10 trucchi per far funzionare i tuoi documenti Google in modo più semplice e veloce

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Portiamo alla tua attenzione una traduzione adattata dell'articolo di Saikat Basu, che contiene dieci suggerimenti per lavorare con Google Docs.

Il 2006 ha segnato una pietra miliare nella storia di Google: l'Oxford English Dictionary ha adottato la parola "google". Il concetto è diventato un nome familiare. Da allora, cercare sul web significa cercare su Google. Good Corporation ha un enorme impatto sul nostro comportamento online: seguiamo l'etichetta aziendale di Gmail, apriamo una finestra sul mondo avviando Chrome ogni mattina e utilizziamo Google Drive per essere produttivi.

La ragione della popolarità di "Google Docs" nel principio del lavoro cloud. Di tutti gli strumenti di Google Drive, un editor di testo è il più essenziale per le attività quotidiane.

Per rendere più produttiva la tua esperienza con Google Documenti, utilizza le seguenti dieci linee guida.

Bonus: aggiungi Google Docs a Chrome App Launcher sulla barra delle applicazioni di Windows o Mac. Due clic - e sei nei "Documenti".

Ricerca rapida

Puoi trovare rapidamente e facilmente un determinato file o cartella inserendo una frase chiave nella barra di ricerca in alto. La piccola freccia a destra ti aiuterà a perfezionare i tuoi criteri di ricerca:

• tipo di file (cartella, documento, foto, PDF e così via);
• apri con Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, qualsiasi add-on installato;
• proprietario (io, non io, nessuno).

Un'altra cosa che rende la ricerca più facile è usare la citazione esatta per il file che vuoi trovare. Google Drive aprirà il documento ed evidenzierà la frase di ricerca utilizzata. Inoltre, come con la ricerca su Google, puoi utilizzare operatori booleani come o per espandere l'ambito della tua ricerca.

Premi "/" per andare al campo di ricerca.

Per un elenco completo delle opzioni di ricerca di Google Drive, vedere. Ultimo ma non meno importante, non dimenticare di cercare nel carrello.

Salto rapido al menu dei comandi "nascosti"

Google Docs è simile ad altre suite per ufficio. Potrebbe essere più semplice di Microsoft Word, ma ci sono anche molti comandi utili nel menu. Premi Alt + / per andare alla ricerca nel menu. Inserisci quello che stai cercando nel campo che si apre e la funzione si avvierà.

Effettuando una ricerca nel menu, puoi trovare altri strumenti di modifica disponibili in Google Documenti.

Dall'idea su Google Keep alla bozza su Google Docs

è un ottimo servizio per creare e archiviare note. Le sue migliori caratteristiche sono la capacità di dettare note e riconoscere il testo dalle foto. Ma lo sapevi che puoi trasformare una nota in un documento con un clic?

Grazie a questa esportazione, puoi modificare e "lucidare" le tue idee già in Google Docs. Indispensabile per studenti e persone che scrivono: consente di risparmiare molto tempo.

Analizzare il tuo vocabolario con Word Cloud

Copywriter, blogger, studenti ed educatori possono utilizzare una nuvola di parole o una nuvola di tag per navigare rapidamente nel contenuto di un documento. Ti aiuterà anche a vedere quali parole stai abusando.

Puoi utilizzare un generatore di nuvole di parole, ad esempio Tag Cloud Generator, su qualsiasi documento con 50 o più parole. Il componente aggiuntivo gratuito di Google-Drive può essere trovato e installato dal menu Componenti aggiuntivi → Ottieni componenti aggiuntivi ….

Puoi usare la nuvola di parole attraverso lo stesso menu. Verrà visualizzato in una piccola finestra sulla destra. Se il documento non è finito, continui a modificarlo, quindi di tanto in tanto fai clic sul pulsante Aggiorna cloud per aggiornare il tag cloud.

Tag Cloud Generator funziona anche sulle tabelle. L'unico inconveniente è che il pannello che mostra le parole usate non può essere ridimensionato.

Trova e incolla con un clic

Con lo strumento di ricerca, non devi lasciare il documento su cui stai lavorando per cercare su Google alcune informazioni. Dopotutto, anche l'apertura di una nuova scheda nel browser richiede tempo. Questo strumento integrato ti consente di trovare e inserire informazioni nel documento o nella tabella che stai utilizzando. Apri Strumenti → Ricerca (Ctrl + Alt + Maiusc + I).

Apparirà una casella di ricerca sulla destra. Lì puoi inserire un link al preventivo in un clic inserendolo manualmente o semplicemente evidenziandolo.

I formati di citazione disponibili sono MLA, APA e Chicago.

Inoltre, le citazioni splendidamente incorniciate sono solo una delle caratteristiche dello strumento di ricerca. Puoi anche fare riferimento alle statistiche nelle tabelle. Quando utilizzi la ricerca, puoi anche personalizzare la SERP per mostrare i tuoi post di Google+, le tue email e così via. Ci sono filtri speciali per tutto questo.

Formatta rapidamente il testo in luoghi diversi

Google Documenti ha uno strumento di formattazione Paint che ti consente di creare modelli di formattazione e applicarli a qualsiasi sezione di testo. Seleziona una parola, una frase o qualsiasi altra parte di testo, modificala: imposta la dimensione, il carattere e altro. Quindi fare clic su Formato Paint. Successivamente, puoi applicare i parametri di formattazione specificati a un altro frammento, devi solo fare clic su di esso.

"Pff! Funziona solo una volta!" - diranno gli scettici. Se è necessario applicare i parametri di formattazione specificati più di una volta, fare clic due volte sull'icona del formato Paint. Premi di nuovo questo pulsante per interrompere il funzionamento della magia.

Utilizzo di immagini royalty-free

Google Documenti include una ricerca in Google Immagini che ti consente di trovare e inserire rapidamente un'immagine in un documento. Ma ci sono altre due ricche fonti di immagini: LIFE e Stock Photos. Le immagini dell'archivio LIFE hanno una licenza che dà diritto all'utilizzo dell'opera anche a fini commerciali, ma è necessario indicarne la paternità. Nel 2012, Google ha selezionato 5.000 nuove foto nelle categorie Natura, Meteo, Animali, Sport, Cibo, Istruzione, Tecnologia, Musica e altre.

Google avverte che le immagini sono disponibili solo per uso personale e commerciale all'interno di Google Drive e devono essere utilizzate nell'ambito della politica del servizio.

È possibile inserire immagini utilizzando un URL. L'immagine verrà salvata nel documento e sarà disponibile anche se l'originale viene rimosso dal web.

Menzionare qualcuno quando commenta

La collaborazione in Google Documenti si basa sui commenti. Detto questo, c'è un modo rapido per attirare l'attenzione di una persona su un particolare commento. Evidenzia la parte di testo richiesta e fai clic su "aggiungi commento" (Inserisci → Commento). Nel campo dei commenti che si apre, inserisci "@" o "+" e inizia a digitare il nome della persona che desideri.

Google Documenti selezionerà automaticamente una persona dall'elenco dei contatti di Gmail e la informerà tramite e-mail. Se questa persona non dispone dell'autorizzazione per visualizzare questo documento, è necessario concedergli l'accesso.

Scorciatoie per formule matematiche

Google Documenti ha un comodo editor di espressioni matematiche: Inserisci → Equazione. Con esso, non solo puoi digitare espressioni matematiche, ma anche lavorarci comodamente con i colleghi.

Usa le scorciatoie per accelerare il processo. Ad esempio, se inserisci "alpha" seguito da uno spazio e una parentesi, Google Docs lo converte in α. Puoi anche aggiungere facilmente apice o pedice inserendo rispettivamente "^" e "_". Per le frazioni, inserisci "frac".

Elenco completo delle scorciatoie per le espressioni matematiche. Per formule più complesse, utilizza l'estensione gratuita g (math) di Google Drive per Chrome.

Altre scorciatoie per risparmiare tempo

Premi "Ctrl + /" e vedrai un ampio elenco di modelli per una rapida gestione dei documenti. Molti dei tasti di navigazione sono gli stessi di Gmail. Inoltre, puoi creare le tue scorciatoie.

Vai su Strumenti → Preferenze → Sostituzione automatica.

Puoi usarlo per inserire automaticamente parole usate di frequente, indirizzi e-mail, abbreviazioni o anche parole che scrivi costantemente in modo errato.

È inoltre necessario selezionare "Rilevamento automatico del collegamento" e "Rilevamento automatico dell'elenco" nella finestra di dialogo delle impostazioni.

Naturalmente, potresti obiettare che il modo più veloce per creare un bel documento è usarlo. Ma i piccoli trucchi descritti aiuteranno ad accelerare il lavoro con loro.

Facci sapere nei commenti quali trucchi usi nel tuo lavoro quotidiano con Google Docs.