Come mettere le cose in ordine e stare al passo con tutto: una guida completa al sistema GTD

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Dalla teoria al modello per aiutare a pianificare qualsiasi progetto.

Perché GTD è buono?

Il problema con i servizi di produttività è che tutti si posizionano come un luogo in cui possono risolvere tutti i problemi, archiviare informazioni, comunicare. La maggior parte dei servizi ti chiede di stabilire delle priorità e agire di conseguenza.

Ma pochi possono concentrarsi sull'esecuzione di compiti importanti e non prestare attenzione a ogni sorta di piccole cose: compiti urgenti, richieste di colleghi, amici o conoscenti. Quando ci sono molti compiti, è difficile affrontarli. Pertanto, in pratica, devi utilizzare diversi servizi per la gestione degli affari. Quando ci sono molte cose da fare, iniziamo a confonderci in questi servizi ed elenchi e alla fine smettiamo di usarli.

La metodologia Getting Things Done (GTD) fornisce un modello universale per la creazione di un unico sistema in cui è possibile risolvere qualsiasi problema. Potrai rilassarti e non preoccuparti, poiché sarai sicuro di non dimenticare nulla. Al momento giusto, il sistema chiederà cosa deve essere fatto e su cosa concentrarsi.

Allora perché così tanti lavorano in modo improduttivo?

Le persone iniziano a lavorare in modo improduttivo quando ci sono molti progetti, casi e attività. È difficile per loro tenere tutto questo in testa, figuriamoci stabilire delle priorità. Pertanto, o non si fa proprio nulla, o si fa ciò che è più facile, e le questioni importanti vengono rimandate a più tardi. Appare un altro problema: quando i compiti urgenti dovevano essere risolti ieri.

Inoltre, la persona inizia a stancarsi più velocemente, diventa irritabile. Corre costantemente come uno scoiattolo nella ruota della routine e i progetti davvero importanti, monetari e strategici vengono lasciati in disparte.

Il sistema Getting Things Done, descritto da David Allen in un libro pubblicato nel 2001 e diventato un bestseller mondiale, aiuterà a far fronte a questa situazione.

Parlami dei concetti base di GTD che devi conoscere

Routine - sono quegli atti, pensieri e preoccupazioni che disturbano, distraggono e sprecano energie. Finché la routine non viene tradotta in attività, non può essere controllata. Riflettere più volte sugli stessi problemi è un uso inefficace dell'energia creativa che crea frustrazione e stress.

L'obiettivo di GTD è liberare la testa dalla routine e rimuovere lo stress interno.

Memoria operativa umana- l'area del cervello in cui si trova la memoria a breve termine. È qui che di solito mettiamo gli affari in sospeso, le promesse fatte ad altre persone e altri pensieri che ci infastidiscono. Sfortunatamente, c'è un limite alla quantità di routine che puoi memorizzare affinché il tuo cervello funzioni correttamente. Se la tua RAM è piena, ti distrai da piccoli compiti e dimentichi i tuoi obiettivi, il che porta allo stress.

Strumenti per la raccolta di informazioni- dove vanno le informazioni e dove si registra ciò che deve essere fatto. Per esempio:

• organizzatori;
• i Quaderni;
• E-mail;
• calendario;
• registratore vocale.

Carrello "Posta in arrivo"- un unico repository per la routine che trasformi in task e task. Una delle regole più importanti per lavorare con la Posta in arrivo è pulirla regolarmente.

Azioni semplici - azioni in un solo passaggio che richiedono meno di due minuti per essere completate. In pratica, è più conveniente riservare cinque minuti a queste faccende.

Progetto - un'attività che richiede più di un passaggio per essere completata. È necessario lasciare un promemoria sul progetto e descrivere i primi passi per la sua attuazione. Di conseguenza, il progetto si trasforma in una semplice azione che può essere completata nei prossimi cinque minuti e ottenere il risultato finale.

Il progetto deve avere un collegamento a una scheda o file, che descrive i dettagli: responsabile, scadenze, categoria (ad esempio "Marketing", "Legale", "Sviluppo"), collegamenti a schede più piccole con attività. Questa struttura è conveniente da organizzare a Trello.

Elenco contestuale - un elenco di attività che è conveniente eseguire in determinate condizioni. Ad esempio, nell'elenco contestuale "Acquisti" ci sarà un elenco di cose e prodotti che devono essere acquistati nel negozio. L'elenco delle chiamate può contenere un elenco di chiamate da effettuare quando sei libero.

È conveniente creare elenchi contestuali individuali per le persone con cui lavori e comunichi. Quando incontri una persona specifica, puoi aprire rapidamente l'elenco e risolvere i problemi necessari.

Come si usa il calendario?

Nel calendario devono essere inseriti:

• azioni che dovrebbero essere eseguite in un determinato momento (riunioni, riunioni di lavoro, seminari);
• azioni che devono essere fatte in un giorno specifico (finire il progetto entro una data specifica, partecipare alla conferenza);
• informazioni su date specifiche (anniversari, compleanni, festività).

Uso Google Calendar per tenere traccia di tutte queste cose. Questo servizio è conveniente perché:

• accessibile sia dal telefono che dal computer;
• più calendari possono essere visualizzati su uno schermo contemporaneamente;
• ci sono promemoria sullo smartphone.

Se hai aggiunto qualcosa al calendario, lo fai o lo rimandi a un'altra data. Non c'è bisogno di ingombrare il calendario con un elenco di cose da fare che viene riprogrammato regolarmente di giorno in giorno. Esistono soluzioni separate per tali elenchi.

Se hai bisogno di chiamare regolarmente clienti, fornitori o appaltatori in un determinato momento, è meglio utilizzare un sistema CRM per questo.

Quali elenchi dovresti creare?

Elenchi di azioni prioritarie

Compilare un rapporto settimanale, esaminare il sito Web di un concorrente, svuotare la casella di posta nella tua casella di posta, elaborare un incarico tecnico per i progettisti: tutte queste azioni richiedono più di due minuti, ma non possono essere delegate a nessuno. Mettiamo queste cose negli elenchi delle azioni prioritarie e le eseguiamo durante il giorno.

Regole per lavorare con tali elenchi:

• Non dovrebbero esserci molte liste, ne bastano due o tre. Ad esempio, Personale, Lavoro, Famiglia. Se hai un'attività dall'elenco per un giorno specifico, imposta un promemoria sul calendario.
• È conveniente contrassegnare le attività in questo elenco in base al contesto: "Sulla strada", "Al computer", "Leggi", "Acquista", "Promesse". Le attività possono avere una o più etichette. Ad esempio, l'attività "Walk the Dog" farebbe riferimento al progetto "Personal" e all'etichetta "Promises".
• Prima di aggiungere un'attività all'elenco, considera se è necessario eseguirla del tutto. Se la risposta è sì, decidi se devi completare personalmente il caso. Dopotutto, puoi inviare un messaggio vocale a un subordinato e delegargli. Le attività che hai assegnato saranno etichettate come "Assegnate". Conterrà casi sia dell'elenco Lavoro che dell'elenco Personale.
• Rivedere gli elenchi regolarmente. Fallo quando hai un minuto libero. Sposta in alto le attività che devono essere eseguite per prime.
• Pulisci le tue liste di cose da fare almeno una volta al mese.

Elenco "Un giorno"

Questo elenco includerà cose che non richiedono un'azione attiva. Può essere:

• libri, dischi, video di formazione che desideri acquistare;
• abilità utili che vuoi padroneggiare;
• luoghi che vuoi visitare;
• cose che vuoi comprare.

È necessario esaminare periodicamente questo elenco, prendere appunti e trasformarli in obiettivi su cui verrà svolto il lavoro.

Come conservi le informazioni di riferimento che saranno utili in futuro?

Queste informazioni non richiedono alcuna azione. I criteri principali per il deposito di queste informazioni:

• Comoda ricerca per titoli, tag, brevi descrizioni.
• Facilità di inserire le informazioni nel repository.
• Struttura intuitiva di memorizzazione delle informazioni. Quando arrivano nuovi dati, devi scegliere rapidamente la categoria e la sottocategoria dove inserirli.
• Disponibilità di archiviazione da qualsiasi dispositivo.

Ci sono rituali GTD obbligatori?

Sì, ce ne sono diversi.

Raccolta di tutte le informazioni nel carrello "Inbox"

Ci sono molti strumenti per raccogliere informazioni. Ma tutto questo dovrebbe fluire in un posto, con il quale continuerai a lavorare.

Svuotare il cestino della posta in arrivo

Una o due volte alla settimana, dovrai rivedere l'elenco della Posta in arrivo e ordinare l'accumulo per cartelle o collegamenti. Questo rituale dovrebbe diventare un'abitudine, che è formata da un comprensibile algoritmo di azioni e dalla loro ripetizione sistematica.

Dovresti avere un piano semplice e dettagliato per come ripulire il tuo sistema di cose da fare settimanalmente. Crea un calendario in cui segnerai i giorni in cui i casi sono stati trattati. Assegnati un premio se, ad esempio, in 30 giorni almeno 20, svuoti la Posta in arrivo e cancelli i giorni sul calendario.

Revisione dell'elenco delle azioni prioritarie e dell'elenco "Someday", prioritizzazione

Quando si rivedono gli elenchi, è importante stabilire le priorità in modo corretto ed essere realistici sui propri punti di forza. Questo è necessario per non sovraccaricarti di compiti travolgenti e non soffrire per la realizzazione della tua inefficienza.

Distruggere cestini inutili

Spesso, durante la comunicazione con colleghi e partner, vengono visualizzate nuove caselle di posta, documenti ed elenchi.

Il tuo compito è automatizzare tutto il più possibile in modo che i dati scorrano nella cartella Posta in arrivo.

Può essere una cassetta postale o un pianificatore elettronico. Per l'automazione e il reindirizzamento delle informazioni, sono adatti i servizi IFTTT e Zapier. Dovrebbero esserci meno cestini per la raccolta di informazioni.

Come lavorare con il carrello Posta in arrivo e ordinare i casi accumulati?

Innanzitutto, estrai l'attività, il caso o le informazioni dalla tua casella di posta e rispondi alla domanda "Cos'è questo? Hai davvero bisogno di fare qualcosa?"

Se non devi fare nulla, hai due opzioni. Se è spazzatura che non serve più, la butti via. Se sono informazioni utili, mettile nell'archivio. Dovrebbe essere strutturato per categoria e tag, quindi è facile trovare quello che stai cercando.

Se hai bisogno di fare qualcosa con le informazioni, ci sono tre opzioni:

1. Completa quanto richiesto. Se l'azione è importante e non richiederà più di 2-5 minuti.

2. Delega a qualcuno. Se l'azione richiede più di due minuti, valuta se puoi delegarla a qualcuno.

Quando si delega a qualcuno, si dovrebbe scrivere quanto segue:

• risultato finale;
• piano di lavoro (percorso verso l'obiettivo);
• il termine per il completamento dell'attività;
• la data del controllo e il risultato che deve essere pronto per esso (intermedio o finale).

3. Rinviare per il futuro. Nel fare ciò, indicare:

• risultato desiderato;
• la prossima azione da intraprendere. Ricorda: è impossibile portare a termine il progetto nel suo insieme, puoi solo fare dei semplici passaggi specifici che ti avvicineranno al risultato finale;
• Scadenza. Se non esiste un periodo di tempo esatto, aggiungi l'azione all'elenco "Un giorno".

Puoi inviare messaggi a te stesso per riceverli nel giorno stabilito. Per questo, sono adatti sia il "Google Calendar" con un promemoria nel giorno giusto, sia l'applicazione di posta Boomerang, che ti invierà un'e-mail a una certa ora.

Come pianificare il tuo lavoro?

Tutto il lavoro può essere suddiviso in tre fasi:

1. Attuazione del pianificato in anticipo. Possono essere sia cose strategicamente importanti che ti avvicinano al tuo obiettivo, sia una routine che deve solo essere eseguita.
2. Esecuzione del lavoro come appare inaspettatamente. Questo è quando durante il giorno arrivano compiti di colleghi, manager, lettere di clienti.
3. Pianificazione di ulteriori lavori: stesura e revisione di elenchi, definizione delle priorità. Questo punto non dovrebbe richiedere troppo tempo per eseguire la pianificazione per motivi di pianificazione.

La pratica della pianificazione di casi e compiti (libro degli appunti) è descritta nel libro di David Allen.

David Allen Consulente per la gestione del tempo e delle prestazioni personali, autore della metodologia di produttività GTD

Per un libro commemorativo occorrono 43 cartelle: 31 contrassegnate con numeri da 1 a 31, altre 12 con il nome dei mesi. Le cartelle giornaliere vengono messe in primo piano a partire da domani. Dietro la cartella con il numero 31 c'è la cartella per il mese successivo e dietro ci sono le cartelle con il resto dei mesi.

Il contenuto della cartella per il giorno successivo viene trasferito quotidianamente nel cestino, quindi la cartella viene posizionata dietro l'ultima delle cartelle giornaliere (come se fosse riportata al mese successivo). Quando liberi la cartella 31 per il mese corrente, ci sarà una cartella con il nome del nuovo mese dietro, seguito dalle cartelle con i giorni del nuovo mese. Allo stesso modo, la cartella con il mese corrente quando è passato viene trasferita all'anno successivo.

In una cartella specifica, è necessario archiviare documenti che richiedono azioni specifiche (un modulo da compilare, una lettera da inviare).

Affinché il sistema funzioni, deve essere aggiornato quotidianamente. Se dimentichi di aggiornare la cartella di domani, non puoi fidarti del sistema. Mancheranno informazioni importanti, che dovranno essere trattate in altri modi.

Se parti per diversi giorni, prima di partire devi controllare le cartelle per i giorni durante i quali sarai assente.

Come organizzarlo in pratica, tenendo conto dei moderni sistemi di pianificazione:

1. Invece di un libro memorabile, usa un organizzatore con elenchi di cose da fare per ogni giorno e inserisci le attività per il giorno corrente. Le riunioni e gli affari legati al tempo dovrebbero essere prima registrati e i promemoria dovrebbero essere impostati in modo che il sistema li noti in anticipo.
2. Crea un file con una lista di cose da fare per un mese. Questa è una lista di ciò che vuoi fare in questo periodo. Si aggiungono casi durante tutto il mese. La revisione delle attività dovrebbe avvenire una volta alla settimana. Quando pianifichi i tuoi compiti più importanti, disponi di settimana in settimana in modo da comprendere le tue priorità. Li eseguirai in primo luogo, altrimenti tutto il tempo andrà a questioni piccole e urgenti.
3. Crea un file con i piani per l'anno. Dovrebbe essere rivisto una volta al mese. I casi di questo file vengono trasferiti ai piani mensili.
4. Fai piani per l'anno basati su obiettivi a lungo termine per 3-5 anni. È meglio prescrivere queste cose alla fine dell'anno o durante le vacanze, quando la testa non è carica di compiti quotidiani.

Questi quattro punti sono ciò che David Allen chiama il sistema di pianificazione naturale. Questo sistema ti consente di muoverti verso obiettivi che sono importanti per te e di non perdere tempo nella routine.

Esiste un piano valido per tutti che può essere utilizzato per pianificare qualsiasi progetto?

Oh certo. David Allen lo chiama il modello di pianificazione naturale. Si compone di diversi passaggi.

Passaggio 1. Obiettivo e immagine del risultato ideale

Definisci un obiettivo o un risultato finale ideale, immagina di averlo raggiunto.

Descrivilo con tutti i criteri per il successo (denaro, persone, riconoscimento). Più dettagli descrivi il risultato finale, più forte sarà la motivazione, specialmente nei momenti in cui devi eseguire azioni specifiche, ma non c'è tempo per questo.

Passaggio 2. Principi

Descrivi i principi che seguirai quando raggiungerai il tuo obiettivo. Ad esempio: "Darò alle persone piena libertà di azione se … (rispettare il budget, completare il progetto prima di una scadenza specifica)." Chiediti: “Quali azioni possono interferire con le mie attività? Come posso prevenirli?"

I principi sono chiari e forniscono una linea guida affidabile per la gestione delle attività.

Passaggio 3. Brainstorming

Fai un brainstorming mentre annoti tutte le diverse idee che ti vengono in mente.

Principi chiave del brainstorming:

• non giudicare;
• non contestare;
• non valutare;
• non criticare;
• pensa alla quantità, non alla qualità;
• analisi e organizzazione a margine.

Passaggio 4. Piano di progetto sotto forma di elenco

Organizza i risultati del tuo brainstorming in una lista di cose da fare. Inizia a pianificare alla fine e torna indietro. In questo modo sarà più facile pianificare e identificare il primo passo verso il tuo obiettivo. Un esempio di pianificazione dalla fine:

Scopo (risultato ideale): Parlo spagnolo e capisco le persone.

Perchè è questo: Voglio comunicare senza la partecipazione di traduttori durante le trattative commerciali con i partner spagnoli e comunicare liberamente con gli altri durante le vacanze in Spagna.

Passi per l'obiettivo:

• Un passo prima di raggiungere l'obiettivo: ho trovato un madrelingua spagnolo e parlo con lui due volte a settimana.
• Un passo prima: ho superato l'esame di conoscenza della lingua B1.
• Un passo prima: ho superato il test di competenza A1.
• Un passo prima: ho preso lezioni di spagnolo otto volte in un mese e ho completato tutti i miei compiti.
• Un passo prima: mi sono iscritta a un corso di spagnolo e ho pagato un mese di studio.
• Un passo prima: ho raccolto informazioni sui corsi di spagnolo e ho creato una tabella di confronto.
• Primo passo: ho pianificato un orario sul calendario in cui raccolgo informazioni sui corsi di spagnolo.

Quando un team sta lavorando su un'attività e ha bisogno di organizzare l'intero piano in un unico posto, è conveniente utilizzare un diagramma di Gantt. La prima colonna in esso sono le fasi sulla strada verso l'obiettivo, la seconda colonna sono quelle responsabili. Inoltre ci saranno colonne con un periodo di tempo. Le celle conterranno lo stato di una fase specifica, ad esempio "Pianificato", "In corso", "Completato", "Rimandato".

GTD e il sistema di pianificazione naturale possono sembrare scoraggianti. Ma quando lo personalizzi per te stesso e inizi a usarlo regolarmente, sentirai che tutto è molto più semplice di quanto sembrasse a prima vista.