Un sistema semplice per organizzare la vita moderna complessa

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Oggi vogliamo parlarvi di un sistema che vi aiuterà a strutturare tutti i vostri progetti di lavoro, compiti e affari. Con l'aiuto di esso, imparerai come impostare correttamente gli obiettivi e sviluppare piani per raggiungerli.

Nel mondo moderno, una persona deve multitasking. Progetti, riunioni, affari, compiti, la cui scadenza si avvicina inesorabilmente … Spesso è difficile per noi organizzare la nostra vita in modo tale da avere il tempo di affrontare le questioni lavorative.

Oggi vogliamo presentarti un sistema che ti aiuterà a organizzare tutti i tuoi obiettivi, affari e compiti. Questo sistema è stato sviluppato da Chris Winfield, un imprenditore di New York City.

La vita è difficile.

Ci piace lavorare più di 40 ore a settimana, ne siamo orgogliosi e amiamo raccontare a tutti quanto siamo impegnati, perché ci fa sentire importanti e insostituibili. Bene, o altrimenti, pensiamo solo che dovrebbe essere così.

Così è stato con me. Fino a quando ho deciso di cambiare tutto.

Non poteva andare avanti così, dovevo ricominciare da capo e cambiare tutto. Volevo vivere la vita al massimo e non volevo perdere un solo momento.

Ma c'era un problema. Non sapevo come farlo. Perdevo troppo tempo e lavoravo in modo inefficace. Così ho iniziato a cercare modi che potessero aiutarmi a risolvere il problema.

Ho letto molti libri e blog sulla produttività e alla fine ho trovato un sistema in quattro parti.

Questo semplice sistema, di cui parleremo più avanti, mi ha aiutato a migliorare la mia produttività, con il suo aiuto sono stato in grado di organizzare giorni, settimane, mesi e anche solo ore. Grazie a lei posso fare di più in meno tempo.

Vorrei proprio dire che sono arrivato facilmente e velocemente a questo sistema, ma non è così: ho passato centinaia di ore a sperimentare, ho dovuto affrontare molti fallimenti, errori e delusioni.

Oggi sono in grado di fare di più in 17 ore che in passato in 40 ore. Nemmeno quello. Sono in grado di ottenere di più in una settimana rispetto agli ultimi mesi.

Sono in grado di lavorare contemporaneamente con diversi progetti, clienti, aziende e allo stesso tempo mantenere un equilibrio tra lavoro e vita personale.

Lavoro, trascorro del tempo con la mia famiglia, cammino, comunico con le persone, insegno agli altri ciò che conosco personalmente e faccio molto di più. Ogni giorno. E tutto questo è dovuto solo al fatto che ho sviluppato un sistema adatto a me, a cui aderisco costantemente. Questo sistema è abbastanza semplice, ma non dovresti mai dimenticare che:

Semplicemente non significa sempre facile.

Una delle cose principali che ho capito è che se ti prendi il tempo per pianificare la tua giornata e hai un'idea chiara di ciò che vuoi ottenere (crea una certa immagine delle tue giornate), allora tutto andrà più facile. Lavorerai di meno e avrai più successo, perché lavorerai con passione, vedrai un obiettivo davanti a te.

Il mio sistema ha quattro elementi principali:

1. Sogna e fissa obiettivi. Cosa vuoi veramente dalla vita? Quali sono i tuoi sogni, obiettivi, ambizioni? Se non conosci le risposte a queste domande, il resto dei componenti in questo elenco non ti servirà a nulla.
2. Scarica il tuo cervello. Trasferisci i pensieri dalla tua testa alla carta. Non devi pensare a dettagli estranei se vuoi davvero essere produttivo.
3. Crea mappe mentali. Ti aiuteranno a trovare scappatoie per i tuoi obiettivi principali. In altre parole, capirai come ottenere o ottenere rapidamente ciò che desideri.
4. Gestisci il tuo tempo e scomponi compiti complessi nei loro elementi costitutivi. Questo ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi principali nel più breve tempo possibile.

Nessuno contesterà mai il fatto ovvio che tutte le persone hanno 24 ore al giorno. Le persone di successo hanno due qualità:

• Sanno esattamente cosa vogliono.
• Fanno uno sforzo per ottenere ciò che vogliono.

Sei pronto a correre il rischio e impegnarti per avere successo? Allora continua a leggere.

1. Sogno. Obiettivi prefissati. Agire

Inizia immaginando l'obiettivo finale.

Stephen Covey

Il primo passo è creare un quadro generale della tua vita. Devi capire cosa vuoi ottenere, che tipo di persona vuoi diventare, in altre parole, pensare a come dovrebbe essere la tua vita ideale.

Quando l'ho fatto per la prima volta, volevo cambiare molto nella mia vita. Forse, come me allora, ti sembrerà che molte cose non si possano cambiare, ma non disperare e non mollare, perché questa sensazione è del tutto normale.

Seguendo il consiglio di Mark Allen, ho messo da parte una pagina per ciascuno dei miei obiettivi. Una tale limitazione di spazio è necessaria in modo da avere l'opportunità di dipingere ogni obiettivo in dettaglio, scomponerlo in elementi di base, creare un piano dettagliato per raggiungere questo obiettivo, ma la specifica dell'obiettivo dovrebbe essere senza acqua.

C'è qualcosa di importante da ricordare: non stai tenendo nel sangue il tuo piano, i tuoi obiettivi possono cambiare in qualsiasi momento. Non possiamo dire con certezza cosa ci accadrà tra un'ora, e ancor più nessuno può dire che i suoi obiettivi e i suoi progetti di vita non cambieranno nel prossimo mese o nel prossimo anno.

Ma tale pianificazione è vantaggiosa in quanto hai un'idea chiara di ciò che vuoi ottenere, che tipo di persona sogni di diventare.

Inoltre, non preoccuparti se non sei riuscito a stilare un piano di realizzazione per ogni obiettivo. Va tutto bene, la cosa principale è che hai un obiettivo e, quando arriverà il momento, troverai modi per aiutarti a raggiungerlo.

2. Scarica il tuo cervello

Possa la tua mente essere sempre luminosa e chiara, come il vasto cielo, il grande oceano e la vetta più alta della montagna.

Morihei Ueshiba

La nostra memoria è per molti versi uno strumento di sopravvivenza. Ricordiamo più facilmente le cose che sono importanti e necessarie per noi. La memoria è una cosa straordinaria: in una situazione di forza maggiore, ad esempio, possiamo ricordare le lezioni scolastiche sulla sicurezza della vita e fornire il primo soccorso a una persona.

Hai centinaia di pensieri nella tua mente, dettagli minori, dettagli inutili. Ad esempio, provi a ricordare tutte le sfumature, anche i più piccoli dettagli del progetto che stai realizzando. Sebbene tale consapevolezza sia rispettabile, è anche spesso ansiosa e stressante. Conclusione: liberati di questa spazzatura, scarica il tuo cervello.

Non tenere tutti questi dettagli nella tua testa: scrivili nel tuo diario, lascia che siano tutti contenuti sul disco rigido del tuo computer o da qualche altra parte. Ciò ti consentirà di concentrarti meglio su ciò che è importante in questo momento, senza dimenticare gli affari correnti.

Organizza, dividi e conquista

Ora che ti sei salvato da un numero enorme di pensieri inutili o non così importanti, è ora di iniziare a organizzare i tuoi affari. Guarda il tuo piano. Forse non eri pigro e hai fatto un piano non solo per le prossime settimane e mesi, ma anche per interi anni.

Devi strutturare tutto quello che devi fare. Cerca di pianificare tutti i tuoi progetti, compiti e altri affari in modo tale che non interferiscano tra loro: prenditi un tempo separato per ogni compito, non inseguire due piccioni con una fava, ma dividi e conquista.

Non preoccuparti se non hai un piano concreto per realizzare tutto ciò che hai pianificato. La cosa principale è che hai degli obiettivi e il tuo subconscio ti aiuterà nel resto.

In questo caso, il tuo subconscio può essere paragonato a un navigatore GPS. Imposti la tua destinazione e scopri come arrivarci.

3. Crea una mappa mentale

Tutto ciò di cui hai bisogno è un piano, una tabella di marcia e il coraggio per arrivare a destinazione.

Earl Nightingale

Una mappa mentale è un diagramma che ti aiuta a visualizzare e organizzare le informazioni. Le mappe mentali possono essere utilizzate per quasi tutto, dal prendere appunti allo sviluppo di una strategia seria. Ti aiuteranno a scomporre un oggetto complesso nelle sue parti componenti.

Con l'aiuto di una mappa mentale, puoi costruire una gerarchia di progetti, risultati e attività. Usa la dimensione e il colore del carattere per evidenziare ciò che è importante o urgente. Puoi anche includere collegamenti a importanti risorse Internet o documenti sul tuo computer.

Questa mappa ti aiuterà a vedere a colpo d'occhio quale progetto ti sta richiedendo più tempo o che richiede più attenzione (i compiti e le scadenze evidenziati in rosso ne urleranno l'urgenza e l'importanza).

Rivedendo settimanalmente la tua mappa mentale, noterai quali progetti sono vicini al completamento e questo ti motiverà ad andare avanti. Elimina i progetti completati e riempili di nuovi.

4. Gestisci il tuo tempo e suddividi i compiti difficili in elementi di base

Decidi oggi che diventerai un esperto nella gestione del tuo tempo e delle tue prestazioni.

Brian Tracy

Ora che hai un piano, devi essere sicuro di poter gestire tutte le attività in anticipo in tempo. Esistono varie tecniche e sistemi progettati per aiutarti in questo. Per esempio:

• Kanban è un sistema che ti aiuterà a gestire le attività in modo efficiente. C'è un pratico strumento online, KanbanFlow, progettato non solo per il lavoro in solitaria ma anche per il lavoro di squadra.
• La familiare tecnica di efficacia personale GTD che ti aiuterà a portare a termine le cose.

Non dimenticarti di oggi

Mappe mentali, GTD, Kanban sono tutti ottimi e indiscutibilmente necessari per raggiungere i tuoi obiettivi. Ma non dimenticare che questa è pianificazione strategica. A volte hai bisogno di un piano semplice e pratico per la giornata. Non per domani. Non per un mese o un anno. Per oggi.

Un sogno diventa un obiettivo quando si agisce per raggiungerlo.

Bo bennet

Esiste una tecnica del pomodoro che può aiutarti a pianificare il tuo tempo in modo efficiente. Puoi saperne di più qui.

Raggiungere sempre i tuoi obiettivi, completare le attività in tempo, raggiungere il successo: questo è ciò per cui tutti dovrebbero lottare. Ma non dimenticare mai la settima abilità di Stephen Covey: affilare la sega.

Immagina un uomo che sta segando un albero da cinque ore, ma quando gli dici di fermarsi un paio di minuti per affilare la sega, risponde: “Non ho tempo per affilare la sega! devo tagliare!"

Ricordati di dedicare del tempo alla tua salute, alla tua famiglia e ai tuoi amici e cerca sempre di riposare quando senti di averne bisogno.