Perché mancano le scadenze e come fermarle?

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Se sei rattristato dal fatto che non hai mai tempo per inviare il tuo lavoro in tempo, allora leggi con urgenza questo articolo. Ti spieghiamo perché le scadenze non rispettate non sono colpa tua e ti diciamo come rispettare le scadenze.

Adoro le scadenze! Soprattutto il fischio con cui si rompono.

Lo scrittore Douglas Adams

Sappiamo tutti quanto sia importante la pianificazione per un lavoro efficace. A volte siamo letteralmente ossessionati da lui. Ma quando arriva il momento di iniziare a implementare l'elenco delle attività, iniziamo a rimandarle, resistendo fino all'ultimo minuto o addirittura interrompendo completamente le scadenze. Questo succede a tutti in misura maggiore o minore. E c'è una giustificazione per questo, che sta nelle peculiarità del nostro pensiero.

Perché mancano le scadenze?

Potresti aver sentito la storia della Sydney Opera House, che doveva essere completata nel 1963 a $ 7 milioni e alla fine fu completata solo 10 anni dopo, nel 1973. Inoltre, il design originale del teatro ha subito numerose modifiche e l'edificio è diventato più piccolo e, di conseguenza, sono stati spesi 102 milioni di dollari!

I progettisti sono caduti preda di un errore diffuso: hanno valutato male quanto tempo avrebbe richiesto un'attività. Di volta in volta, hanno dovuto posticipare le scadenze e modificare il piano di lavoro perché non tenevano conto dei problemi che influivano sulla velocità del progetto.

Il nostro pensiero è strutturato in modo tale da pianificare tutto il tempo e il denaro necessari se tutto va secondo lo scenario migliore.

Ma inevitabilmente ci sono ostacoli sulla strada, a causa dei quali il volume di lavoro sta aumentando rapidamente. Quindi spieghiamo le scadenze mancate dal fatto che si sono verificate circostanze impreviste e non dal fatto che non abbiamo potuto prendere in considerazione la possibilità che si verificassero in fase di pianificazione.

Perché abbiamo bisogno di scadenze comunque?

Le scadenze rigorose non solo si rompono costantemente, ma portano anche molto stress ai partecipanti al progetto, quindi forse è meglio rifiutarle? No. Spesso, avere una scadenza è l'unico motivo per cui un lavoro decolla.

In precedenza, la parola dead-line era usata per descrivere la linea intorno al carcere, oltre la quale i detenuti non potevano intercedere, giorno e notte, pena l'immediato colpo di pallottola.

Ora le scadenze sono associate esclusivamente al lavoro e il loro fallimento non minaccia l'esecuzione dell'intero dipartimento. Ma l'essenza rimane la stessa: la scadenza è vita o morte per la tua produttività o progetto.

Il lavoro riempie il tempo assegnatogli.

Legge di Parkinson

Qualsiasi compito richiederà tutto il tempo che gli assegni. Ecco perché a volte ci chiediamo quanto velocemente possiamo fare qualcosa. Per lo stesso motivo, spesso siamo al limite delle possibilità negli ultimi minuti di finire ciò che è stato assegnato per diversi giorni o addirittura settimane.

Tenendo conto della legge di Parkinson, capiamo che se non fissiamo i tempi per il completamento del compito, lo faremo per sempre!

Come superare scadenze costanti

Come affrontare una cattiva pianificazione e trarre vantaggio dalla presenza di scadenze? Sarà molto difficile, perché dovremo combattere gli errori sistematici del nostro pensiero. Ma sapere come le scadenze cambiano il nostro comportamento può aiutarci a essere più produttivi.

Inizio brillante

Quando distribuisci il carico di lavoro su un mese, una settimana, anche un giorno in anticipo, segna l'inizio del periodo il più strettamente possibile e scarica il resto del tempo fino alla scadenza il più possibile.

Concentrati prima sui compiti più difficili, importanti e dispendiosi in termini di tempo del progetto. Li farai ancora più a lungo del previsto. Umiliati. Ma grazie al tuo inizio attivo, alla fine del periodo avrai il tempo che dedicherai alla risoluzione di problemi non pianificati e al completamento delle attività.

Alla vigilia della scadenza, non avrai bisogno di tuffarti a capofitto in nuovi compiti complessi, incontrando insidie che ancora non conosci.

Scadenza aggiuntiva

Per te stesso, fissa una scadenza un paio di giorni prima di quella reale. Questo è ciò che consiglia il marketer Matthew Guay di Zapier. Ideale se non sai quanto tempo hai dalla tua scadenza personale a quella reale - uno o tre giorni. Ma una situazione del genere è mal presentata. Ovviamente ricorderai ancora quanto tempo ti rimane, quindi ci vorrà forza di volontà per non interrompere le tue scadenze.

Trova una sorta di ricompensa per te stesso se porti a termine il lavoro alla scadenza. Tuttavia, la soddisfazione delle attività completate in tempo sarà una buona ricompensa.

Dichiarazione pubblica

"Prometto solennemente di finire l'articolo entro le cinque di sera" - dillo non nella tua testa, ma ad alta voce a tutto l'ufficio. Ora la tua autostima è entrata in gioco. Cosa sarà più doloroso per te: costringerti a lavorare attivamente o perdere le scadenze e ammettere ad alta voce il tuo fallimento?

La scrittrice Evelyn Waugh, impegnata nel suo nuovo romanzo, Return to Brideshead, ha dichiarato pubblicamente: "Sto iniziando un nuovo libro e lo scriverò tra tre mesi". Non ha rispettato la scadenza e più volte, sempre pubblicamente, ha chiesto un rinvio della scadenza. Tuttavia, finì il romanzo piuttosto rapidamente, perché sapeva che i lettori ricordano la sua promessa e aspettano che si adempia.

Promemoria costanti della scadenza imminente

Se iniziamo a lavorare su un progetto di grandi dimensioni, il lasso di tempo è solitamente piuttosto lungo. La scadenza diventa una sorta di astrazione - da qualche parte là fuori, un giorno. Più è vicino, più chiaramente ci rendiamo conto esattamente di quanto tempo ci rimane e possiamo confrontare più adeguatamente la sua quantità e la quantità di lavoro rimanente.

Impostati dei promemoria regolari che ti riporteranno costantemente alla realtà, avvisandoti che il giorno X si avvicina:

• la scadenza scadrà tra un mese;
• settimana;
• tre giorni;
• giorno;
• 8 in punto.

Sì, è stressante, sarà fastidioso. Ma forse questo è l'unico modo per spronare te stesso?

Qualsiasi attività richiede sempre più tempo del previsto, anche con la legge di Hofstadter.

legge di Hofstadter

Questa legge comica e ricorsiva di Douglas Hofstadter, Ph. D., parla dell'impossibilità di programmare le scadenze. Le scadenze sono letteralmente fatte per essere vanificate. Ci auguriamo, tuttavia, che i nostri consigli ti aiutino a evitare di spingere le cose al punto di rottura, dove il costante mancato rispetto delle scadenze è estremamente dannoso per la tua reputazione lavorativa e ti mette in uno stato di stress costante.