Perché non c'è abbastanza tempo ed energia per le cose più importanti e cosa fare al riguardo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

La colpa è della trappola dell'urgenza. Scopriamo come funziona e come non entrarci.

Quante volte alla fine di una giornata faticosa e impegnativa ti sei accorto che ti sembrava di girare come uno scoiattolo in una ruota per molte ore e di risolvere tanti problemi, ma di non dedicare tempo a progetti davvero importanti? Quante volte ti sei ripromesso di occuparti di questioni personali che per te sono significative: sport, creatività, studio, ma non sei riuscito nemmeno ad avviarle per mesi? Se ti è successo, allora, come la maggior parte delle persone, sei caduto nella trappola dell'urgenza.

Qual è la trappola dell'urgenza?

La ricerca della Johns Hopkins University School of Business ha dimostrato che il più delle volte abbandoniamo i compiti interessanti e importanti a favore di quelli urgenti. E siamo letteralmente predisposti a rimandare progetti significativi per dopo, prima di tutto, facendo carico di quelli che, come ci sembra, devono essere fatti in questo momento.

Questa è chiamata la trappola dell'urgenza. Ci porta allo stress, all'esaurimento emotivo e, stranamente, alla perdita di denaro. I ricercatori hanno scoperto che tendiamo ad affrontare un compito che sembra più urgente, anche se lo paghiamo meno rispetto a un compito con una scadenza più morbida. Questo accade per diversi motivi.

Perché cadiamo nella trappola dell'urgenza?

1. Soffriamo se non riusciamo a completare il compito

Questo è stato scoperto nel 1927, e poi è stato confermato più di una volta: le persone si sentono a disagio se c'è un affare incompiuto che incombe su di loro. Questa caratteristica del pensiero è stata chiamata effetto Zeigarnik. E poiché le attività urgenti, di regola, sono abbastanza piccole e non richiedono molto tempo, non possiamo rimandarle, perché quindi l'elemento successivo nell'elenco delle cose da fare non verrà cancellato. E ci aggrappiamo a questi piccoli compiti, li risolviamo uno per uno e non possiamo fermarci. Come con un pacchetto di patatine: finché non mangi tutto, non ti calmi.

2. Siamo bloccati in un tunnel e non vediamo nulla in giro

Cioè, ci troviamo così sopraffatti dagli affari a breve termine che non possiamo letteralmente espirare, guardare il nostro programma dall'esterno e valutare ciò che è veramente importante e ciò che non lo è. Questa situazione può essere paragonata alla visione a tunnel: non vediamo il quadro completo, ma solo un frammento che è al centro della nostra attenzione in questo momento.

3. Non siamo in grado di organizzare correttamente la giornata lavorativa

Se i processi non vengono sottoposti a debug per colpa tua o per colpa della direzione, le attività di routine iniziano a consumare letteralmente tempo e fatica. Supponiamo che tu sia troppo pigro per creare modelli per documenti e lettere - e ogni volta che trascorri molte ore preziose a lavorare con la documentazione o la posta in arrivo. Oppure il tuo project manager non ha concordato con il cliente di apportare tutte le modifiche contemporaneamente e devi essere distratto da nuovi commenti innumerevoli volte.

4. Ci sembra che se ignoriamo un compito urgente, accadrà il disastro

Un leader o un cliente malvagio verrà e giurerà molto, sarai privato di denaro, il cielo cadrà a terra, moriremo tutti.

Tutte queste notifiche di nuovi messaggi, chiamate, modifiche, piccoli ordini aggiuntivi creano l'illusione che non possano essere rimandate. Anche se, in effetti, non ci sono così tante attività davvero scottanti.

Come evitare di essere intrappolati nell'urgenza

1. Inizia la giornata con compiti importanti e non urgenti

I classici libri sulla gestione del tempo dicono che la prima cosa da fare è "mangiare la rana". Cioè, farla finita con un compito piccolo e non molto piacevole. C'è una logica in questo approccio: dopo aver fatto una chiamata difficile o aver risposto a lettere noiose, ci sentiamo vincitori e in aumento ci occupiamo di altre cose.

Ma c'è il rischio che alla prima "rana" segua la seconda, poi la terza, la quarta … E ora è sera, le "rane" sono state mangiate a sproposito, ma le mani non hanno raggiunto l'importante compiti. Pertanto, puoi provare il contrario: iniziare la giornata con ciò che è più significativo, ma non urgente, e solo dopo passare a tutto questo mucchio di piccoli compiti.

2. Impara a fare una pausa

Non abbiate fretta di rispondere subito ai nuovi messaggi e di svolgere eventuali piccoli incarichi e richieste. Inspira ed espira e apprezza quanto sia urgente. Se l'attività ne risente, rimandala dando la priorità al progetto più ampio e di maggior valore.

3. Prova a lavorare a blocchi

Diciamo 40 minuti per compiti importanti e 15 minuti per compiti urgenti. Imposta un timer in modo che le piccole routine non ti risucchino troppo e non appena emette un segnale acustico, torna alle cose grandi. Molto probabilmente, una chiamata o una lettera sarà in grado di attendere i prossimi 40 minuti.

4. Combina le cose

Si possono fare tante piccole cose mentre si viaggia in metropolitana, in fila all'ufficio postale, in attesa di un bambino da una lezione di disegno. È improbabile che sia possibile impegnarsi in una tesi, un libro, una relazione o un piano in tali momenti, ma è del tutto possibile rispondere rapidamente ai messaggi, compilare alcuni moduli, apportare modifiche minori.

5. Ricorda che le attività urgenti non finiranno mai

È un errore molto grave pensare che ora ripulirai rapidamente tutta questa routine: prendi un appuntamento con un dottore, rispondi alle lettere, ordina a tuo figlio nuove scarpe da ginnastica, compila una pagella - e poi, con il cuore leggero, tu si occuperà di importanti lavori e progetti personali: aggiornare il proprio portfolio e curriculum, leggere un libro in lingua straniera, cercare informazioni per la ricerca. Ahimè, non sarà così. Piccole cose continueranno a cadere su di te finché non ne prendi il controllo.