Kanban personale: come imparare a fare il lavoro in tempo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

La cosa principale del metodo giapponese di organizzare il lavoro in domande e risposte.

Cos'è questa parola incomprensibile - "kanban"?

Kanban personale è una mappa interattiva del tuo impiego. Una delle opzioni più comuni e convenienti è una lavagna adesiva che ti aiuta a portare a termine il lavoro in tempo.

La stessa parola "kanban" è tradotta dal giapponese come "cartellone". Ci è arrivato dallo stabilimento Toyota, dove si chiama così il sistema di organizzazione della produzione.

In che modo una lavagna adesiva può aiutarti a rispettare le scadenze?

Ti permette di vedere la cosa principale: quali sono le tue priorità e cosa hai già raggiunto. Ti insegna anche a non essere disperso in attività secondarie e poco importanti in questo momento e a non assumerti troppi impegni.

Probabilmente tutto questo è molto difficile?

No. Ci sono solo due regole principali nel sistema kanban:

1. Devi visualizzare il tuo flusso di lavoro. Questo ti aiuta a vedere il tuo carico effettivo e, se necessario, a cambiarlo.
2. Devi limitare il numero di attività su cui stai lavorando attivamente. Spesso, per illustrare questa regola, citano l'esempio di un giocoliere: più oggetti raccoglie, maggiore è la possibilità di rompere qualcosa.

Visualizzare significa mettere su una lavagna con gli adesivi?

Non necessario. Puoi utilizzare qualsiasi opzione conveniente per te: una lavagna, un frigorifero con magneti, un notebook, applicazioni speciali e così via. La cosa principale è disegnare almeno tre colonne: Da fare, Fare, Fatto. Devono essere riempiti con adesivi o iscrizioni per vedere in qualsiasi momento quanto sei impegnato in questo momento.

Puoi anche aggiungere una colonna In sospeso per le attività non urgenti. O qualsiasi altra colonna, ad esempio "Riposo" (con le attività "ordina pizza", "vai a sciare" e così via).

Funziona semplicemente: sposti adesivi (o note) da una colonna all'altra mentre completi le attività.

E cosa mi darà?

Un'opportunità per ottenere un feedback efficace. Quando sposti l'adesivo nella colonna "Fatto", il tuo cervello diventa dolce: l'attività è completata, puoi riposarti o iniziarne una nuova.

Col tempo, svilupperai l'abitudine di iniziare una nuova attività solo dopo che quella precedente è stata completata. Ciò significa, idealmente, che non ci saranno affari incompiuti.

Come posso determinare quante attività posso completare?

Empiricamente. Inizia a utilizzare il tuo kanban personale e con il tempo scoprirai qual è la tua "larghezza di banda". Può cambiare a seconda della complessità delle attività, delle condizioni e dell'umore. Scegli un minimo e poi alza l'asticella.

A proposito, questa è una buona protezione contro il burnout sul lavoro. Imparerai a gestire il tuo carico di lavoro senza compromettere la tua carriera.

In che modo un kanban personale è diverso da un normale elenco di cose da fare?

La visualizzazione, la capacità di vedere il risultato finale (quanto hai fatto in un giorno) consente di condurre un'analisi, determinare quali attività ti ispirano e quali vengono eseguite con difficoltà (è meglio eseguirle prima).

Una normale lista di cose da fare non è interattiva, non fornisce feedback, non allevia lo stress, poiché non struttura la giornata lavorativa.

Quali app stanno sostituendo la lavagna adesiva?

Trello è un'app gratuita ottima come strumento per creare il proprio lavoro e gestire piccoli progetti. Può anche essere utilizzato per l'allenamento, la visualizzazione di un elenco di obiettivi e desideri, riparazioni, pianificazione del viaggio, ricerca e così via.

KanbanFlow assomiglia a Trello, ma in realtà si adatta ancora di più al classico concetto di "kanban". L'applicazione, oltre a creare schede e task, permette di tenere traccia del tempo impiegato per la loro esecuzione (viene utilizzato il metodo Pomodoro).

Kanbanote è un componente aggiuntivo della popolare app Evernote che visualizza elenchi di cose da fare.

Se voglio saperne di più, cosa devo leggere?

Una delle pubblicazioni più popolari è Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life di Jim Benson e Tonian De Maria Barry, che fornisce una conoscenza di base del sistema.

Jim Benson gestisce anche un blog in cui risponde a domande e consulta.