Come fare ciò che pensavi fosse impossibile

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

I segreti della produttività di Scott Hanselman, uno dei programmatori più famosi di Microsoft.

Scott Hanselman non è solo uno degli esperti Web Microsoft più rispettati al mondo. È un grande oratore. Nel suo blog, podcast e video parla di gadget, IT ed efficacia personale. Ecco cosa pensa Scott Hanselman della produttività.

Non aver paura di commettere errori

“A volte è utile commettere un errore. Non aver paura di rompere il bosco , è persino strano sentire questo consiglio da una persona così super efficace come Hanselman. Al culmine della sua carriera, sembra essere in tempo per tutto: blog e Twitter, registrazione di podcast, conferenze regolari. Negli ultimi anni ha co-autore di più di una mezza dozzina di libri. Nonostante abbia una moglie e due figli.

Come lo fa? La risposta non interessa solo a te. Molti sono perplessi: “Scott, perché un'attività così frenetica? Stai proprio dormendo?" Hanselman risponde: “Perché devo ballare! Ogni volta che comincio a pensare che dovrei smettere, ricordo questo meme e questo ragazzo ispirato".

“Meno fai, più puoi fare. Questa è una tipica legge di scala , afferma Hanselman. Il ridimensionamento sta cambiando i tuoi limiti cambiando il tuo approccio alla produttività.

Hanselman ha rivelato i suoi segreti sulla produttività in un discorso di 42 minuti. Tutti i suoi consigli, dalla regola di una lettera alla ricerca del tuo Robert Scoble, sono fattibili.

Secondo lui, ha semplicemente adattato le tecniche di produttività di David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (tecnica del pomodoro) e Katie Sierra.

Quello che segue è un riassunto del discorso GOTO 2012 di Hanselman e un riassunto della sua presentazione a Webstock 2014.

Cerca i segnali di pericolo

Non è stato sempre difficile rimanere concentrati. Internet non era sempre pieno di centinaia di pagine di contenuti freschi, non ancora letti. Il flusso di informazioni che ti distraeva non era sempre continuo. Hanselman ricorda che quando stava appena imparando a programmare, tutta la conoscenza di cui aveva bisogno era contenuta in due libri.

Scott Hanselman

Su Internet vengono creati exabyte di informazioni, metà delle quali sono spazzatura. Le distrazioni consumano un terzo della giornata. Siamo sopraffatti, ma ci diciamo che possiamo gestire tutto, dobbiamo solo lavorare fino a tardi.

Fermare! Questo è un segnale di avvertimento di pericolo. Se ti sorprendi a pensare che devi stare alzato fino a tardi per recuperare il tuo programma, hai un problema. Un grosso problema e la soluzione non è così semplice come "Spero di ripulire tutte le attività nella mia lista di cose da fare".

"La speranza non è un piano", dice Hanselman. "La speranza sta aspettando quando segui il flusso."

Comprendi la differenza tra produttività ed efficienza

Quindi cosa fai quando vedi un segnale che avverte di un pericolo? Hanselman ha una soluzione. Ma prima di svelarlo, Scott definisce e contrappone produttività ed efficienza.

• La produttività riguarda il raggiungimento di un obiettivo. È importante decidere cosa fare. La produttività riguarda la scelta degli obiettivi e degli obiettivi giusti e quindi il loro raggiungimento.
• L'efficienza consiste nel completare le attività nel modo più ergonomico e orientato al processo.

Scott Hanselman

La produttività è fare la cosa giusta. L'efficienza è fare le cose per bene. In altre parole, produttività significa scegliere una direzione ed efficienza significa correre veloce in quella direzione.

Quando capirai che sono due cose diverse, capirai quanto siano potenti strumenti.

Definisci cosa significa lavoro

Hanselman si sofferma anche sulla trinità del concetto di "lavoro" descritto.

1. Un lavoro predeterminato è pianificato in anticipo.
2. Il lavoro che viene fuori è quello che ti distrae dal piano.
3. Il lavoro definito è quando ti siedi e pensi a ciò che devi fare.

Secondo Hanselman è necessario dedicare più tempo al terzo punto. Quante volte dedichi un'ora alla tua agenda per pensare attentamente a cosa fare dopo? Invece, guardando l'elenco delle cose da fare, andiamo nel panico, riformuliamo l'elenco delle cose da fare, sperando di riparare i buchi. Ma in realtà, l'elenco cresce solo da questo.

Prenditi del tempo per pensare al tuo prossimo lavoro. Per i professionisti, questo richiede in media non più di un'ora al giorno.

Fai, lancia, delega, ritarda

Hanselman mette in evidenza un'altra tecnica di Allen dal suo famoso Ottenere le cose fatte: fare, abbandonare, delegare o procrastinare.

Questa è un'ottima soluzione per la posta elettronica. Esegui un'attività dall'e-mail se richiede un minuto ed è stata pianificata. Altrimenti, lascialo cadere, delegalo o rimandalo - fallo più tardi o delegalo a qualcun altro.

"Non abbiate paura di rompere il bosco" suona innaturale. In effetti, questo approccio ti consente di concentrarti meglio sul lavoro rispetto a una situazione in cui l'onere della responsabilità mette permanentemente sotto pressione la psiche.

Dire di no è difficile. Ma il senso di colpa associato alla parola "sì" è molto peggio del disagio di arrendersi. Ovunque, incluso Internet, puoi controllare e ordinare i tuoi flussi di dati.

Per filtrare le informazioni e pianificare le cose da fare, Hanselman consiglia una matrice di gestione del tempo.

	Urgente	Non urgente
Importante	io Situazioni critiche. Problemi urgenti. Progetti e incarichi con una scadenza.	II Stabilire connessioni. Cerca nuove opportunità. Pianificazione. Recupero delle forze.
Irrilevante	III Conversazioni e telefonate estranee. Una specie di corrispondenza. Alcuni incontri. Affari di routine.	IV Piccole cose che fanno perdere tempo. Corrispondenza. Chiamate telefoniche. Un passatempo ozioso.

Quando qualcosa è allo stesso tempo urgente e importante, ad esempio una moglie sta partorendo o si verifica un attacco di appendicite, dovresti agire alla velocità della luce. Se la questione non è urgente e non importante, è meglio non farlo affatto. E, ahimè, spesso perdiamo tempo in cose urgenti ma non importanti. Agire con urgenza è una cattiva abitudine per molti di noi.

Capire l'e-mail

Scott Hanselman riceve centinaia di e-mail ogni giorno e condivide il suo approccio a Inbox.

Applica la regola di una lettera

La modifica delle impostazioni per le lettere in arrivo cambia radicalmente l'approccio al lavoro con la posta elettronica. Crea una cartella per le lettere in cui ti trovi nella copia e una cartella separata per i messaggi, in cui sei l'unico destinatario. Le lettere che cadono nella prima cartella non sono a priori importanti.

Ma cosa succede se il capo ti invia una copia del compito e poi chiede: "Perché non hai completato il mio incarico?" La risposta è semplice: "Ero nella copia, pensavo che mi stessi solo informando". Il capo non lo farebbe mai più.

In qualità di architetto della comunità presso Microsoft, Hanselman utilizza un'altra cartella nella sua cassetta postale, Esterna. “Sono persone che non lavorano per l'azienda, ma sono importanti per me. Rispondo a tutte le loro e-mail , ha spiegato Scott.

Non controllare la posta al mattino o alla sera

È semplice: hai risposto alla lettera al mattino, hai ricevuto una risposta immediata, hai risposto di nuovo … Di conseguenza, la corrispondenza su cui hai programmato di dedicare meno di un'ora potrebbe richiedere mezza giornata.

Scott Hanselman

Controllare la posta al mattino è come viaggiare nel tempo. 9:00 - alzati, controlla la posta. Ci siamo svegliati: è già cena, è ora di andare a fare uno spuntino. E ora l'orologio è già le 14:30, è ora di lavorare … Come è successo? Hai appena aperto il tuo client di posta al mattino.

Inoltre, rispondendo alle email al mattino (o alla sera), abitui le persone a questo orario. Rispondendo a un'e-mail alle 2 del mattino una volta, ti sei costruito la reputazione di scrivere e-mail alle 2 del mattino e hai segnalato la tua abitudine all'urgenza.

Controlla la tua posta a mezzogiorno secondo la tua routine quotidiana e lasciati stupire da quanto puoi fare in un giorno.

Trova il tuo Robert Scoble

Non dovresti controllare la posta ogni tanto per paura di perderti qualcosa. "Di solito ho una casella di posta vuota, ma quando sono in vacanza potrebbero esserci 500 e-mail", spiega Hanselman.

Spesso alle conferenze puoi vedere relatori che, avendo appena finito il loro discorso, hanno maggiori probabilità di correre al loro laptop per esaminare il loro account di posta elettronica. Si ha l'impressione che il loro compito sia cancellare le lettere in tempo.

Per sradicare questa abitudine, Hanselman consiglia di utilizzare i cosiddetti aggregatori fidati. Sono colleghi sempre al corrente dello stato attuale delle cose. Alla Microsoft, quello era Robert Scoble.

Scott Hanselman

Sono stato iscritto a migliaia di blog. Ma perché? Chi è il miglior lettore di blog al mondo? Robert Scoble! Per quanto mi riguarda, ho deciso: non sono Scoble, leggere così tanti blog è innaturale. E sai cosa ho fatto? Ho iniziato a leggere il suo blog. Delle migliaia di blog che ho seguito, ne ho lasciati cinque, che mi servono come aggregatore di notizie. È come guardare tutti i telegiornali durante il giorno o semplicemente guardare il programma finale la sera.

Trova il tuo "aggregatore di fiducia" in azienda. Per fare questo, chiediti semplicemente, chi è la persona che è sempre consapevole di ciò che sta accadendo e lo condividerà volentieri con te?

Rimani nel flusso

Qualunque cosa importante stia accadendo nel mondo e nella tua vita, lo saprai sicuramente. Se si verifica il prossimo 11 settembre, sarai informato.

Pertanto, prova come in un bozzolo. Non lasciare vagare la tua attenzione premendo sempre Alt + Tab in Gmail.

Salva le sequenze di tasti

Seguendo l'esempio del giornalista ed evangelista Microsoft John Adella, Hanselman chiede di "risparmiare i colpi di tastiera". Il seguente esempio spiegherà cosa significa.

Scott Hanselman

Se Brian mi manda una lettera con una domanda davvero interessante su ASP. NET, e io rispondo in modo lungo e ispirato (cinque paragrafi con esempi di codice e così via), allora non gli do solo una risposta scritta dettagliata che ha risolto il suo problema, gli do 10 mila i loro tasti. Ma la vita è breve, il numero di tali clic è limitato: non li riavrò mai indietro, li ho appena dati a Brian. Allo stesso tempo, non so nemmeno se leggerà il mio messaggio. Come essere allora? Come non spendere, ma moltiplicare le sequenze di tasti? Sto scrivendo un post sul blog e invio il link a Brian. Quindi i miei clic si moltiplicheranno anche dopo la mia morte, ogni volta che qualcuno visualizza la pagina del mio blog.

Scrivi lettere brevi: da tre a quattro frasi. Qualsiasi cosa più lunga dovrebbe essere su un blog, Wikipedia, FAQ, knowledge base o qualsiasi altro documento. L'e-mail non è un luogo in cui archiviare la conoscenza; le tue sequenze di tasti stanno morendo lì.

Comprendi la posta in arrivo nella tua vita

Ordinare significa separare, setacciare o abbattere qualcosa.

Un flusso continuo di informazioni va non solo alla tua e-mail, ma anche alla casella di posta condizionale della tua vita. Notifiche sui messaggi sui social media, sull'uscita di un nuovo episodio della tua serie TV preferita e simili: dedichiamo tempo a tutti questi piccoli eventi. Ciò significa che devono anche essere ordinati.

Hanselman offre un'analogia un po' terrificante: c'è stata un'emergenza nel parcheggio, molte persone sono rimaste ferite. Dobbiamo agire! Il tuo compito è mettere un'etichetta sul dito di tutti: vivi o morti e come dovrebbero essere trattati. Con Inbox siamo sempre umani nelle nostre vite: mettiamo delle bende a un malato di cancro, mentre qualcun altro sta per perdere un braccio. Facciamo cose che fanno perdere tempo ma non hanno valore.

Ordina i flussi di informazioni rumorose (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, messaggistica istantanea, ecc.) a seconda del valore. Se qualcosa può essere tranquillamente scartato, fallo.

Sbarazzati dello stress mentale inutile

Immagina di abbonarti a Netflix, felice di poter guardare la seconda stagione di House of Cards ogni volta che vuoi. Per esempio, stasera, dopo aver messo a letto i bambini.

La verità è che quando ti sei iscritto hai rinunciato a un comportamento proattivo. Non sei più tu a decidere cosa e quando fare. I push e le varie sottoscrizioni ti sottopongono a circostanze esterne e ti costringono a svolgere compiti dall'esterno. C'è un nuovo episodio? Devi guardare - non scomparire lo stesso abbonamento!

Tutto questo mette sotto pressione la psiche. Porti un carico mentale inutile che ostruisce la tua mente e interferisce con la produttività.

Lascia venerdì a pensare

Mentre pensi alle cose a venire, poniti sempre la domanda: quali tre cose posso fare oggi, quale questa settimana e quale quest'anno? Questa è la cosiddetta regola del tre. Hanselman l'ha ricevuto dal suo collega responsabile del programma Microsoft Jay Dee Meier.

Scrivi tre compiti per oggi, per la settimana e per l'anno.

Lunedì, all'inizio di una nuova settimana, avrai un'idea chiara dei prossimi giorni. Venerdì dovresti fermarti, guardare indietro alla scorsa settimana di lavoro e pensare. Chiediti: "È stata una settimana di successo? Avrei potuto fare qualcosa di diverso? Cosa posso cambiare?" È importante concludere ogni giornata senza sentirsi in colpa per il tempo perso.

Prova la Tecnica del Pomodoro

Questa tecnica di gestione del tempo è stata proposta da Francesco Cirillo alla fine degli anni '80. Il punto è concentrarsi sul compito per 25 minuti e poi fare una breve pausa.

Hanselman consiglia questa tecnica. Allo stesso tempo, consiglia di tenere traccia di tutte le distrazioni che sono sorte per te in 25 minuti. Segna sul tuo quaderno quando pensi a un estraneo (distrazione interna) o a qualcuno, come un collega, che ti ha distratto (fattori esterni).

Prima avrai circa sei distrazioni, poi una e poi scompariranno. Di conseguenza, misurerai la tua produttività in base al numero di "pomodori" eseguiti al giorno.

Renditi conto che essere impegnato è una forma di pigrizia

Timothy Ferris

Essere occupati è una forma di pigrizia, pensiero pigro e azioni promiscue.

Impegnato, produttivo. Alcune persone pazze e impegnate rimarranno sorprese, ma essere creativi e creare qualcosa è l'opposto del semplice uscire.

Hanselman fornisce il seguente esempio: una persona "twitta" attivamente - sembra essere molto impegnata e poi scompare per un mese quando appare un progetto davvero significativo. Quando sei occupato, semplicemente non c'è tempo per Twitter e altre sciocchezze.

Datelo per scontato: il multitasking è un mito

Secondo Hanselman, il numero ottimale di compiti alla volta è uno. Se pensi di poter gestire più compiti contemporaneamente, ti sbagli.

- è solo passare da un'attività all'altra, richiedendo un cambio di contesto. Spieghiamo con un esempio. Hai mai avuto questo: stai lavorando a qualcosa e improvvisamente il telefono squilla? Sei arrabbiato. Questo è tuo padre, ma sei ancora arrabbiato, perché ti chiama al lavoro alle tre del pomeriggio, quando sei completamente concentrato. Alzi il telefono e dici qualcosa come "Scusa, ma mi sembra di lavorare qui…" Poi sei triste per altri 10-15 minuti. Quindi devi tornare al lavoro: "Allora a cosa stavo pensando?"

Il cambio di contesto non funziona. Tuttavia, esiste un multitasking accettabile. Cose che puoi fare contemporaneamente:

1. Cammina e mastica una gomma.
2. Allenati e ascolta i podcast.
3. Guida e ascolta la segreteria.
4. Guida al lavoro e leggi (sui mezzi pubblici).
5. Guida al lavoro e pensa.
6. Fai buon uso dei tempi di inattività.

Sbarazzati del rumore mentale

Christopher Hawkins

Se qualcosa non mi aiuta a fare soldi, non migliora in qualche modo la mia vita, è un rumore mentale che deve essere rimosso.

Hanselman consiglia di cambiare la prima parte di questa citazione di Christopher Hawkins."Se non mi aiuta ad espandere la mia attività (pagare il mio mutuo, passare il tempo con la mia famiglia - sostituire quello che è il tuo obiettivo principale), quello è rumore mentale".

Per Scott, questa priorità è la famiglia: "Tutto ciò che faccio, ogni decisione che prendo, è per tornare rapidamente a casa dai bambini".

Compiti a casa

Il discorso di Hanselman si conclude con i seguenti compiti:

1. Ordina i tuoi flussi di informazioni.
2. Pianifica gli sprint di lavoro.
3. Elimina le distrazioni.
4. Considera: lavorando con la tua casella di posta della vita, sei efficiente o produttivo?
5. Considera la tua lista di strumenti personali.

Nota che Hanselman non ha detto una parola su Evernote o altri sistemi. "Puoi dedicare più tempo alla lettura di libri sulla produttività e alla creazione di un sistema, anche se forse tutto ciò di cui hai bisogno è una lista di cose da fare". Forse hai solo bisogno di capire la differenza tra quando sei "occupato" e quando stai facendo il lavoro desiderato.