2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01
In questo articolo, condividerò una curiosa funzione di Google Calendar che può semplificare notevolmente le tue interazioni con i partner.
Quanto tempo impieghi per organizzare un incontro con un amico o un collega?
In un mondo ideale bastano un paio di frasi: "Giovedì alle quattro?" - "Sì!".
In realtà, più ti attivi, più contatti e più è difficile organizzare un incontro o anche solo telefonare su Skype. Tu hai affari, il tuo partner ha affari. Inizia l'infinito "tennis della posta" di approvazioni.
Oppure sei il direttore di una grande azienda. Il tuo programma dovrebbe essere visto da tutti i dipendenti, alcuni partner, così come la famiglia e gli amici. E anche questo programma cambia continuamente.
Cosa fare?
Verranno in nostro aiuto…
Kaizen e Kanban
Quindi, siamo di fronte a due compiti che si escludono a vicenda:
- gestire sempre più contatti programmati;
- spendere meno risorse possibili su di esso.
Questo non ti ricorda il classico problema della filosofia kaizen: come puoi ridurre i costi e allo stesso tempo migliorare la qualità?
Pertanto, per risolvere il problema, utilizziamo uno degli strumenti kaizen: kanban.
Kanban un tempo è diventato un metodo avanzato di organizzazione della produzione, quando invece di "spingere" le parti lungo il trasportatore (portare i materiali, scaricarli e poi sistemarli da soli), viene utilizzata la trazione (ogni sezione successiva segnala alla precedente come molto materiale di cui ha bisogno ora).
Lo stesso "pull" può essere utilizzato nella gestione del tempo personale.
Accesso diretto al tuo calendario
Perché non darlo a tutti i partner? C'è una tale funzione, ad esempio, in Google Calendar.
- Organizzare un evento? Non devi avvisare nessuno. Chi lo desidera può vedere tutto da solo e può anche confermare la propria partecipazione.
- Oppure puoi anche consentire ai singoli partner (più importanti) di creare eventi sul tuo calendario. E tu già lo confermi. Estremo? Beh, forse.:) Ma c'è una tale possibilità!
- L'evento contiene informazioni sull'ora, il luogo e il reclutamento dei partecipanti. Ciò consente di risparmiare tempo su domande inutili.
- Non sono necessari né un diario né programmi speciali. Un normale browser o anche uno smartphone andrà bene.
- Dopo l'incontro, puoi redigerne un breve protocollo e registrarlo lì, nel calendario.
- E soprattutto, mi piace questa funzione di sovrapporre calendari di persone diverse uno sopra l'altro:
Guarda come sono visibili tutte le finestre in cui puoi infilare una riunione congiunta!
E, soprattutto, tutte queste infinite domande "Cosa ci fai in…?", "Puoi in…?" rimarrà nel passato.
E la privacy?
Per mantenerlo intatto, puoi chiudere esattamente ciò che stai facendo.
Era:
Divennero:
Inoltre, puoi creare calendari diversi per lavoro e personale. E dare accesso, ad esempio, solo al lavoratore.
Totale
L'efficacia anche di uno strumento semplice come un calendario dipende da come lo usi.
Condividere il tuo calendario può aumentare non solo la tua produttività personale, ma anche la produttività di piccoli team.
P. S. Ho scritto questo articolo insieme al mio amico Vlad Epanchintsev. Grazie a lui!
Scrivi nei commenti
Come organizzi gli appuntamenti? Stai utilizzando Google Calendar?
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