Come raggruppare correttamente le attività per stare al passo con tutto

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Aumenta la produttività riordinando la tua lista di attività.

Tutti sanno da tempo che il multitasking non è una cosa così buona: ci impedisce di concentrarci efficacemente su una cosa.

Il fatto è che passare da un'attività all'altra richiede molto tempo - questo è confermato dagli studi di Multitasking: costi di commutazione. Le persone lavorano in modo più efficace quando entrano in uno stato di flusso: completamente concentrate su un'attività, senza essere distratte da nient'altro.

Sfortunatamente, non è sempre possibile catturare il flusso, perché siamo costantemente inondati da un mucchio di cose diverse che richiedono la nostra attenzione. Tuttavia, c'è un trucco che ti consente di ridurre al minimo lo spreco di tempo ed energia nel passaggio tra le diverse attività. Si chiama batch di attività.

L'essenza di questa tecnica è la seguente: si combinano attività dello stesso tipo nei cosiddetti pacchetti e quindi le si esegue in blocco. È semplice.

Perché è utile raggruppare le attività

È più facile fare le cose in ordine casuale: non devi preoccuparti di pianificare, stabilire le priorità e altre cose noiose. Ti sei ricordato qualcosa - e l'hai fatto. E poi siamo passati al compito successivo.

Tuttavia, questo approccio non è molto utile per la tua capacità di concentrazione. Secondo lo studio The True Cost Of Multi-Tasking, pubblicato su Psychology Today, una persona perde fino al 40% della propria produttività quando passa da un'attività non correlata all'altra.

In altre parole, se prima scrivi un rapporto, poi inizi a rispondere alle e-mail, quindi smisti i documenti cartacei e poi torni di nuovo al rapporto, allora ogni volta perdi tempo a concentrarti su una nuova attività che non è come quella precedente. Tom DeMarco, autore di The Human Factors: Successful Projects and Teams, afferma che questo "cambio di marcia" può richiedere fino a 15 minuti o più.

Le attività di raggruppamento in batch semplificano il passaggio da un'attività all'altra. Più i tuoi compiti sono simili, più è facile, dopo averne terminato uno, affrontare il successivo.

Come utilizzare l'elaborazione batch

1. Crea una lista di cose da fare

Per prima cosa, scrivi cosa intendi fare in un semplice elenco, riga per riga. Puoi farlo su carta o utilizzare numerose app di gestione delle attività. L'importante è sistemare tutto. È ideale dedicare del tempo alla pianificazione ogni giorno (o almeno una volta alla settimana).

2. Dividi le attività in categorie

Ora che l'elenco è pronto, suddividi tutti i suoi elementi in categorie. Possono essere diversi: scegli quello che vuoi. La cosa principale è che è conveniente e visivo.

Ad esempio, raccogli attività come "Rispondi alle e-mail" o "Chiama colleghi" nella sezione "Negoziazioni" e "Scrivi un articolo" e "Apporta modifiche" nella sezione "Testo". Crea categorie separate per le faccende domestiche, le attività lavorative, lo shopping e altro ancora. Sarà più facile navigare in un elenco così ordinato.

Un'altra opzione è raccogliere le attività in pacchetti in base al luogo in cui devono essere eseguite. Ad esempio, collegare tutti gli acquisti all'ubicazione "Supermercato" e le attività lavorative all'ubicazione "Ufficio" e così via. In questo modo, se ti trovi vicino a un negozio, puoi guardare nella tua lista di cose da fare e vedere immediatamente tutti gli acquisti di cui hai bisogno.

3. Blocca il tempo

L'elaborazione in batch delle attività funziona alla grande in combinazione con la cosiddetta tecnica di blocco del tempo. Dopo aver suddiviso l'elenco in categorie, assegnare un'ora del giorno specifica per ciascuna categoria. E aggiungi il blocco corrispondente al tuo calendario. Durante un periodo di tempo, fai solo le cose di una categoria e ignora le altre.

Un'altra opzione è quella di legare la popolare tecnica del Pomodoro al batching delle attività. Per 25 minuti sei impegnato in attività ininterrotte da un unico pacchetto. Quindi riposare per 5 minuti. Quindi ripetere il ciclo con un altro gruppo di casi.

4. Considera il tuo picco di produttività

Decidi a che ora del giorno sei più produttivo. La maggior parte delle persone ha questa mattina, ma ci sono anche nottambuli che trovano più facile concentrarsi al buio. Trova il tuo picco di produttività e prova a completare le attività dalle categorie di priorità più alte al suo interno.

5. Elimina le distrazioni

Quando inizi a eseguire il prossimo gruppo di attività, assicurati di non essere disturbato da una notifica accidentale o da una telefonata. Puoi riservare un momento speciale per controllare il tuo smartphone. Mentre affronti compiti di una categoria, non pensare al resto.

Quali attività possono essere raggruppate

In effetti, in generale, qualsiasi. Scott Young, scrittore, programmatore, imprenditore e grande fan dell'elaborazione batch, fornisce alcuni esempi:

• E-mail. Tim Ferris, autore di How to Work 4 Hours a Week, a volte riceve 300 email all'ora. E, nonostante un tale volume, risponde loro solo una volta al giorno, riservando appositamente del tempo solo per questo.
• Lettura. Leggere qualcosa nel mezzo è quasi inutile, dal momento che non ricorderai molto comunque. È meglio determinare da soli quando è più conveniente per te prendere le informazioni con attenzione e prenotare questa volta per la lettura.
• Chiamate telefoniche. Annota i nomi delle persone che devi chiamare e i loro numeri di telefono in un elenco. Quindi chiama tutti i candidati della lista in una volta. In primo luogo, non sarai più distratto dalle conversazioni telefoniche. In secondo luogo, potrai scegliere l'ora del giorno in cui le persone sono meno impegnate e potrai parlare con te.
• Ricreazione e intrattenimento. Trasferisci tutto l'intrattenimento - film, giochi per computer, passeggiate - alla fine della giornata. Questo ti motiverà a finire il lavoro il prima possibile e ti sarà più facile rilassarti sapendo che tutto per oggi è già stato rifatto.
• Viaggi di shopping. Prima di uscire di casa, raccogli tutti i compiti, gli acquisti e le commissioni in un mucchio e completali in una volta sola. Ad esempio, puoi visitare contemporaneamente un supermercato, un ufficio postale e un lavaggio a secco. Risparmia non solo tempo ma anche benzina.
• Corrispondenza nei social network. Prenditi un'ora la sera per chattare online. E il resto del tempo, mantieni disabilitate le notifiche dei client dei social media.
• Cucinare il cibo. È probabile che tu non abbia sempre abbastanza tempo per cucinare qualcosa ogni giorno. Fortunatamente, la civiltà ci ha presentato un'unità come un forno a microonde. Metti da parte 1-2 giorni per preparare il cibo per la prossima settimana, quindi riscaldalo.
• Riparazione. Riunitevi finalmente e fate tutte quelle piccole faccende domestiche che aspettano da tanto tempo dietro le quinte. Sostituire le lampadine bruciate, fissare la maniglia e il rubinetto che gocciola.
• Riflessi. Pensi tutto il tempo, provi a pianificare qualcosa, risolvi alcuni problemi, ma niente funziona per te? Scott Young consiglia anche una cosa come pensare di fare in un momento strettamente definito. Prendi l'abitudine di pianificare 2-3 ore alla settimana cosa farai dopo e quali obiettivi vuoi raggiungere.

Sì, e del resto, anche il batch delle attività è un'attività. Pertanto, riserva un momento speciale, preferibilmente la sera, per distribuire gli articoli della tua lista per domani.