Come pianificare le cose con il metodo ALPEN e stare al passo con tutto

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Gestione del tempo con precisione tedesca.

Cos'è il metodo ALPEN

Questo è un altro modo per pianificare le cose in modo da avere la certezza di avere tempo per tutto e allo stesso tempo non impazzire con il carico. È stato inventato dal professore di economia tedesco ed esperto di gestione del tempo Lothar Seivert.

L'autore del metodo lo ha suddiviso in cinque componenti. Le prime lettere nei nomi dei passaggi alla fine si sono formate nella parola tedesca ALPEN (in russo "Alpi"):

UN - fare un elenco di compiti (UNufgaben);

l - una stima del tempo necessario (lange schätzen);

P - pianificazione del tempo di buffer (Pufferzeiten einplanen);

E - priorità delle attività (Entscheidungen treffen);

n - riassumendo (nachkontrolle).

L'essenza del metodo è capire quali compiti valgono davvero la pena dedicare del tempo e quali possono essere lasciati per dopo. Inoltre, sii realistico riguardo al tempo che dovrai dedicare e ricorda che lavorare senza interruzioni è la strada per il burnout.

In sostanza, il metodo ALPEN è una combinazione della pianificazione a blocchi con la matrice di Eisenhower della classica gestione del tempo.

Come pianificare i casi utilizzando il metodo ALPEN

Fare un elenco

Annota tutto - tutte le cose che vorresti fare oggi. Basta annotarlo: su un taccuino di carta, un taccuino o un'agenda sul telefono.

La tentazione di fare un elenco mentale è, ovviamente, grande, ma le risorse della memoria "di lavoro" umana non sono illimitate. Secondo alcuni rapporti, può memorizzare contemporaneamente fino a quattro attività o oggetti.

Non perdere tempo a dare priorità alle cose: scrivi semplicemente quello che ti viene in mente. La lista si rivelerà sicuramente spaventosamente impressionante. Va bene, dovrebbe essere così.

Stima quanto tempo ci vuole

Chiunque abbia provato a pianificare le cose almeno una volta, quasi sicuramente ha calpestato il rastrello preferito dei nuovi arrivati nella gestione del tempo: ha fatto una lista di 15 compiti, ma alla fine non ha fatto nemmeno la metà, perché loro, a quanto pare, fisicamente non rientrare in una giornata lavorativa. Di conseguenza, mi sono arrabbiato e ho abbandonato tutte queste nuove tecniche di gestione del tempo.

Per evitare che ciò accada, è necessario comprendere i costi del tempo. Pensa a quanti minuti o ore richiederà ogni attività della tua lista. Sii il più realistico possibile. Costruisci sull'esperienza passata e non dimenticare i tratti della tua personalità se, ad esempio, ti stanchi rapidamente o procrastina. Va ricordato che tutte queste cose sono per te, non per un superuomo immaginario.

Quando hai finito di calcolare, annota il tempo stimato accanto a ciascun elemento.

Pianifica i tuoi tempi di buffer

Un altro errore comune è pianificare le cose una per una. Tale strategia, in primo luogo, non tiene conto del fatto che una persona ha bisogno di fare delle pause e, in secondo luogo, porta al fatto che tutti i piani corrono il rischio di crollare a causa di un piccolo ritardo o di una forza maggiore.

L'incontro è durato un po 'più a lungo del tempo previsto, l'appaltatore ha dato l'ordine un po' più tardi, alcuni colleghi erano in ritardo, sei rimasto bloccato in un ingorgo, il bambino si stava vestendo a lungo all'asilo - e questo è tutto, le seguenti cose devono essere posticipate, o addirittura cancellate e ridisegnate per tutto il giorno. Questo di solito è molto arrabbiato e frustrante.

Pertanto, dopo ogni attività, è importante includere nel piano il cosiddetto tempo di buffer, ovvero quello che non ti occupi di nulla.

Se qualcosa va storto, questi spazi vuoti ti aiuteranno a far fronte al resto dell'attività. E se non si verificano cause di forza maggiore, usi il tempo di buffer per fare una pausa: bevi un caffè, fai una passeggiata, leggi un libro o semplicemente siediti in silenzio. Infine, puoi dedicare questo tempo ad attività aggiuntive o progetti personali.

Devi determinare tu stesso la dimensione dei blocchi del buffer. Idealmente, secondo il metodo ALPEN, dovrebbero rappresentare fino al 40% dell'orario di lavoro.

Dai priorità alle attività

In questa fase, di solito diventa chiaro che, dati i tempi e i blocchi di buffer richiesti, l'elenco delle cose da fare che la persona per prima ha compilato è fisicamente impossibile da superare in un giorno. Pertanto, è necessario stabilire le priorità e scegliere quali attività conservare e quali annullare o ripianificare.

Per questo, è adatto uno strumento classico: la matrice di Eisenhower. Secondo esso, tutte le attività dell'elenco sono suddivise condizionatamente in quattro categorie:

1. Importante e urgente. Devono essere affrontati prima.
2. Importante ma non urgente. Puoi prenderti del tempo per questi dopo aver affrontato il primo gruppo.
3. Urgente ma poco importante … È meglio delegarli o farli al terzo posto dopo quelli importanti, per non dedicarli tutto il giorno e non cadere nella trappola dell'urgenza.
4. Non urgente e poco importante … Questi dovrebbero essere cancellati, passati a qualcuno o messi nel dimenticatoio.

Pertanto, la tua lista sarà notevolmente ridotta e diventerà molto più vicina alla realtà.

Ricapitolare

Alla fine della giornata, apri la tua agenda giornaliera e poniti alcune domande:

• Cosa sei riuscito a fare e cosa no?
• Hai avuto abbastanza tempo per tutte le attività pianificate?
• Ho stimato correttamente il tempo necessario o devo metterne di più la prossima volta?
• C'era abbastanza tempo nel mio piano per compensare la forza maggiore e avere tempo per riposare?
• Ho tempo per affrontare questioni sia importanti che urgenti in modo da non interrompere le scadenze, ma allo stesso tempo non impantanarmi in una routine?
• Cosa puoi fare per rendere il piano più comodo per me la prossima volta?

Quando rispondi, riprogramma le attività che non hai affrontato al giorno successivo. E fai un nuovo piano con gli "errori correttivi" in mente.