"GTD funziona anche nello spazio." Intervista di Lifehacker con il padre della produttività David Allen

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

David Allen, autore di How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, che la rivista Time ha nominato il miglior libro di business del decennio, ha detto a Lifehacker cos'è la GTD e chi ne ha bisogno, come scrivere un libro e non ubriacarsi e in che modo complesse strutture di attività possono semplificarti la vita.

Trentaquattro anni fa, David Allen si rese conto che puoi dare consigli alle persone e guadagnarci bene: aprì la sua società di consulenza e sviluppò il sistema Getting Things Done, che ti consente di destreggiarti tra i casi e di liberare tempo per quello che ti diverti davvero. Da allora, i suoi clienti hanno incluso astronauti sulla ISS, musicisti rock e amministratori delegati di importanti aziende, e Forbes lo ha incluso tra i primi 5 migliori business coach negli Stati Uniti.

GTD è una tecnica abbastanza semplice per aumentare la propria efficienza, che richiede una disciplina molto seria nella fase iniziale. Secondo GTD, per fare con successo una cosa, devi liberare la testa da tutte le altre attività e concentrarti su di essa. Cioè, invece di occupare la mente con la memorizzazione di tutti gli affari imminenti, i compiti sono fissati secondo un certo sistema.

David, parlaci del tuo pubblico. Chi dovrebbe seguire i tuoi consigli e vivere il sistema GTD?

- GTD è ugualmente rilevante per tutti, ma coloro che lo usano davvero non sono uniti in base a principi sociali, di età o geografici - sono persone con una certa mentalità. Chiunque si interessi a GTD, dopo 18 mesi, nota come la propria vita sta cambiando in meglio. Il sistema, infatti, può funzionare in modo altrettanto efficace sia per gli adolescenti che per i CEO di grandi aziende, oppure può essere ugualmente inutile per loro.

Usi tutto quello che consigli?

- Sì, altrimenti non ce la faccio - tutto mi andrà fuori controllo. Mi viene in mente l'immagine di un surfista su una tavola, su una grande onda. Avrai probabilmente notato che sono legati alla tavola con una cinghia speciale. Per che cosa? Per poter tornare rapidamente alla scacchiera dopo una caduta. Quello che GTD insegna è essere sull'onda, essere creativi e produttivi. Ma anche le persone più efficaci si lasciano sfuggire il controllo. Se non cadi periodicamente dal tabellone, stai scegliendo onde troppo semplici. GTD ti consente di realizzare che sei uscito da uno stato produttivo e tornare rapidamente ad esso.

Quando avvii una nuova attività, iscriviti a un'attività insolita: puoi facilmente essere spazzato via dal tabellone. Niente di sbagliato in questo, ma con un approccio strutturato, sai cosa affrontare e come uscire dall'acqua.

Quali problemi hanno più spesso, di cosa si lamentano?

- Per lo più le persone si rivolgono a causa dello stress, uno stato generale di ansia dovuto alla congestione cerebrale. Troppo poco tempo e troppo da fare. Ma in realtà, il problema non è nel tempo, ma nel fatto che le persone vogliono più spazio mentale, vogliono essere più creative e fare ciò che le aggrada.

I casi più insoliti?

“Abbiamo fatto coaching per gli astronauti quando erano sulla stazione spaziale. Tra loro c'era Catherine Coleman, una delle prime astronaute donne. Sono state sessioni interessanti, perché abbiamo dovuto interromperle quando si trovava dall'altra parte del pianeta, per poi riprendere la conversazione quando si è rimessa in contatto.

Qual è la cosa di cui sei più orgoglioso?

- Scrivere il mio primo libro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ha richiesto un'enorme quantità di tempo e sforzi da parte mia. Sono diventato praticamente un alcolizzato mentre scrivevo un libro su come vivere senza stress. Ma poi ho lavorato a tempo pieno e non potevo permettermi un tempo separato per preparare il libro. Ancora più importante, non ero sicuro di poter trasferire la conoscenza accumulata in 25 anni in modo tale da aiutare davvero le persone. Riceviamo ancora regolarmente lettere da lettori grati, ma c'è un problema: dopo aver letto alcune persone, si trovano sopraffatte dalle informazioni, perché ho incluso nel libro tutto ciò di cui l'umanità potrebbe aver bisogno nel caso in cui fossi investito da un autobus.

Qual è la differenza tra GTD e liste di cose da fare giornaliere standard? Quasi tutti noi scriviamo elenchi di questo tipo ogni giorno ea volte ci vuole più tempo per compilare un elenco che eliminarlo

- Spesso le persone registrano solo le cose più importanti e centinaia di casi che non sono così importanti non vengono affatto presi in considerazione. Le persone credono che se la questione non è importante, allora è possibile non scriverla, ma solo compiti così piccoli, scorrendo la testa, usano una parte significativa delle risorse del cervello.

Per essere liberi e potersi concentrare sulle questioni più significative, è necessario liberarsi di tutto ciò che non è così importante.

Sì, ma le cose possono essere così insignificanti che ci vuole più tempo per scriverle che per farle

- Ma, se non li fai subito, ti daranno fastidio e tornerai da loro ripetutamente. Quante volte vuoi ricordarti di comprare il cibo per il tuo gatto? O che devi chiamare tua sorella? Ogni volta che ti viene in mente un compito, anche il più piccolo, devi prendere un quaderno e scriverlo, a meno che tu non abbia intenzione di completare questo compito in questo momento.

Quante di queste categorie di elenchi hai?

- Ad essere sincero, non ricordo - vediamo. Ce ne sono circa 20 in totale, ma ci sono circa otto promemoria diretti per l'azione.

Ho una categoria "Progetti", "Conversazioni" - le attività sono memorizzate qui, in base alle quali il passo successivo sarebbe discutere un argomento con qualcun altro.

Poi ci sono “Chiamate”, seguite da “Cose che devo fare sul mio computer” e, nota, quelle che non richiedono Internet. Ho molti voli e non tutti gli aerei hanno il Wi-Fi e, di conseguenza, questo è l'unico elenco con cui posso lavorare.

La categoria successiva è "Lavorare su un computer connesso". Bene, tutto è chiaro. Ho anche un elenco di "Scrivere testi", anche questo funziona su un computer, ma richiede uno stato completamente diverso, in un certo stato d'animo e contesto.

"Fatturato": domande che possono essere risolte in movimento. "Casa" - le azioni che devo fare mentre sono a casa.

Ho anche una lista del genere, l'ho chiamata "Surfing". Questi sono tutti i tipi di video divertenti o educativi, ad esempio, gatti che suonano il pianoforte, in generale, video che mi sono stati inviati o che ho incontrato. Non guardo quasi mai lì, ma, in linea di principio, quando ho la connessione, il tempo e la voglia, posso tornare da loro.

Ed ecco un elenco di "Domande su cui sto aspettando informazioni o azioni di altre persone". E, naturalmente, il calendario è lo scheletro principale o il paesaggio della mia vita. Immagina di mettere tutte queste cose in un'unica lista: ci sarà una vera confusione. Pertanto, ho creato una struttura più complessa per semplificarla. Se oggi ho solo pochi minuti liberi, probabilmente dimenticherò i testi creativi che devo scrivere. Se non sono a casa, non ha senso guardare l'elenco Home. Ho sistemato tutto in modo da non dimenticare nulla e non sprecare il mio spazio mentale sulla memorizzazione, pur potendo dedicarmi rapidamente ai compiti per i quali ho tempo.

Preferisci supporti cartacei o applicazioni elettroniche? Che consiglio puoi dare?

- Per non dimenticare qualcosa, porto sempre con me un piccolo taccuino, dove registro tutto. Dopodiché, inserisco tutte le attività nel computer. In generale, qualsiasi task manager andrà bene. Le persone cercano di usare la testa come un ufficio e tutti gli hack della vita sono essenzialmente versioni del cervello esterno. Come posso creare promemoria adatti per vedere cosa devo fare nel momento in cui devo farlo.

Sta a te decidere se questo stile di vita è giusto per te, e GTD in realtà non è un sistema di tecniche, ma uno stile di vita in cui, da un lato, tutto è chiaramente regolato e, dall'altro, c'è l'opportunità di andare a capofitto in quello che ti piace veramente, e non occupare la testa con ciò che la carta può contenere.

Puoi leggere di più su GTD nell'ultima edizione di Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, in uscita in Russia a settembre 2015.