Perché gli elenchi di attività non funzionano e cosa fare al riguardo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Ecco alcuni consigli su come trasformare il proprio "corpo" da semplice taccuino in un potente strumento per prendere decisioni, pianificare e analizzare l'andamento dei compiti assegnati.

Gestire elenchi di cose da fare non potrebbe essere più facile. Ho scritto i miei affari in una colonna, e poi tu lo prendi e lo cancelli mentre lo fai. Cos'altro ti viene in mente?

Tuttavia, se si guarda al numero di diverse applicazioni desktop, mobili e web che implementano questo concetto, diventa chiaro che tutto non è affatto così semplice. Nonostante tutta la varietà di strumenti e funzioni, gli elenchi di attività continuano a non funzionare! Forse non sai come usarli?

Tutte le persone iniziano a utilizzare i task manager nel momento in cui sentono che la loro routine quotidiana si sta trasformando in caos. Cominciano a dimenticare cose importanti, confondono l'ordine dei compiti e dei compiti, deludono i colleghi e sono in ritardo con gli appuntamenti. In un momento del genere, una persona sceglie una "tudushka" di suo gusto e cerca di portare l'organizzazione nella sua vita. E, di regola, all'inizio ci riesce. Ma passa del tempo e gli elenchi di attività smettono di funzionare e il pasticcio originale torna in vita.

Perché succede?

Il punto è che i task manager sono solo uno strumento. Che deve essere impostato correttamente per funzionare bene. Ed ecco alcuni suggerimenti su come farlo.

1. Condividi

In nessun caso dovresti scaricare tutte le tue cose grandi e piccole in un'unica grande e lunga lista. Non c'è niente di più deprimente che contemplare la tua lista di cose da fare con dozzine di voci. In questo caso, la probabilità di arrivare mai in coda alla lista tende a zero. Vari studi sulla produttività generalmente suggeriscono che il numero delle tue attività su un foglio non deve superare i 7-8 pezzi. Pertanto, separare gli elenchi di attività per categoria, progetto, argomento, urgenza e altri criteri.

2. Aggiungi scadenze

Secondo la legge di Parkinson, il lavoro richiede sempre tutto il tempo a cui ne dedichi. Pertanto, mantenere un elenco di attività ha senso solo se si scrive il tempo di esecuzione approssimativo accanto a ciascun elemento. Sì, in realtà possono esserci delle deviazioni; sì, in alcuni giorni le cose vanno male, ma il più delle volte questo approccio funziona. Avendo stabilito il tempo approssimativo per completare un particolare compito, inconsciamente ti impegnerai a corrispondere ad esso, e questo cambia radicalmente le regole del gioco. Fai un tentativo e rimarrai stupito di quanto potente possa diventare la tua lista di cose da fare.

3. Dare priorità

Questo punto è semplice e diretto. Svolgiamo prima di tutto cose importanti, piccole e non urgenti, se abbiamo tempo. Non resta che dare la priorità alla tua lista e farlo bene. Dopotutto, ci sono questioni molto urgenti, ma del tutto irrilevanti per te. E succede il contrario. Pertanto, ti offriamo la seguente priorità:

• questioni importanti e urgenti;
• importante ma non urgente;
• urgente, ma non molto importante;
• non urgente e senza importanza.

4. Valuta

E l'ultima regola di questo elenco, ma non meno importante, è la necessità di analizzare e valutare l'adempimento della tua lista. Non cercare di nascondere immediatamente e dimenticare per sempre l'attività completata. Cerca di mettere da parte qualche ora alla fine di ogni settimana, e magari anche un'intera giornata alla fine del mese, per fare il punto. Raccogli gli elementi barrati dall'archivio e valuta cosa ti ha dato la loro implementazione.

• Quanto bene e velocemente hai svolto il tuo lavoro?
• Avrebbe potuto essere migliorato, o forse non avrebbe dovuto valerne affatto la pena?
• Fino a che punto sei progredito verso il tuo obiettivo?
• Cosa bisogna fare per fare un passo avanti?

Dopo aver risposto a queste e altre domande simili, la tua lista assumerà per te un significato completamente diverso. Si trasformerà da semplice taccuino “per non dimenticare qualcosa” in un potente strumento di decisione, pianificazione e analisi dei risultati.