Cheat Sheet: Come inviare un'e-mail a una persona impegnata

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2024-01-13 02:02

Tobias van Schneider, il capo designer di Spotify, ha parlato sul suo blog di come scrivere e-mail a una persona impegnata. Schneider riceve più di 200 e-mail ogni giorno e può dire ciò che la infastidisce di più. Un ottimo foglietto per chi scrive spesso a persone impegnate!

I consigli di Tobias van Schneider saranno utili per chiunque voglia raggiungere persone impegnate e li condividiamo con voi.

Nonostante non mi consideri una persona molto impegnata, ricevo almeno 200 email al giorno. Per quanto vorrei rispondere a tutti, semplicemente non ho abbastanza tempo, e questo non è solo colpa mia. Spesso mi scrivono persone che non sanno scrivere email. È molto facile punire queste persone: semplicemente non rispondo alla loro posta. Se non danno valore al mio tempo, allora non valuterò loro.

Voglio dare qualche consiglio a chi scrive spesso a persone indaffarate e spera ancora di avere una risposta.

Presentazione in ascensore

Negli affari c'è un termine "presentazione dell'ascensore". Immagina di essere un imprenditore che cerca di ottenere investimenti per la tua attività. All'improvviso incontri l'investitore principale nell'ascensore. Il tuo compito è vendere rapidamente l'idea all'investitore raccontando tutte le cose più importanti. Ma hai un limite di tempo: non appena l'ascensore si ferma, l'investitore se ne andrà.

Applica lo stesso concetto alla tua posta. Scrivi le cose più importanti nella tua lettera. Senza acqua, epiteti inutili e frasi inutili. Vuoi venderti? Non scrivere la tua storia di vita, ma piuttosto allega un link al tuo CV.

Stabilire un obiettivo

Le prime frasi della tua lettera dovrebbero indicare lo scopo. Non forzare l'interlocutore a cercare tra le righe quello che vuoi da lui. Sii educato e premuroso, ma cerca di arrivare al punto della tua lettera il più rapidamente possibile.

Non considerarti il centro del pianeta

Ci sono molte cose che vuoi realizzare inviando un'e-mail a una persona impegnata. O vuoi entrare in contatto con lui, o vuoi ottenere qualcosa da lui. Nonostante il fatto che ho raccomandato nell'ultimo paragrafo, devi sapere quando fermarti.

Se hai bisogno di qualcosa, dimmelo che cosa, poi perché mi sarà vantaggioso. Le persone impegnate a volte sono disposte ad aiutare gratuitamente, ma se puoi dare qualcosa in cambio, le tue possibilità aumenteranno.

Formatta la lettera

Non inviare un muro di testo. Usa gli spazi tra i paragrafi. Inviando una lettera terribile e sopraffatta, crei un problema per me e, di conseguenza, per te stesso.

Usa i numeri

Mi sento molto più a mio agio nel rispondere alle email strutturate. Se vedo una lettera in cui le idee principali sono divise in punti, è più facile per me rispondere separatamente a ciascun punto. Più è facile per me rispondere alla lettera, maggiori sono le possibilità che risponda.

Invia di nuovo

Anche io uso questo trucco. Se non ricevi risposta alla lettera, ti preghiamo di copiarla e inviarla nuovamente. Non aggiungere altro testo, non chiedermi se ho ricevuto una lettera precedente. Basta inviare lo stesso.

Non inviare NDA

Vi prego di non inviare comunicati stampa dei vostri prodotti migliori, fantastici e innovativi, oltre a chiedermi di firmare un NDA (accordo di non divulgazione). Ricorda, le persone impegnate non si siedono in attesa di una nuova lettera da una società sconosciuta che chiede loro di firmare un NDA. Se hai un progetto davvero importante, trova un altro modo per descriverlo.

Vale la pena fare domande?

Sì, ma se sai che la persona ha molto da fare, allora puoi usare un piccolo trucco.

Dividi le tue domande in più parti e invia la prima. Dopo aver ricevuto una risposta, inviare la parte successiva e così via.

Capisco che tu voglia risposte a tutte le domande, ma dividendo le domande in parti, dimostri che apprezzi il mio tempo.

Nessun gergo

Se scrivi parole in gergo che solo le persone nel tuo campo capiscono, prenditi la briga di pensare se posso capirle.

Essere divertente

Il tempo che hai trascorso con piacere non è considerato sprecato.

John Lennon

Qualsiasi strumento è utile per questo. Non dovresti iniziare la lettera con un aneddoto divertente, ma inserire una-g.webp