Come evitare che le lettere ti travolgano

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Ci sono due categorie di persone. Alcuni hanno un ordine completo in tutto: le lettere sono ordinate, le icone sul desktop sono disposte. Altri non possono aprire la loro cassetta della posta senza paura, perché c'è un'intera ondata di lettere non lette, di cui ce ne sono sempre di più ogni giorno. Sono, tuttavia, facili da affrontare.

Una semplice analisi delle lettere non correggerà la situazione se la cassetta delle lettere sembra un armadio traboccante, la cui porta si apre con gli occhi chiusi in modo che non cada nulla. Devi cambiare il tuo approccio al lavoro con la posta. Quindi puoi spendere in modo più efficiente il tempo che di solito viene speso su un flusso infinito di nuovi messaggi - su compiti più importanti.

Per decollare, prima poniti due domande:

1. Perché ricevi molte email?
2. Cosa ti impedisce di smontarli rapidamente?

In base alle tue risposte, inizia a risolvere il problema e utilizza alcuni suggerimenti utili lungo il percorso.

Prendere decisioni

Un blocco nella tua casella di posta può indicare un problema con il processo decisionale. Molte persone semplicemente non sono disposte ad assumersi la responsabilità. Rimandano le domande a cui è necessario rispondere a più tardi per risolvere tutto in un'atmosfera più rilassata. Oppure trovano altre scuse per se stessi, solo per non inviare una lettera di risposta ora.

Per non iniziare ogni email con le scuse per il ritardo con la risposta, che la lettera si sia persa tra le altre o sia finita nello spam (e infatti è rimasto un muto rimprovero nella posta in arrivo, aspettando pazientemente il momento in cui si aprirà di nuovo), lavora su te stesso: prendi decisioni.

Stabilisci una regola per aprire una lettera, fare immediatamente ciò che richiede da te e scrivere immediatamente una risposta. E non fare clic sulla croce fino a quando non viene inviata la posta.

Sbarazzati dell'eccesso

Puoi facilmente risparmiarti di ricevere alcune lettere:

1. Annulla l'iscrizione a mail non necessarie a cui hai smesso da tempo di prestare attenzione. È questione di pochi secondi e un paio di clic: le lettere non lette con materiale pubblicitario non si accumuleranno più nella cassetta della posta.
2. Disabilita le notifiche dai social network e dai vari servizi web.
3. Reindirizza le lettere che ricevi alla posta personale dai clienti a un'altra casella di posta, indicando l'indirizzo sul sito web della tua azienda. Un'altra via d'uscita è creare un modulo di feedback separato.

In una parola, fare tutto il possibile affinché la posta non diventi un buco nero che risucchia indiscriminatamente tutto: necessario e non necessario.

Personalizza i filtri

Se hai bisogno di newsletter per scoprire i migliori materiali dai tuoi media preferiti o sconti nei negozi online, puoi lasciarli. Ma rimuovi dalla cartella con la posta in arrivo live usando i filtri. Il servizio di posta, utilizzandoli, invierà autonomamente le lettere alle cartelle necessarie.

La base per il filtraggio può essere l'indirizzo del mittente o, ad esempio, le parole chiave contenute nel corpo del messaggio. Tutto dipende dal tipo di lettere che desideri rimuovere dalla cartella principale della posta.

Trova un altro task manager

La casella di posta non deve sostituire l'elenco delle cose da fare del notebook classico o l'applicazione di pianificazione. Non appena ricevi una lettera e con essa un nuovo caso, trasferiscila dalla posta alla tua lista di cose da fare.

Detta le risposte

Se le risposte sono difficili per te a causa del fatto che non ti piace il processo di scrittura delle lettere, vai dall'altra parte. Prova a usare la funzione di dettatura: la tecnica registrerà da sola ciò che vuoi dire. E per le persone meno conservatrici della tua lista di contatti, puoi anche rispondere con l'aiuto dei video allegati alla lettera.

Apri la posta nei tempi previsti

Il consiglio non è rilevante per tutti, perché spesso è necessario essere in contatto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Tuttavia, potrebbe essere ancora utile per alcuni.

Metti da parte i tempi per la spedizione durante il giorno. Quindi rispondi contemporaneamente a tutte le lettere che sono arrivate durante la tua assenza.

Non trasformare la posta in un taccuino

Numeri di telefono, password, indirizzi: tutto questo non dovrebbe essere memorizzato nelle viscere della cassetta postale, ma essere a portata di mano: in un notebook, nell'elenco dei contatti su uno smartphone, su adesivi incollati sul posto di lavoro. Trasferisci le informazioni necessarie dalla posta dove ti sarà più facile trovarle: non è ancora molto conveniente utilizzare sempre la ricerca per lettere.

Inoltre, non inviare lettere di nota a te stesso. Molte persone lo fanno scrivendo informazioni nella posta che devono essere ricordate. Aggiungi immagini agli allegati che desideri salvare. Accumulano lettere nella posta con collegamenti ad articoli che si desidera leggere in seguito, quando sarà il momento.

Di conseguenza, ci sono così tante lettere del genere che perdono il loro significato. Non tornano mai da loro, perché scorrono in basso nella lista e vengono presto dimenticati.

Usa Tumblr o Pinterest per archiviare bellissime foto e scrivere note in applicazioni speciali.

Seguendo queste regole, sarai in grado di mantenere l'ordine nella tua casella di posta e ottimizzare il tempo speso per lavorare con la posta.