Cos'è GTD e come funziona

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Una piccola guida per coloro che hanno sentito parlare di GTD, ma non hanno idea di come utilizzare questa tecnica di miglioramento della produttività.

Cos'è la GTD?

GTD (Getting Things Done) è un sistema di lavoro produttivo e l'omonimo libro del business coach David Allen. L'obiettivo principale è avere tempo per fare ciò che è necessario, ma dedicare più tempo a ciò che ti dà piacere.

Fare le cose è spesso tradotto in russo come "mettere le cose in ordine", anche se sarebbe più preciso "portare le cose alla fine". D'accordo, è più importante non stipare le attività in elenchi, ma completarle. Per fare ciò, è necessario creare elenchi, impostare priorità e elaborare un programma.

E perché è necessario?

Lavorando sui principi di GTD, sarà più facile per te gestire i tuoi affari. Dopotutto, il vantaggio principale di questa tecnica è che le informazioni su tutte le tue attività sono concentrate in un posto in modo che tu possa passare da un caso all'altro senza esitazione.

Qual è la differenza tra un GTD e una lista di cose da fare?

Nell'elenco, di solito registriamo solo le attività più importanti e non annotiamo le attività minori e meno significative. E invano. Scorrono nella tua testa, ti distraggono dal tuo lavoro e la tua efficienza diminuisce. Uno dei principi fondamentali di GTD è catturare assolutamente tutto. Quindi puoi scaricare il tuo cervello e usare tutte le sue risorse per il lavoro.

Questo sistema è esattamente adatto a me?

GTD è rilevante per persone di diverse professioni, età e status sociale. David Allen, che ha formulato i principi del sistema, ha condotto corsi per astronauti della ISS, musicisti rock e dirigenti di grandi aziende.

Come ha affermato David Allen in un'intervista a Lifehacker, un sistema può essere ugualmente efficace o ugualmente inutile sia per un adolescente che per un CEO di una grande azienda. Devi avere una certa mentalità, amare la sistematizzazione e la pianificazione.

Ok, quindi cosa devi fare esattamente?

Non ci sono regole rigide nel sistema GTD. Ma ci sono principi di base del lavoro:

1. Raccogli informazioni e registra tutto. Annota attività, idee, attività ripetitive su un taccuino o un'app. In questo caso, l'elenco dovrebbe essere sempre a portata di mano in modo che tu non possa dire: "Lo aggiungerò più tardi". Anche la cosa più piccola e insignificante deve essere scritta se non la stai facendo in questo momento.
2. Scrivi spiegazioni. Non dovrebbero esserci attività come "Preparati per le vacanze". Scomponi i casi più grandi in azioni concrete specifiche (invia tali o tali documenti al centro visti, acquista un asciugamano e occhiali da sole, scarica le mappe sul tuo telefono). Con un normale elenco di cose da fare, passiamo più tempo a decifrare che a completare. E sì, se puoi delegare, delega.
3. Priorità. Per ogni elemento nell'elenco, specificare una data e una data di scadenza specifiche. Aggiungi promemoria se necessario. In effetti, questo funziona sia con l'elenco che con il calendario. In questa fase, dovresti essere sicuro che non ti dimenticherai sicuramente di nulla.
4. Aggiorna le tue liste. Le liste di cose da fare diventano rapidamente obsolete: qualcosa perde la sua rilevanza, qualcosa viene riportato nel futuro. Il sistema dovrebbe funzionare per te. Pertanto, assicurati di avere sempre un elenco di azioni specifiche in modo da poter lavorare senza indugio.
5. Agire. Quando tutto è organizzato, puoi iniziare a realizzare i tuoi piani. Scegli un caso dalla categoria di cui hai bisogno, guarda quali azioni specifiche sono richieste da te e vai avanti. In questo modo puoi realizzare grandi progetti.

Tutte le cose devono essere registrate in un elenco?

No, è meglio comporne diversi, ma tenerli in un unico posto. Ad esempio, tieni alcuni elenchi per ogni progetto di lavoro, elenchi di cose da fare, elenchi di cose da fare, elenchi di cose da fare, elenchi di idee e possibili progetti in futuro, qualunque cosa tu possa immaginare.

Ci sono strumenti speciali?

Da applicazioni e servizi web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, qualsiasi taccuino o file normale in Google Docs andrà bene. Se sei abituato a prendere appunti su carta, puoi usarlo.

Ci sono fan del file system. Viene creata una cartella condivisa sul desktop, al suo interno vengono create diverse cartelle tematiche e ciascuna contiene gli elenchi corrispondenti e i materiali necessari.

In generale, scegli ciò che è conveniente per te.

Il requisito principale: lo strumento dovrebbe essere sempre a portata di mano in modo da poter trasferire l'attività dalla testa alla carta o a un'applicazione. Ad esempio, quando il tuo capo si avvicina a te e ti assegna un nuovo compito, e in questo momento stai lavorando su qualcos'altro.

Come puoi ottenere più valore da GTD?

Qualsiasi sistema di produttività non funzionerà se applicato alla cieca. Per ottenere il massimo da esso, personalizzalo a tuo piacimento e poi tutto funzionerà.

E sì, nessun sistema può fare tutto per te, quindi non lasciarti trasportare dalla creazione di elenchi, non dimenticare di agire. GTD è uno strumento che ti aiuta a liberarti dallo stress e a non dimenticare nulla. Ma come usi il tuo tempo dipende da te.

Bisogno di provare. Cos'altro leggere su questo argomento?

Naturalmente, i libri di David Allen: aiutano sia i principianti che gli utenti esperti a sentire la filosofia di GTD, applicarla nel lavoro e nella vita personale, imparare a usarla nella pratica.

• “Come mettere le cose in ordine. L'arte della produttività senza stress”.
• “Come tenere le cose in ordine. Principi di una vita appagante e senza stress”.
• “Come mettere rapidamente le cose in ordine. 52 Principi di efficienza senza stress”.

E infine, per citare una dichiarazione molto accurata di David Allen:

La tua mente è fatta per creare idee, non per immagazzinarle.

Quindi usa GTD, trova grandi idee e assicurati di darle vita.