13 cose nella corrispondenza commerciale che fanno incazzare

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Se non vuoi far incazzare l'altra persona, non farlo.

1. Mancanza di saluto

Non stai scrivendo una lettera commerciale per piacere, hai bisogno di qualcosa dal destinatario. Pertanto, è corretto iniziarlo con un atto di cortesia: un saluto. Farne a meno è come aprire la porta dell'ufficio di qualcun altro con un piede.

come non farlo?

È meglio così

2. La frase "Buongiorno"

Se non stai scrivendo una lettera commerciale direttamente dagli anni 2000, scegli una formulazione più moderna. Non importa se non puoi prevedere esattamente quando l'altra persona leggerà il messaggio. L'opzione "buon pomeriggio" è la più neutra, ma puoi anche utilizzare il periodo in cui invii la lettera. E lascia il "buon momento della giornata" ai forum mezzo morti del passato.

come non farlo?

È meglio così

3. Gestione degli errori

È incredibile quanti errori si possano commettere in un testo così breve. Primo, molti hanno preso alla lettera la regola separata da virgole. Questo dà origine a capolavori come "Caro Anton Mikhailovich". Un appello non è solo un nome, ma anche parole dipendenti da esso.

In secondo luogo, controlla attentamente il nome del destinatario. Non chiamare Alekseev Alexandras, Marin Marias e decifrare le iniziali.

come non farlo?

È meglio così

4. Abbreviazioni e risposte monosillabiche

La scrittura aziendale richiede di comunicare con frasi complete. Questo approccio ha un vantaggio pratico: l'interlocutore non deve indovinare cosa intendi, perché riveli tutte le sfumature e non dai l'opportunità di interpretare male le parole. E il tuo "OK" può significare qualsiasi cosa. Inoltre, i tagli non fanno risparmiare molto tempo.

come non farlo?

È meglio così

5. Umorismo e metafore

Una lettera commerciale non dovrebbe lasciare spazio all'interpretazione. Tutte le parole sono usate nel loro significato diretto e non implicano interpretazioni diverse. Altrimenti, attendi un ulteriore giro di corrispondenza, in cui scoprirai chi aveva in mente cosa. E può volerci molto tempo.

come non farlo?

È meglio così

6. Punti esclamativi

I punti esclamativi non sono spesso usati nei testi letterari, perché sono progettati per esprimere sentimenti forti. Una lettera commerciale non è una piattaforma di espressione, anche se vuoi davvero esprimere all'interlocutore cosa ne pensi.

Potresti non significare nulla di speciale, ma per l'interlocutore, il punto esclamativo sarà un segnale che probabilmente sta facendo qualcosa di sbagliato. Quindi tieni sotto controllo entrambi i tuoi sensi e la combinazione di tasti Maiusc + 1. Un'esclamazione è appropriata solo in circolazione.

come non farlo?

È meglio così

7. Un'abbondanza di burocrati

Il desiderio di esprimersi in modo più formale genera spesso costruzioni mostruose di cui è estremamente difficile discernere il significato. Non abusare di frasi complesse e scrivi più facilmente.

come non farlo?

È meglio così

8. Blocco maiuscole

Non vale la pena evidenziare le linee in maiuscolo. Su Internet, simboleggia ancora le urla. A nessuno piace essere sgridato. Per rendere chiaro il messaggio, basta renderlo chiaro.

come non farlo?

È meglio così

9. Frase "Grazie in anticipo"

Grazie, ovviamente, non puoi metterti in tasca, ma la gratitudine precoce mette l'interlocutore in una posizione imbarazzante. Una persona educata si sentirà obbligata a soddisfare la tua richiesta, anche se capisce che non dovrebbe farlo. E sarai ricordato per i problemi di lancio.

Se l'interlocutore ha ancora bisogno di essere spronato, è meglio descrivere come è vantaggioso per lui rispondere alla tua richiesta.

come non farlo?

È meglio così

10. Oggetto strano o nessun oggetto

Non è sicuro aprire lettere incomprensibili, quindi un messaggio senza oggetto corre il rischio di finire nello spam. Naturalmente, una persona sarà molto arrabbiata quando scoprirà che sotto le parole "Zina, gomma" c'era un documento importante nascosto dal direttore dello stabilimento di pneumatici, Zinaida.

come non farlo?

È meglio così

11. Familiarità

Non devi deviare dal tuo stile di lavoro, anche se il destinatario è il tuo migliore amico. In primo luogo, potrebbe dover inoltrare una lettera al suo capo o agli appaltatori. In secondo luogo, la lettera può cadere accidentalmente in terze mani e comprometterla, e allo stesso tempo tu.

In terzo luogo, è necessario distinguere tra personale e lavoro. Gli interessi aziendali non sempre coincidono con quelli personali. Vale la pena lasciarsi un margine di manovra per mantenere relazioni amichevoli senza fare concessioni nelle trattative.

come non farlo?

È meglio così

12. Mancanza di storia della corrispondenza

Se stai chattando attivamente con qualcuno, il destinatario è consapevole dell'argomento della conversazione e può facilmente tornare all'inizio del dialogo ruotando la rotellina del mouse. Ma quando di tanto in tanto vi scambiate lettere via e-mail, l'interlocutore potrebbe dimenticare chi siete e di cosa avete bisogno da lui.

Rendi più facile per la persona farlo: in un paragrafo, ricorda alla persona di cosa sta parlando.

come non farlo?

È meglio così

13. Gestione inappropriata dei thread di messaggi

I servizi di posta e gli agenti consentono di lavorare con i thread dei messaggi. È uno strumento davvero utile se gestito correttamente. Ma non tutti ci riescono.

Forse sei già diventato vittima di un mailing di massa, i cui partecipanti non rispondono direttamente all'autore, ma a tutti. Di conseguenza, una conversazione poco interessante riempie la tua casella di posta e ti vengono in mente punizioni per coloro che non riescono a trovare il pulsante giusto. Allo stesso tempo, le informazioni che non sono destinate a occhi indiscreti spesso entrano nel campo delle informazioni generali.

La medaglia ha anche un rovescio della medaglia: quando, in una conversazione importante, uno dei partecipanti non risponde a tutti, ma a una persona. E il destinatario deve dedicare molto tempo all'invio di lettere invece di svolgere il proprio lavoro.