Come una scopa e un triangolo ti aiuteranno a stare al passo con tutto

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Otto trucchi per non impazzire nel mondo del multitasking.

1. Lasciati guidare dal triangolo aziendale denaro-tempo-qualità

E ricorda che un triangolo è sempre su due punti. Questo è forse il miglior esempio di prioritizzazione.

Vuoi fare le cose velocemente e bene? Preparati a investire in risorse aggiuntive. Vuoi risparmiare? Scegli cosa sei pronto a sacrificare: tempo o qualità? Cioè, l'attività può essere completata per molto tempo, ma bene. Oppure farlo in fretta, ma forse non del tutto.

Consiglio non solo di utilizzare questo triangolo aziendale per risolvere i problemi di lavoro, ma anche di ricordarlo ai colleghi o persino ai dirigenti.

"Farlo bene, a buon mercato e ieri" non è uno schema funzionante.

2. Delega tutte le attività "economiche"

Una regola che ho imparato dal mio ex capo. Sulle piccole cose, ha detto: "Il mio tempo è troppo costoso per farlo".

Usa la legge di Pareto: spendi il 20% della tua energia e tempo su ciò che porterà l'80% dei benefici. Non sprecare il tuo tempo in sciocchezze. Il segreto principale della gestione del tempo: non puoi cambiare tutto, quindi accetta subito che le attività irrilevanti non verranno mai completate. Delega se puoi. Se non puoi, rinuncia a piccoli compiti.

3. Conosci la scopa

Importante: se deleghi sempre, a un certo punto potrebbe risultare che hai una pessima idea di come funzionano i processi a livello locale. Pertanto, di tanto in tanto, è necessario svolgere da soli le solite attività di routine. Ad esempio, per comporre un articolo nel pannello di amministrazione o creare uno spazio pubblicitario.

Si ritiene che il caporedattore ideale sia colui che, in caso di emergenza, può eseguire tutto il lavoro sul sito: dalla scrittura di un articolo alla selezione di una foto, all'elaborazione e alla messa in scena. Questo potrebbe non accadere mai, ma comprendere le complessità della cucina interiore ti rende un leader più forte.

La capacità di fare il lavoro sporco non è microgestione. Molto spesso, grazie a tali "sorti" e controlli a campione, scoprirai cos'altro può essere migliorato nel progetto. Non è necessario selezionare il momento per eseguire il lavoro manuale. Di solito tutto accade da solo quando uno dei subordinati o dei colleghi va in vacanza e ti assumi temporaneamente le sue responsabilità.

L'imprenditore americano Andrew Carnegie, rivolgendosi agli studenti universitari di Pittsburgh, ha affermato che è molto utile "fare conoscenza con la scopa" nella fase iniziale di una carriera. Tuttavia, ricordare la scopa è utile anche quando, come ti sembra, hai raggiunto le vette.

Nella serie "Peaky Blinders" c'è un tale dialogo:

- Cosa stai facendo Tommy? (Cosa stai facendo Tommy?)

- Spalare merda, Curly. Proprio come te. (Spalare letame con una pala, Curly. Proprio come te.)

- Perché lo fai Tommy? (Perché lo fai, Tommy?)

- Per ricordare a me stesso, chi sarei, se non fossi chi sono. (Per ricordarmi chi sarei se non fossi chi sono.)

4. Rimuovi Facebook dal tuo telefono

Leggi il nastro dal tuo computer davanti a un tè, ma non spesso. Non perdere tempo a navigare all'infinito nelle pagine di altre persone. Mentre lo fai, la tua vita scorre. Quindi sia messaggeri, basta disattivare le notifiche in loro. Non ci sono cose così importanti che non potevano aspettare anche poche ore. Se la persona ha davvero qualcosa di urgente, chiamerà. E non sarai distratto e sarai in grado di concentrarti sui compiti principali.

5. Lettura della velocità principale

Viviamo nell'era dell'informazione e per stare al passo con tutto bisogna saperci navigare. La lettura veloce ti aiuta a navigare/scansionare più velocemente le fonti di informazioni. Molte persone temono che dopo la lettura veloce non sarà più possibile leggere libri in modalità rilassata, ma non è così. È un'abilità che può essere controllata e solo tu decidi a che punto applicarla. In parole povere, puoi camminare per cinque chilometri in un'ora o puoi correre in 20 minuti. Tutto dipende dai tuoi compiti.

Leggere velocemente non significa capire tutto quello che leggi. Questo metodo è stato creato principalmente per cogliere il significato generale e isolare le informazioni di cui hai veramente bisogno dalla massa generale (e talvolta dall'acqua).

La lettura veloce può essere appresa separatamente. Ad esempio, da libri o corsi. E forse hai già formato la cosiddetta lettura intuitiva della velocità. Di solito vengono da lui persone che hanno letto molto e ad un certo punto hanno sviluppato un proprio sistema di rapido assorbimento delle informazioni, spesso senza rendersene conto loro stessi. Ad esempio, è stato solo quando ho seguito un corso di lettura veloce che ho scoperto che stavo già andando abbastanza bene - 535 parole al minuto.

6. Utilizzare la composizione vocale

Abbiamo imparato molto da tempo la digitazione tattile a dieci dita su un computer, ma nei telefoni con la stessa velocità è ancora impossibile digitare il testo. Quando sei in viaggio o in movimento, usa il riconoscimento vocale. Ad esempio, questa funzione è integrata nella tastiera di Gboard per impostazione predefinita. Sì, da qualche parte devi ripararlo, ma in generale è molto conveniente.

Sottovalutata anche la funzione T9. La correzione automatica di oggi è molto intelligente, ricorda gli script più diffusi e suggerisce le parole e le frasi più probabili da usare.

Risparmia tempo e fatica anche nei minimi dettagli.

7. Non rispondere subito alle email

Io la chiamo la regola dei 10 minuti. Non rispondere a un'e-mail non appena arriva. Lascialo "sdraiarsi". Consiglio di farlo per tre motivi.

• Prima rispondi, prima riceverai una nuova lettera in risposta. Cioè, accelererai solo la ruota dei messaggi.
• Spesso non riceviamo le lettere più piacevoli e le risposte rapide sono dure e maleducate. Una pausa di almeno 10 minuti aiuta a calmarsi e a rispondere in modo equilibrato.
• Non rispondendo alle e-mail in questo momento, insegni alle persone a risolvere autonomamente le loro domande. Molto spesso ci "spara" messaggi l'un l'altro, anche se ci sono domande che possono essere risolte in altri modi. Ricordi, in "Fitil", una rivista video satirica sovietica, c'era una storia sui carri e un deposito? Attendi 10 minuti e durante questo periodo la situazione potrebbe cambiare 10 volte o addirittura diventare irrilevante.

8. Prenditi un giorno libero l'ultimo venerdì del mese

In vacanza, o anche a proprie spese, per mettere le cose in ordine. La pulizia magica è necessaria non solo in casa. Gestire documenti, andare dal dottore, fare shopping in un centro commerciale vuoto o dormire un po': rimarrai sorpreso quando vedrai quante cose fare. E alla fine della giornata, sentirai sollievo o anche una leggera euforia, più o meno come dopo aver sistemato il tuo guardaroba.