Come ripulire Google Documenti

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Rastrelliamo infinite "Nuove cartelle" e ci liberiamo di documenti con nomi incomprensibili.

Se lavori molto con Google Docs o Google Docs, probabilmente hai riscontrato il problema che ci sono troppi file e la pagina principale del servizio si trasforma in una soffitta disordinata. Lifehacker spiega come creare ordine dal caos.

Usa strumenti di ordinamento integrati

Google Documenti ha diversi strumenti di ordinamento integrati per aiutarti a trovare rapidamente i file che desideri. Per farlo basta selezionare l'apposita opzione cliccando su uno dei simboli nella parte in alto a destra della schermata principale.

1. Per formato di visualizzazione

Il servizio consente di personalizzare il modo preferito di visualizzare i file: un elenco o una griglia. Per fare ciò, basta fare clic sull'icona corrispondente.

2. Per data o titolo

Puoi comodamente ordinare i documenti in base alla data in cui sono stati visualizzati, alla data delle modifiche apportate da te o da tutti gli utenti e anche per titolo.

3. Dal proprietario

Google Docs consente a più utenti di lavorare sui documenti contemporaneamente, motivo per cui questo servizio è così conveniente. Se non stai solo creando documenti, ma anche lavorando con estranei o lavorando collettivamente, l'ordinamento per proprietario (creatore) del documento ti aiuterà. Per utilizzarlo, è sufficiente fare clic sull'elemento appropriato nella schermata principale e selezionare l'opzione appropriata.

4. Dove possibile accesso

Per visualizzare tutti i file creati da altri utenti e disponibili per te, fai clic sull'icona della cartella nell'angolo in alto a destra della schermata principale e seleziona "Disponibile".

Organizzati su Google Drive

Tutti i file di Google Documenti (oltre a Fogli e Presentazioni) sono disponibili su Google Drive. Pertanto, in larga misura, l'ordine in Disco è una condizione dell'ordine in Documenti. Ecco cosa puoi fare per affrontare il caos.

1. Ordina i documenti in cartelle

Puoi creare facilmente cartelle su Google Drive. Per fare ciò, è necessario fare clic sul grande pulsante "Crea" e selezionare la voce "Cartella".

Dai ai tuoi file e cartelle nomi chiari e specifici. Dai nomi "Nuova cartella", "Senza titolo", "1" o "lvpdlvarp" non è chiaro cosa ci sia dentro. Inoltre, tali file e cartelle saranno più difficili da trovare tra molti altri. I titoli "Rapporti di settembre", "Elenco dei contatti dei clienti alle 15.10" o "Articolo sulla biotecnologia" ti aiuteranno a mantenere i tuoi registri più efficienti.

È possibile trasferire i file in una cartella facendo clic con il tasto destro su di essi e selezionando l'elemento appropriato.

Il menu delle cartelle può essere aperto dalla schermata iniziale di Google Documenti.

2. Usa diversi colori ed etichette per le cartelle per i file importanti

Per impostazione predefinita, tutte le cartelle in Google Drive sono grigie, ma puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su di esse e selezionare uno dei 24 colori dal menu a discesa.

Puoi anche contrassegnare i file necessari su disco. Questo viene fatto facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionando "Aggiungi a contrassegnato".

È possibile visualizzare i file contrassegnati direttamente nei "Documenti".

3. Elimina non necessario

Con l'uso intensivo dei servizi Google, accumulano un'enorme quantità di documenti non necessari e obsoleti. Puoi eliminarli sia in "Documenti" che in "Disco" facendo clic con il pulsante destro del mouse sul documento richiesto e selezionando "Elimina".

Se hai eliminato accidentalmente un documento (Google Documenti non chiede conferma di un'azione durante l'eliminazione), puoi fare clic sul pulsante a comparsa "Annulla".

E se l'hai cancellato, ma dopo un paio di giorni hai cambiato idea, vai nel "Cestino", fai clic con il tasto destro del mouse sul file desiderato e seleziona "Ripristina".

I file nel cestino vengono archiviati per 30 giorni, dopodiché vengono eliminati automaticamente.

4. Usa Filewatch per sbarazzarti di cose inutili

Filewatch può aiutarti a trovare i file a cui hai ancora accesso, ad esempio, dal tuo vecchio posto di lavoro: ti mostra con quali persone condividi i documenti e ti consente di staccarti da loro. Il servizio è anche in grado di trovare i file che sono diventati disponibili per troppi utenti (ad esempio, trapelati in Rete) in modo da poter modificare le impostazioni per accedervi.

Filewatch è incluso nella libreria di Google Workspace Marketplace, il che significa che è certificato da Google, quindi i tuoi dati sensibili non finiscono nelle mani sbagliate. Il servizio è gratuito.

• Scarica dalla libreria di Google →
• Scarica dal sito Web Filewatch →