6 modi per terminare una riunione il prima possibile e ottenere risultati

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Devi sapere come organizzare le riunioni in modo corretto ed efficiente. Non è così facile come potrebbe sembrare a prima vista. Ma se impari a impostare l'ora giusta, a utilizzare l'ambiente e a fissare obiettivi in modo chiaro, puoi condurre riunioni in modo rapido ed efficiente.

Assicurati che l'obiettivo sia chiaro

Invece di dire: "Raccogliamo l'intero ufficio alle 11 del mattino", chiediti: "Cosa vogliamo ottenere?"

Devi assolutamente sapere perché stai organizzando questa riunione:

• generare un'idea;
• prendere una decisione;
• per concludere un affare;
• per rispondere alle domande sui cambiamenti imminenti.

Forse ti si addice:

• ascoltare i reclami dei dipendenti (dovrebbe essere fatto in un formato di riunione di gruppo?);
• ridiscutere quanto già deciso;
• fare qualcosa che può essere discusso o risolto per telefono o e-mail.

Non fare grandi assembramenti

Usa la grande "regola delle due pizze" e non invitare troppe persone all'incontro. Devi creare una squadra, ogni persona in cui è al suo posto. Pertanto, l'incontro dovrebbe essere frequentato da quante più persone è possibile alimentare due pizze.

Il punto non è solo nutrire tutti coloro che sono venuti alla riunione. Grandi gruppi di persone non possono prendere decisioni in modo efficace. C'è anche un concetto. Si verifica in grandi gruppi di persone, quando gli individui non possono esprimere la propria opinione a causa del timore di condanne da parte di colleghi e leader. I piccoli gruppi sono più convenienti da questo punto di vista. Pertanto, sono più efficaci.

Prima il tempo, poi il timer

I ritardatari sono molto fastidiosi e fonte di distrazione. Insegna loro a venire in orario.

Se non apprezzano il loro tempo, non apprezzeranno nemmeno il tempo di tutti gli altri.

Procedi come segue.

Fissa un orario di incontro, diciamo, per le 08:48. Sorprendentemente, questa mossa funzionerà e le persone inizieranno ad arrivare puntuali. Per quanto riguarda coloro che sono in ritardo, devi insegnargli a pagare per questo. E non soldi. Facciamo, per esempio, cantare. Sanzioni come queste funzionano molto meglio delle sanzioni pecuniarie. Entro un mese dimenticherai come suona il canto dei tuoi subordinati.

E, naturalmente, allenati a impostare un timer. Per ogni eventuale relatore e per l'intera assemblea in generale. In questo modo la riunione non si trascinerà e saprai cosa hai speso ogni minuto.

Le sedie devono essere giuste

Anche il modo in cui le persone si siedono nella sala è di grande importanza:

• sedersi in cerchio è utile per la cooperazione, la discussione, il processo decisionale generale;
• sedersi in fila è utile se si ha bisogno di stimolare la competizione e la voglia di misurarsi con i colleghi.

Se hai bisogno di una riunione rapida e altamente produttiva, sposta tutte le sedie fuori dalla stanza. Numerosi studi dimostrano che più a lungo stiamo in piedi, più diventiamo nervosi. Voglio prenderlo subito e prendere una decisione il prima possibile. Inoltre, stare in piedi per un po' fa bene alla salute.

Rimuovere laptop e telefoni

Altrimenti, sarai costantemente distratto. Sia tu che i tuoi colleghi dovete fare tutto ciò che avete pianificato e terminare la riunione il prima possibile. Quindi smettila di fissare lo schermo del tuo smartphone. Invece, prendi una penna e un pezzo di carta. Le informazioni sono molto più facili da ricordare.

L'agenda non è stata creata "per spettacolo"

Devi davvero lavorarci su. La maggior parte delle riunioni è improduttiva perché l'agenda viene discussa all'infinito. Prova a formulare l'ordine del giorno sotto forma di domanda invece di esporre il problema.

Non "discutere di contenuti video", ma "quando saranno pronti i contenuti video?"

Quando viene posta una domanda, iniziano automaticamente a cercare una risposta. È così che funziona.