Multitasking contro produttività: come evitare di ferire il cervello

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

"Sei come Giulio Cesare: fai tre cose contemporaneamente!" - siamo abituati ad ammirare le persone che fanno tutto in una volta. È vero, il multitasking ci fa più male che aiuta. Come si intromette la voglia di lavorare su tutti i progetti contemporaneamente e come portare a termine le cose quando non c'è abbastanza tempo per tutto, afferma Ben Slater, direttore marketing e vendite di Seed, che promuove l'approccio scientifico alle risorse umane.

Quante schede del browser hai? Proprio adesso? Più di dieci, credo. Forse venti. Alcuni sono per la ricerca, alcuni ti aiutano a rimanere in contatto con colleghi e clienti, e alcuni sono aperti al divertimento mentre nessuno sta vedendo. Non importa il motivo per cui hai bisogno di queste schede: continuano a non essere d'aiuto. Non possiamo più semplicemente sederci e fare una cosa. Confesso, io stesso, mentre scrivevo questo post, ho controllato la mia posta e ho risposto ai tweet.

Passando tra mille compiti, ci sentiamo come se non avessimo un secondo per riposarci. E poi pensiamo che oggi sia stata un'altra brutta giornata: eravamo terribilmente impegnati e non abbiamo avuto tempo per fare nulla. Tuttavia, la serata non è migliore. Mangiamo guardando lo schermo della TV, leggiamo un libro, ascoltiamo la radio. Chi ti impedisce di sederti e concentrarti su una cosa?

Siamo costantemente distratti dall'obiettivo principale, che di per sé è negativo. Ma ora ci sono più prove che il multitasking sia dannoso per il nostro cervello. Sembra intimidatorio. Sembra che sia ora di provare a lavorare in una modalità diversa.

Perché facciamo tutto contemporaneamente

Qual è la risposta? Perché non c'è altro modo.

Le tecnologie sono inventate per rendere la vita semplice e veloce. Gli smartphone, come i coltellini svizzeri, fanno di tutto in tutte le aree, dai programmi per il fine settimana all'accordatura di una chitarra. Quando viene inventata un'applicazione per ogni passaggio, è difficile non usarle ogni secondo. Sei andato al supermercato? Perché non fare una lista della spesa ascoltando un popolare podcast? Vai a pranzo con i tuoi amici? Pubblica su Facebook per far salire qualcun altro!

Cosa dice la scienza

La scienza sa perché amiamo svolgere più attività contemporaneamente.

Perché è bello?

Il nostro stesso cervello ci sta ingannando! Perché gli piace quando siamo presumibilmente occupati fino alla gola. Ricerca che il multitasking porta al rilascio di dopamina, l'ormone della felicità. Dovremmo essere ricompensati per il duro lavoro!

Noi, come le gazze, siamo facilmente distratti da tutto ciò che è nuovo, luminoso e brillante. E la parte del cervello responsabile della concentrazione ne soffre di più.

I centri del piacere si attivano quando passiamo da un compito all'altro. Basta guardare una nuova lettera nella posta in arrivo, un avviso sul social network: una piccola dose dell'ormone del piacere entra immediatamente nel flusso sanguigno. Certo, è facile distrarsi in tali condizioni.

Perché è così brutto?

Perché provoca stress. È stato dimostrato che il multitasking provoca un aumento della produzione di un'altra sostanza, il cortisolo, un ormone dello stress che influisce su tutto, dalle prestazioni mentali alla densità muscolare. Se sei spesso distratto, puoi dire addio ai sudati cubi stampa. Non ti piace la prospettiva? Non puoi rispondere a tutti questi messaggi, tutto qui?

No, questo non è abbastanza. Gli scienziati affermano che la stessa capacità di multitasking interferisce con il fare le cose e abbassa il QI di circa 10 punti. Sai di avere e-mail non lette, il che significa che la tua produttività è già diminuita.

Per comprendere l'entità delle conseguenze, si consideri solo un esempio. È noto che i farmaci a base di erbe riducono la capacità di pensare. Ebbene, l'impatto negativo del multitasking sulla funzione cognitiva del cervello è ancora più forte.

Cesare potrebbe, così posso

Se lavori costantemente, passando da un'attività all'altra, puoi sviluppare un'abitudine e diventare un esperto nel multitasking. E impara a filtrare immediatamente tutte le informazioni per diventare un genio della produttività. Quale delle due affermazioni è corretta?

Nessuno. I ricercatori affermano che gli "utenti multi-sito" sono molto meno orientati nel flusso di informazioni e non possono separare rapidamente le informazioni importanti dalla spazzatura. Ci sono un paio di esempi isolati di persone che possono fare tutto in una volta, ma queste sono le eccezioni, non la regola.

Cosa ci distrae di più

Cosa ci fa più spesso staccare dal lavoro?

Per me, il male più grande è il flusso infinito di nuove lettere. Penso che molte persone si trovino di fronte a questo. Anche amici e colleghi si lamentano dei messaggi in arrivo. Crediamo di dover rispondere a tutte le lettere, ma se lo facciamo, non ci sarà più tempo per nient'altro.

I messaggi sono così saldamente incorporati nel flusso di lavoro che molti sono fissati sul non avere messaggi non letti nella loro casella di posta. E quando il contatore mostra zero, sembra che abbiamo trovato il Santo Graal del mondo digitale.

Non importa quanti nuovi messaggi ci sono nella casella di posta, interferiscono con noi. Ed ecco perché:

1. Ci si aspetta una risposta immediata da parte nostra

Ci vuole tempo per scrivere e inviare una risposta. Non devi rispondere a questo secondo, potresti rimandare la lettera fino al momento in cui sarai pronto per affrontarla.

Siamo sempre a portata di mano. Fuori dall'ufficio? Allora, puoi controllare la tua posta usando il tuo smartphone o tablet. Cosa può ostacolare?

Le aspettative del pubblico dettano ciò a cui dobbiamo rispondere. Non vogliamo turbare il mittente. Sto usando un plugin di posta che mi permette di vedere quando i destinatari aprono i miei messaggi. E mentre mi oppongo a una risposta immediata via e-mail, è difficile liberarsi del fastidio quando qualcuno legge un'e-mail ma non ha fretta di rispondere.

2. Chiunque può scrivere

È improbabile che invierai una lettera per posta ordinaria a una persona che non conosci.

Ma il nostro approccio alle e-mail è diverso. Non esitiamo a scoprire l'e-mail di qualcuno con qualsiasi mezzo. Quando lo otteniamo, la stagione di caccia può considerarsi aperta. I messaggi e-mail sono così impersonali che possiamo inviare centinaia di e-mail a perfetti sconosciuti.

Le scatole sono piene di messaggi freddi. Perdiamo minuti preziosi cercando di filtrarli inviandoli all'archivio e al cestino. Ciò che mi frustra di più è che le persone che inviano tali newsletter non ricevono quasi alcuna risposta. Non ha senso inviare lettere con un pizzico di personalizzazione, le persone le cancellano anche senza leggerle.

3. Le lettere ti costringono a prendere decisioni immediate

Mentre guadiamo le lettere, dobbiamo prendere molte decisioni e questo processo è molto stressante per il cervello. Gettando tutte le nostre forze in un costante cambiamento di oggetti di attenzione, spendiamo energia e carburante nel lavoro frenetico del cervello, e poi ci sentiamo stanchi ed esausti.

Anche le popolari app di gestione della posta progettate in modo da non perdere tempo ad analizzare la posta non eliminano la necessità di decidere sempre: rispondere subito o posticipare a domani?

Come smettere di perdere tempo ed essere più produttivi

Se ti aspetti da me un consiglio universale che risolva immediatamente tutti i problemi, allora devo deluderti. Non esiste una soluzione già pronta, ma ci sono tattiche da seguire per evitare il multitasking e diventare più produttivi.

1. Organizza le cose la sera

Non ho aperto l'America per te, ma questo metodo funziona. Trascorrere dieci minuti la sera a scrivere un elenco di attività chiave per il giorno successivo ti aiuta a rimanere concentrato sul lavoro.

Elenca le cose che devi completare domani e inizia a controllare la posta e i messaggi solo dopo aver completato tutti gli elementi dell'elenco.

2. Usa la tecnica di gestione del tempo "a pomodoro"

Lo uso da solo, ne sono molto soddisfatto. È una tecnica di gestione del tempo dell'italiano Francesco Cirillo alla fine degli anni '80.

Dividi la tua giornata lavorativa in diversi periodi di 25 minuti di lavoro intenso e faticoso, con cinque minuti di riposo nel mezzo. Il metodo si basa sull'ipotesi che frequenti pause stimolino l'attività mentale.

Uso blocchi di 25 minuti per affrontare le principali attività programmate la sera. E durante le pause, passo all'analisi della posta e al controllo delle notifiche.

Consiglio vivamente di dare a questa tecnica una luce verde. Puoi anche acquistare un divertente timer a forma di pomodoro per misurare i tuoi periodi di attività e riposo.

3. Ritagliare un momento speciale per la posta nel programma

Io stesso uso altri metodi, ma molti esperti consigliano di includere nel programma un orario separato per l'ordinamento della corrispondenza.

Evidenzia una riga nel tuo diario per dedicare parte della giornata alla lettura delle e-mail, alla risposta a tweet e messaggi e all'apertura della posta solo durante questo periodo. Disattiva le notifiche sul tuo smartphone e nel browser per rispettare questa regola, anche se temi di perdere accidentalmente un'e-mail urgente.

Risultati

Non c'è nessuno da incolpare per il fatto che dobbiamo fare così tante cose contemporaneamente. Forzarti a ignorare i messaggi in arrivo e smettere di saltare da un'attività all'altra non è un compito facile.

Ogni messaggio che inviamo ti aiuta a mangiare gli ormoni della felicità in un cucchiaio e ti dà un senso di soddisfazione quando sembra che siamo così organizzati e responsabili. La verità è un'altra: siamo semplicemente distratti dalla questione importante.

È molto difficile fermarlo. Ma mi piace concentrarmi solo sul lavoro. Prova uno dei metodi che ti ho consigliato e confronta la tua produttività prima e dopo.

P. S. Puoi ascoltare la musica

Non preoccuparti, non devi chiudere iTunes! Parti del cervello sono responsabili dell'ascolto della musica, la loro attività non si interseca con il tuo lavoro, il che significa che non riduce la produttività.

Cosa fai per non essere distratto dalle sciocchezze?