Come fare un programma per ogni giorno e non romperlo mai

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il tempo è senza dubbio la risorsa più preziosa che possediamo. Pertanto, le capacità di gestione del tempo sono fondamentali. Ma fare un buon programma non è abbastanza. Questi suggerimenti ti aiuteranno a comporlo in modo da non voler rompere l'ordine stabilito.

Il tuo benessere, la tua produttività, il tuo buon umore dipendono da come gestisci il tuo tempo. Usa questi suggerimenti e crea un programma che sarebbe quasi un peccato mortale da rompere.

1. Devi lavorare senza interruzioni

Se sei principalmente impegnato in un lavoro intellettuale (ad esempio, sei un designer, un ingegnere, uno scrittore, uno scienziato), devi concentrarti sul compito da svolgere e catturare il cosiddetto flusso. Per lavorare bene e in modo produttivo, lascia nel programma intervalli chiari durante i quali non sarai distratto, interrotto o lascerai il tuo posto di lavoro. Usa queste finestre temporali solo per lavoro.

La quantità di tempo ottimale è facile da calcolare secondo la regola suggerita dal manager di Facebook David Gillis.

Il tuo programma settimanale dovrebbe avere almeno sei pause, della durata di almeno tre ore e mezza, riservate rigorosamente al lavoro non-stop.

È difficile, ma è necessario lottare per questo. Fondamentalmente, devi lavorare tre ore e mezza ogni giorno fino all'ora di pranzo. E trova un giorno in cui lavorerai tre ore e mezza non-stop e nel pomeriggio.

Rivedi il tuo programma. C'è un posto per implementare questa regola? Se non c'è spazio, hai un problema. E devi urgentemente risolverlo.

Cosa succede se non segui questa regola?

• Non sarai produttivo.
• Dovrai finire di lavorare fuori orario, di notte, o passarci i fine settimana.

Ovviamente non durerai a lungo in questo stato. Quindi prova a riorganizzare il tuo programma per adattarlo alla regola. Per fare ciò, puoi:

• riprogrammare le riunioni in modo che non ti distraggano dal lavoro;
• trovare un giorno durante il quale non ci saranno riunioni, riunioni, riunioni di pianificazione;
• parla con il tuo manager: di sicuro è pronto ad ottimizzare la tua giornata in modo che tu possa lavorare in modo più efficiente.

Una volta che hai messo insieme un programma che definisce rigorosamente questi blocchi di tempo, trattalo come se fosse un gioiello della nonna. Mucca sacra. Bottiglia di vino da collezione.

Per rendere più facile seguire il nuovo programma, spiega a te stesso perché ne hai bisogno. Stabilisci un obiettivo per te stesso. Ad esempio, dì: "Voglio finire un progetto in una settimana".

Sarà facile e piacevole per te lavorare. Trova un posto comodo, disattiva le notifiche sul telefono, prendi un caffè. Cattura il flusso e partecipa al processo.

2. Rivedi il tuo programma settimanalmente

Decidi le tue priorità

Il tuo programma dovrebbe avere una finestra di 30 minuti programmata per lunedì. Usa questo tempo per rivedere il tuo calendario per la prossima settimana. Decidi quali sono i tre obiettivi principali che devi raggiungere nei prossimi sette giorni. Quali sono le tue priorità?

Assicurati di controllare tutti gli appuntamenti per questa settimana. Non devono interrompere i periodi di lavoro.

• Se sei invitato a partecipare ad un evento di cui non sai nulla, scrivi all'organizzatore e chiedi il programma dell'evento.
• Se hai un incontro programmato con una persona, ma non hai nulla di cui discutere questa volta, annullalo.
• Se hai in programma una riunione o una presentazione, pianifica anche un po' di tempo per la preparazione.
• Se non è prevista alcuna riunione, ma hai alcune domande importanti per una persona o un team, pianifica una riunione, una riunione o almeno una telefonata.

La pianificazione attiva non è facile. Ma in cambio, avrai la piacevole sensazione di controllare completamente il tuo tempo per sette giorni.

3. Chiediti se è così che devi essere in questa riunione

Riunioni, riunioni, presentazioni: tutto questo consuma molto del tuo tempo. Di solito, tali eventi sono programmati in modo scomodo e completamente inefficaci. Perché sono necessari?

Perché appariamo su di loro?

• Non vogliamo turbare l'altra persona. Ha preso un appuntamento per te, il che significa che deve discutere di qualcosa. Con riluttanza, accetti di venire alla riunione, sacrificando i tuoi affari importanti.
• Ci sentiamo coinvolti nel processo. Ad esempio, se l'intero team si riunisce per discutere di un progetto, ti senti come se dovessi assolutamente venire. Altrimenti, i tuoi colleghi penseranno che tu non sia dedicato come gli altri.
• Il desiderio di essere al corrente. Se l'incontro sembra importante (ad esempio, qualcuno della direzione sarà presente o è prevista una decisione fatidica), naturalmente vuoi essere presente.

In effetti, la tua efficienza potrebbe essere maggiore se rimani sul posto di lavoro e non ti allontani dal processo. Come fai a sapere a quale riunione devi partecipare e quale puoi saltare? Usa questa regola.

Devi venire alla riunione se:

a) sei sicuro che la tua presenza influenzerà l'esito dell'incontro, b) aumenterai la tua efficienza attraverso questo incontro.

Per vedere se la tua presenza influirà sull'esito dell'incontro, chiediti se parlerai del tuo lavoro o se vuoi sederti in silenzio. Forse ci sarà qualcuno nella sala che può esprimere la tua opinione in modo più sicuro e migliore.

Per vedere se sarai più efficace dopo questo incontro, chiediti se imparerai qualcosa di nuovo in questo incontro. Se non impari nulla di nuovo, non intendi fare domande, non parli del tuo lavoro e, quindi, non aspettarti critiche costruttive, è improbabile che la tua efficacia aumenti.

Se né nel primo né nel secondo caso non riesci a spiegarti perché devi venire a questo incontro, saltalo. Il tuo tempo è limitato e devi usare ogni minuto con saggezza.

4. Rendi efficaci le tue riunioni

Alcuni incontri e appuntamenti possono essere più efficienti e produttivi. Verifica se il tuo evento di lavoro soddisfa questi criteri e rispondi ad alcune domande.

• C'è un ordine del giorno e uno scopo chiari dell'incontro. In caso contrario, chiedi all'organizzatore di annunciare esattamente ciò che deve essere raggiunto alla fine della riunione.
• Coloro che non partecipano alla riunione sono presenti alla riunione? Più grande è la riunione di pianificazione, più costa a ciascun membro del team, più abilità e abilità sono richieste al leader.
• Potresti dividere una riunione di grandi dimensioni in più riunioni più piccole? Pertanto, l'intero team lavorerà durante l'incontro, esprimerà la propria opinione, discuterà il lavoro svolto.
• La discussione sta andando da parte? Tieni traccia del tempo: quando l'argomento della conversazione cambia, è facile distrarsi e dimenticare quanti minuti mancano alla fine della riunione. Non permettere a te stesso di sprecare il tuo tempo prezioso in modo così sconsiderato. Ricorda ai tuoi colleghi: "Ci restano 10 minuti e non abbiamo toccato alcune questioni".

5. Lascia il tempo per lo studio e la creatività

Non tutte le attività importanti devono essere completate con urgenza. Ma assicurati di programmare un orario per queste attività.

A seconda dell'obiettivo che ti sei prefissato, lascia una finestra per lo studio, la creatività o la ricerca di ispirazione. Può essere piuttosto piccolo - solo un paio d'ore. Ma tra qualche anno dirai grazie a te stesso per queste ore felici. Anche un investimento così piccolo genererà un profitto in futuro.

Ad esempio, amo molto disegnare e credo che questa abilità non possa essere persa. Pertanto, nel mio programma ci sono due ore assegnate solo per il disegno. Dipingo di domenica, che è il giorno meno impegnativo del mio programma. Questo è sufficiente per divertirsi e non dimenticare come tenere un pennello tra le mani.

6. Ricorda: devi fare tutto ciò che hai pianificato

Indipendentemente dal fatto che ti piaccia farlo o meno.

Amo molto il doppio cheeseburger, ma lo mangio molto meno spesso di insalate, cereali e zuppe. Semplicemente perché mangiare doppio cheeseburger tutto il tempo non sarà sano e forte. A volte è molto difficile costringersi a mangiare il cibo giusto. Ma queste debolezze devono essere superate, perché fa bene alla salute.

Lo stesso vale per il tuo programma. Fa quello che ami. Fai ciò che non ami tanto, ma ciò che è buono per te, la tua carriera, la salute, lo sviluppo. Gli elementi nel tuo programma sono apparsi per un motivo: abbiamo già scartato tutto ciò che non è necessario, c'è solo quello che ti aiuterà a migliorare.

Ora il programma non può essere violato.