Come utilizzare al meglio il sistema GTD

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Lo scrittore e blogger Leo Babauta spiega come continuare a pianificare e sbarazzarsi di tutto ciò che ti impedisce di essere produttivo.

Perché è necessario questo sistema?

Getting Things Done (GTD) è un noto sistema per fare le cose di David Allen. Quando lo si utilizza, tutte le informazioni in arrivo vengono registrate e suddivise in elenchi. L'obiettivo è fare le cose dedicando più tempo a ciò che conta davvero.

Con il sistema GTD, puoi ottenere un grande successo. Eccone solo alcuni:

• Ti occupi di molti compiti.
• Diventi più sicuro di te stesso.
• Procrastinate di meno e siete meno distratti.
• Si fidano di più di te: gli altri sanno che porti sempre tutto alla fine.
• Sei più spesso invitato a lavorare perché è richiesto un approccio solido al business.
• Cambi in meglio: ti rendi conto di ciò che è veramente importante per te, diventi curioso, inizi a imparare, a costruire relazioni forti con le persone e a liberarti dei vecchi schemi di percezione che ti ostacolano.
• Guadagni di più.
• Sei in grado di creare una startup di successo o costruire una grande azienda.
• Puoi condividere le tue idee - in un libro, blog o conferenza.

Ma per ottenere tutti questi vantaggi, è necessario capire come utilizzare il sistema in modo efficace e scoprire cosa lo impedisce. Leo Babauta, scrittore e autore del popolare blog Zen Habits, spiega cosa devi fare per questo.

Come utilizzare il sistema GTD in modo più efficiente

Scopri cosa ti impedisce di essere produttivo

L'abitudine di procrastinare. Sei riluttante ad affrontare il compito a causa della sua complessità: o senti che non sarai in grado di affrontarlo, o non lo hai capito affatto. Questa è procrastinazione.

L'abitudine alla distrazione. Sei riuscito a iniziare, ma passi immediatamente a un'altra attività. Tutti gli stessi dubbi e incertezze ti spingono a rimandare a favore di un esercizio più facile o semplicemente iniziare ad ammazzare il tempo. Questa commutazione costante porta a una perdita di concentrazione. Allo stesso tempo, sembra che sarai infinitamente occupato.

Perfezionismo. Non puoi metterti al lavoro per molto tempo, perché ora non è il momento giusto per farlo. Oppure hai rimandato il completamento perché non era perfetto.

Ad esempio, vuoi avviare un blog, ma non lo fai, perché finché non trovi la piattaforma e il tema perfetti per questo, non hai abbastanza tempo libero e non hai ancora un elenco di grandi idee. Oppure hai scritto un articolo e non lo pubblichi perché il materiale deve ancora essere finalizzato - in effetti, semplicemente non osi.

Ambiente. Le persone frustrano i tuoi piani, non fanno nulla in tempo, complicano tutto, rovinano tutto, si lamentano e infastidiscono. E, affidandosi ad altre persone, a volte è difficile raggiungere i propri obiettivi. Il più delle volte, questa è solo una scusa per te stesso.

Distrazioni. Queste sono persone, eventi, problemi. Interferiscono con il tuo lavoro. Qualcosa che puoi controllare, altri no.

Fatica. Sei stanco, affamato, esausto, confuso o annoiato. Problemi come questi ostacolano la concentrazione e il fare le cose.

In questo caso, non resta che ricaricarsi: fare un pisolino, fare una passeggiata, meditare.

Oppure assumi compiti che non richiedono molta energia: smistare la posta, svolgere la routine amministrativa. Se la stanchezza è stata osservata per molto tempo, rivedi la tua dieta e dormi.

Paure, dubbi, sentimenti di impotenza e insicurezza. Sono al centro della maggior parte degli ostacoli sopra menzionati.

Determina cosa ti manca per lavorare in modo più efficiente

I punti selezionati saranno la soluzione ai problemi sopra menzionati.

Capacità di dare priorità. Puoi raggiungere il successo se dedichi la maggior parte del tuo tempo a compiti importanti. Quando sei impegnato con attività non essenziali o passi costantemente da un'attività all'altra, sei meno efficace. Devi scegliere un problema importante e concentrarti solo su di esso.

A poco a poco, imparerai a identificare quali attività e progetti sono di grande valore per te. È più importante rispondere ai messaggi che scrivere un articolo? Cosa è più vantaggioso per la tua carriera, felicità, salute?

Capacità di avviare correttamente l'attività. È la tendenza a procrastinare che è uno dei problemi più comuni e dolorosi che ostacolano il raggiungimento di un obiettivo. Pertanto, la cosa più importante nel completare le attività è iniziare.

Concentrati sul primo, più piccolo passo. Il più piccolo possibile. Crea un ambiente che renda più facile iniziare. Ad esempio, quando Leo stesso voleva sviluppare l'abitudine di correre, si concentrava solo sull'indossare le scarpe da ginnastica e uscire di casa.

Lavoro di sprint. Questo approccio ti aiuta a far fronte al multitasking e alle distrazioni. Questa tecnica è anche chiamata Pomodoro. Si basa sulla suddivisione del lavoro in brevi intervalli di 15-25 minuti (sprint), durante i quali è necessario concentrarsi su un solo compito, senza essere distratti da nient'altro.

Segue una breve pausa, dopo la quale inizi un nuovo sprint. Se non hai mai usato questo metodo, puoi organizzare un paio di tali segmenti di lavoro al giorno e, dopo una settimana, iniziare ad aumentare gradualmente il loro numero.

Gestione elenco compiti. Aiuta a concentrarsi e ad affrontare tutto ciò che è pianificato. Ma cerca di non complicare eccessivamente. Trova un semplice programma di pianificazione, scrivi tutto ciò che devi fare nel prossimo futuro e ogni giorno scegli su quali attività ti concentrerai oggi.

Pianifica tre attività importanti e tre minori per la giornata: questo numero può cambiare a seconda della durata della giornata lavorativa, della complessità delle attività e della velocità del loro completamento.

Capacità di accettare gli errori. Il perfezionismo ostacola il fare le cose. Pertanto, non preoccuparti tanto della perfezione del tuo lavoro quanto del suo completamento. Attenersi alla regola della "prima bozza schifosa" della scrittrice Ann Lamotte.

È convinta che l'unico modo per iniziare a scrivere bene (e per iniziare a farlo affatto) sia abbozzare una bozza debole e inutile. Dopo un po', tornerai al risultato e lo ripulirai.

Lavorare in una modalità di incertezza. Paure e difficoltà spesso ti perseguiteranno. Pertanto, è molto utile imparare a lavorare in uno stato di questa incertezza: mantenere il controllo, non nascondersi dai compiti e dalle esperienze interiori e non lamentarsi.

Per fare questo, ogni volta che noti qualcosa del genere dietro di te, metti tutto da parte e prova a sentire il tuo stato. Accettarlo. Presta attenzione alle tue sensazioni fisiche. Assicurati che l'insicurezza e il disagio vadano bene. Impara ad apprezzare i momenti così come sono.

Capacità di vedere il quadro generale. Una cosa è essere completamente concentrati su un singolo compito, e un'altra è essere in grado di guardare la situazione nel suo insieme. Un'analisi generale della situazione dovrebbe essere eseguita al mattino e alla sera, nonché un paio di volte durante il giorno, nel caso in cui sia necessario modificare il piano d'azione.

Tutti noi siamo a volte distratti, interrotti e di fronte a difficoltà impreviste. Per rimanere produttivo, devi imparare a cambiare focus quando necessario.

Capacità di essere responsabile. Prima di tutto, significa non incolpare gli altri per tutte le difficoltà che incontri sulla strada per raggiungere il tuo obiettivo. Assumiti la piena responsabilità della tua parte di lavoro.

Sii un leader: mostra iniziativa, segui il successo di tutta la squadra, anche se sei un semplice subordinato.

Comunicazione aperta. In modo tale che tutti comprendano chiaramente le proprie responsabilità e limiti, nonché le conseguenze del mancato rispetto. Ciò contribuirà a creare una struttura in cui tutti i soggetti coinvolti possano lavorare in modo più semplice ed efficiente. Cerca di trattare le persone in modo sincero e positivo, nonostante tutti i loro difetti.

Capacità di pianificare. L'abbondanza di compiti nel diario non contribuisce in alcun modo al raggiungimento dell'obiettivo. Invece, è meglio fare un elenco minimo rispondendo a semplici domande. Come iniziare la giornata per portare a termine compiti importanti? Come eseguire gli sprint in modo che nessuno ti distragga? Di cosa hai bisogno per assumerti la responsabilità? Quando vale la pena ritirare la posta? A che ora devo programmare le riunioni? Come valuterai la tua giornata?

Le risposte ti aiuteranno a pianificare la tua giornata. Non sforzarti che sia perfetto. Analizzando ciò che sta accadendo, nel tempo troverai l'opzione migliore.

Da dove iniziare a migliorare

Fai un piano semplice. Non è affatto necessario provare a padroneggiare tutte le abilità mancanti in una volta. Per cominciare, è meglio concentrarsi sui primi quattro che ti eserciterai quotidianamente:

• Dare priorità e definire le attività della giornata.
• Lavoro di sprint.
• Meditazione - quando provi paura, incertezza o insicurezza.
• Analisi a fine giornata e revisione del piano.

Nota cosa farai e come. Mostra il piano risultante a qualcuno che conosci e riferiscigli ogni giorno per una settimana. Prometti ogni settimana di condividere i tuoi successi, le tue sfide e come ti preparerai per l'inizio di un nuovo periodo di sette giorni.

Prenditi 10 minuti ogni sera per rivedere come è andata la tua giornata e se hai completato tutti i punti del tuo piano. Annota cosa è successo, cosa ha impedito, come puoi accelerare il movimento in avanti.

Nel tempo, gli sprint, la meditazione e altre abilità diventeranno più facili per te. Quindi inizia ad apprendere approcci nuovi ed efficaci man mano che migliori gradualmente il tuo sistema. La cosa principale è ricordarsi di esercitarsi.