5 errori comuni nella comunicazione e come evitarli

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

La comunicazione è una cosa complessa e imprevedibile che influisce direttamente sulla tua reputazione, carriera e vita personale. Ti diremo quali errori di comunicazione sono i più comuni nel mondo moderno e cosa fare per smettere finalmente di commetterli.

Le moderne tecnologie ci consentono di comunicare tra di noi più velocemente e più spesso, ma questo non significa che la comunicazione stia diventando migliore e più efficiente.

Alcuni malintesi possono semplicemente infastidirci e alcuni potrebbero diventare motivo di litigi e conflitti fino alla fine della relazione. Ecco perché è importante considerare cinque esempi degli errori di comunicazione più comuni e imparare a prevenirli correttamente.

Errore numero 1. "Sanno cosa sto pensando"

Un sacco di pensieri brulicano costantemente nella nostra testa. Puoi declamare all'infinito e tediosamente sul fatto che parenti, colleghi e amici ci capiscono perfettamente, ma in pratica la situazione è molto più interessante: ciò a cui pensiamo è incomprensibile per chiunque tranne che per noi stessi.

Ora immagina in quale posizione metti le persone intorno a te quando dici: "Sai a cosa penso". Niente del genere. Non sospettano nemmeno. Come farebbero a saperlo? Dopotutto, capita anche che noi stessi a volte non comprendiamo appieno il corso dei nostri pensieri.

Supponiamo che deleghi un compito a qualcuno e ti aspetti che venga svolto esattamente come previsto. Ma i miracoli non accadono, nessuno sa leggere i pensieri e, molto probabilmente, otterrai un risultato di cui rimarrai deluso.

Cosa fare. Se vuoi che gli altri ti capiscano nel modo più corretto e migliore possibile, digli cosa ti aspetti da loro in modo accessibile. Spiega la tua idea, crea una mini-istruzione, condividi le tue idee e desideri. Assicurati che tutti capiscano esattamente cosa intendi per evitare malintesi e incomprensioni.

Errore n. 2: cercare di complicare le cose

Parli troppo e complichi costantemente le cose. Parli di cose di cui potresti fare a meno senza perdere nulla. Sei sicuro che più informazioni (nemmeno particolarmente necessarie), meglio è. Quando dici qualcosa, a volte dimentichi da dove sei partito e dove volevi arrivare.

Cosa fare. Per sbarazzarsi di tutto ciò che è superfluo e arrivare subito al nocciolo della questione, scrivi prima cosa vorresti dire. Rimuovi dal testo tutte le metafore, le esclamazioni emotive, i riferimenti alla tua infanzia e altre cose inutili. Riduci fino a ottenere un testo semplice e convincente che illustri chiaramente il tuo punto di vista.

Errore numero 3. Eccessiva emotività nella corrispondenza commerciale

Quando invii un messaggio a qualcuno, non sai mai con certezza cosa sta succedendo esattamente al momento con la persona a cui è indirizzato. Non puoi controllarlo. Se il destinatario del messaggio si trova improvvisamente di cattivo umore, allora potrebbe interpretare le tue parole in un modo completamente diverso da come vorrebbe. Non puoi mai prevedere la possibile reazione.

Cosa fare. Per evitare imbarazzo nella corrispondenza commerciale, cerca di inviare a colleghi e clienti messaggi il più neutri possibile senza alcuno stress emotivo. Attieniti a un tono professionale e rimani professionale in ogni situazione. Non lasciare che le tue emozioni prendano il sopravvento.

Errore n. 4. Usare le emoji invece delle parole normali

E qualche parola in più sulla corrispondenza. I nostri messenger memorizzano un numero senza precedenti di emoji e adesivi per letteralmente tutte le occasioni. A volte sono così bravi che vuoi comunicare solo con il loro aiuto. Ma affrontiamo nuovamente il problema, già accennato in precedenza: anche le emoji possono essere interpretate in modo ambiguo.

Sì, puoi inviare un'emoticon sorridente a un amico in risposta a qualcosa di divertente o se sei di buon umore. Ma come rispondi a un messaggio di un socio in affari che improvvisamente ha deciso di fissare un appuntamento per te, utilizzando una serie di emoticon discutibili invece del testo? Qual è la mente di questa persona? Non molto chiaro.

Cosa fare. Anche se sei esperto nell'etichetta delle emoji, non aspettarti lo stesso da tutti quelli con cui interagisci. Non tutte le persone capiscono il loro significato e pochissime sono disposte a passare il tempo a indovinare cosa intendi. Lascia le emoji per i tuoi buoni amici (ma fai attenzione anche qui) e limitati alle parole ordinarie nella corrispondenza commerciale.

Errore n. 5. L'abitudine di fare troppe supposizioni

A volte le persone non ascoltano l'interlocutore perché pensano di sapere già in anticipo cosa esattamente vuole dire loro. Oppure non ascoltano perché distratti, preparando la propria risposta e sognando di iniziare a parlare il prima possibile.

La stessa cosa accade con la corrispondenza. Presumi di sapere già cosa significa la persona nella sua e-mail o messaggio, prima ancora di leggerlo fino alla fine. Può capitare che tu sia stanco, distratto da qualcosa, o arrabbiato con qualcuno, e il messaggio che è arrivato abbia acquisito un significato completamente diverso, che ti sei inventato tu.

Cosa fare. Per essere un buon conversatore, devi rispettare la persona con cui stai comunicando e ascoltare attentamente ciò di cui sta parlando senza distrarti o saltare alle conclusioni. Quando si tratta di corrispondenza, leggi lentamente e attentamente il messaggio che è arrivato, senza fare ipotesi in anticipo. Concentrati sul testo, rileggilo se necessario e poni domande di chiarimento se qualcosa non è davvero chiaro.

Questi cinque errori di comunicazione sono i più comuni nella nostra vita quotidiana. Cerca di prestare loro attenzione ed evitali se possibile, in modo da non guadagnarti la reputazione di un interlocutore sgradevole.