapida utilizzando le carte.

Come funziona

Non avrai bisogno di un'agenda spessa in questo caso: bastano pochi fogli di carta. Ottieni tre carte per scopi diversi. Possono essere multicolori, con note o con adesivi. La cosa principale è che differiscono l'uno dall'altro e, naturalmente, ti piacciono.

La prima carta è strategica. Conterrà i tuoi obiettivi chiave, per raggiungere i quali devi fare ogni sforzo possibile. Nel secondo, dedicato agli obiettivi a lungo termine, annoti tutte le attività e i piani per l'anno o diversi anni in anticipo. La terza carta conterrà l'evento più importante della prossima giornata. E, naturalmente, cambierà più spesso.

• Livello: novizio.
• Un vantaggio: non c'è bisogno di capire l'arte della pianificazione. Tutto è il più veloce e semplice possibile.
• Meno: le cose meno importanti rimangono ancora non pianificate. Quindi puoi dimenticartene completamente.

2. Il metodo di Ivy Lee

La bellezza della metodologia della giornalista americana Ivy Lee è la sua semplicità e coerenza. La maggior parte dei tentativi di iniziare fallisce a causa della mancanza di un piano, della mancanza di concentrazione e delle priorità sbagliate. Per risolvere questi problemi, Lee suggerisce di limitarci a sei compiti al giorno e di svolgerli uno dopo l'altro.

Come funziona

Alla fine della giornata, identifica sei cose principali da fare e assegna loro la priorità, iniziando dalla più importante. Il giorno dopo, al mattino, inizia immediatamente il primo compito della lista e, quando lo completi, affronta il prossimo. E così via fino alla vittoria.

• Livello: novizio.
• Un vantaggio: Rende la pianificazione molto più semplice, rende più facile iniziare e rimanere coerente mentre si attiene ai tuoi obiettivi.
• Meno: il metodo non funziona bene se si hanno spesso attività non pianificate durante il giorno.

3. Metodo di stima

Spesso nel processo di pianificazione, i compiti importanti si perdono tra compiti minori. Questo perché non contrassegniamo la loro priorità. Anche se comprendi la necessità di completare un'attività, è importante dichiararla per iscritto. Infatti, durante la giornata lavorativa, non sempre c'è tempo per valutare adeguatamente l'importanza di ogni caso.

Come funziona

Assegnare punti alle attività pianificate da zero a due, a seconda del grado di importanza. La priorità principale sono due punti. L'attività a un punto può essere completata in seguito. E le piccole responsabilità e le attività quotidiane ottengono zero punti.

Ricordati di valutare il lavoro alla fine della giornata, ad esempio su una scala a cinque punti. Un caso insoddisfatto, che ha ricevuto 1 o 2, influenzerà il lavoro imminente e causerà disagi. Come i brutti voti a scuola. Questo è importante per comprendere le tue prestazioni e gestire il tuo programma.

• Livello: novizio.
• Un vantaggio: il metodo ti insegnerà a valutare l'importanza dei compiti e a gestire la tua efficacia.
• Meno: non è adatto a tutti. Le assegnazioni possono essere prioritarie e i numeri possono essere fonte di confusione quando arrivi al lavoro.

4. Elenco energia

Ogni compito richiede una diversa quantità di sforzo mentale o fisico. Allo stesso tempo, le attività a breve termine possono richiedere più energia di quelle più lunghe. L'essenza di questo metodo è distribuire tutti i compiti in base agli sforzi richiesti e assumerli in base a come ti senti.

Come funziona

Quando crei la tua lista di cose da fare, dividi tutte le attività in tre categorie: difficile, medio e leggero. Il primo è tutto ciò che richiede la massima concentrazione e stress, il secondo è attività comune, l'ultimo è una semplice routine eseguita quasi automaticamente. Prima di iniziare il lavoro, valuta il livello di forza e scegli l'attività appropriata.

• Livello: amatoriale.
• Un vantaggio: le scuse non funzionano, perché non importa la quantità di tempo ed energia, c'è sempre qualcosa da fare.
• Meno: è necessaria l'autodisciplina. Quando sei pieno di energia, devi affrontare cose difficili e non abbandonarle a favore di una routine facile.

5. Metodo 1-3-5

Un gran numero di casi scoraggia il desiderio di affrontarli. Pertanto, molti esperti di gestione del tempo consigliano di individuare fino a nove compiti ed eseguirli a seconda del grado di importanza.

Quindi, gli obiettivi minori possono essere trasferiti a un altro giorno, mentre si completano le attività pianificate più importanti. Il metodo 1-3-5 è abbastanza facile da usare, sebbene richieda un po' di tempo e sforzi per isolare le attività.

Come funziona

Pianifica nove cose per te stesso ogni giorno: 1 - il compito più importante, sarà sempre una priorità; 3 - casi che richiedono una soluzione durante la giornata lavorativa; 5 - piccoli compiti che vengono eseguiti quando possibile.

Non dimenticare che è necessario mantenere il numero di casi e non superarlo. In caso contrario, il metodo sarà inefficace.

• Livello: amatoriale.
• Un vantaggio: già nel processo di pianificazione, le attività non necessarie vengono scartate e nell'elenco rimangono solo quelle realmente necessarie.
• Meno: la tecnica non funziona nei giorni in cui il numero di compiti importanti supera quello consigliato.

6. GTD - Come fare le cose

In russo, il nome della tecnica suona come "Portare le cose a termine" o "Come mettere le cose in ordine". È stato sviluppato dall'esperto americano di gestione del tempo David Allen.

Nel libro con lo stesso nome, ha suggerito che è importante per una persona impegnata liberare il cervello dai compiti attuali. Questo è l'unico modo per concentrarsi sulla loro implementazione di qualità. Questo metodo è ottimo per tenere un pianificatore da scrivania.

Come funziona

Per utilizzare il metodo GTD con sicurezza, devi abituarti. Esiste un intero sistema per valutare le attività e non è facile affrontarlo subito. Annota le cose e contrassegnale con simboli speciali:

1. Un cerchio vuoto è un compito da completare.
2. Il cerchio con la striscia barrata è l'attività che viene eseguita ora.
3. Cerchio pieno a metà: l'attività non è completamente completata.
4. Un cerchio pieno: l'attività è completata.
5. Cerchio con un'attività incrociata annullata.
6. Un cerchio pieno con una freccia - Qualcun altro sta facendo il compito.
7. Il punto esclamativo è l'attività con la priorità più alta.
8. Un cerchio con un punto: devi tenere costantemente a mente questo compito.

• Livello: amatoriale.
• Un vantaggio: opzione avanzata di pianificazione istantanea. Non è necessario tenere traccia della priorità delle attività. Se hai un lavoro, fallo.
• Meno: il metodo è poco adatto alla pianificazione a lungo termine. Piuttosto adatto come aggiunta a quello principale.

7. Diario di proiettili

L'opzione di pianificazione più flessibile è un'agenda e un diario personale allo stesso tempo. È stato inventato dal designer americano Ryder Carroll e spiegato nel video tutorial sopra.

Questo metodo ti consente di annotare qualsiasi pensiero casuale nel tuo diario, nonché importanti attività o piani aziendali per lungo tempo. Non è facile da affrontare, ma una volta che ci si abitua, non smettere mai di pianificare.

Come funziona

Nella prima pagina, crea un sommario con i titoli delle sezioni e compilalo man mano che procedi. La prossima è l'inversione annuale con grandi obiettivi e date importanti. Ti aiuta a valutare i tuoi piani nel loro insieme. Gli storni mensili sono nelle pagine seguenti. A sinistra, scrivi i giorni del mese e i giorni della settimana. Di fronte a loro, segna gli eventi, le cui date non cambieranno sicuramente. Sulla destra ci sono le attività comuni del mese.

Facoltativamente, puoi aggiungere attività per ogni settimana o persino pianificare il giorno per ora. Usa caratteri speciali per evidenziare diverse attività. All'inizio, è meglio scrivere tali note su un foglio di carta separato finché non ti abitui a usarle. Soprattutto, non dimenticare di includere nel sommario pagine di mesi o, ad esempio, elenchi.

• Livello: professionale.
• Professionisti: a differenza delle solite opzioni, questo diario può essere iniziato da qualsiasi data e anche in un normale taccuino. È anche conveniente creare liste di controllo ed elenchi qui.
• Svantaggi: ci vorrà del tempo per sistemare tutti i dettagli e abituarsi a questo metodo.