Che cos'è un errore di programmazione e come stimare correttamente le scadenze

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Sei modi per farlo al lavoro e nella vita di tutti i giorni.

Che cos'è l'errore di pianificazione?

Negli ultimi tre anni ho dipinto cinque stanze della mia casa. Ho iniziato con la camera da letto e ho pianificato di gestirla in una settimana. Tuttavia, il tocco finale è stato fatto solo un mese dopo.

Credi che, avendo iniziato la seconda stanza, abbia previsto un mese per dipingerla? Ma no. Ero sicuro: dato che mi ero già riempito la mano, avrei sicuramente finito entro il fine settimana, al massimo, entro il prossimo. Ma mi ci è voluto di nuovo un mese. Come con ciascuna delle altre stanze. Oltre alla cucina, ci volle anche più tempo.

Ogni volta, preparandomi a dipingere un'altra stanza, mi aspettavo che in una settimana o due sarebbe stato tutto pronto. L'esperienza mi diceva che non l'avrei mai fatto in meno di un mese. Tuttavia, è stato difficile rinunciare alla fiducia che questa volta le cose andranno sicuramente più veloci.

Questa presunzione che ci fa sottovalutare il tempo di cui abbiamo bisogno per risolvere i problemi ha un nome: errore di pianificazione. Questo concetto è stato introdotto alla fine degli anni '70 dagli psicologi Daniel Kahneman e Amos Tversky.

Gli scienziati hanno spiegato che durante la pianificazione, le persone spesso ignorano le loro esperienze passate. Nel mio caso, è stato il fatto che mi ci è voluto un mese per dipingere la stanza ogni volta. Di solito ci concentriamo solo sul compito che ci aspetta: questa stanza è piccola, il che significa che non ci vorrà molto per dipingerla.

Daniel Kahneman ne parla in dettaglio nel libro Think Slow… Decide Fast. Sostiene che gli errori di pianificazione sono generalmente legati a due cose:

1. Non consideriamo quanto tempo ci è voluto per completare compiti simili in passato.
2. Partiamo dal presupposto che non dovremo affrontare complicazioni che causano ritardi.

A cosa porta un errore di valutazione del tempo?

Secondo il Project Management Institute, poco più della metà di tutti i progetti viene completata nei tempi previsti.

Ma una cosa è sottovalutare il tempo necessario per dipingere una stanza (ti darà solo un piccolo inconveniente). Un'altra è commettere lo stesso errore nella valutazione delle attività e dei progetti di lavoro. Qui le conseguenze possono essere molto più gravi.

Nella migliore delle ipotesi, ciò comporterà che tu o il tuo team siate costretti a fare gli straordinari. Nel peggiore dei casi, per mancanza di budget, piccoli profitti, insoddisfazione per capi e clienti.

Come valutare correttamente le attività

Devi smettere di pianificare, fidandoti di un'intuizione. Meglio usare tecniche speciali.

1. Basa sull'esperienza precedente

Gli psicologi Kahneman e Tversky raccomandano: prima di iniziare il lavoro, è necessario non solo valutare cosa deve essere fatto, ma anche stimare quanto tempo viene solitamente dedicato a tali compiti.

Ad esempio, devi creare una nuova funzionalità per un'app mobile: scopri quanto tempo il tuo team ha dedicato a un'attività simile. Se vuoi scrivere un post sul blog di 4.000 parole, trova i dati su quante ore o giorni hai impiegato l'ultima volta.

Se lavori da solo, il modo più semplice per raccogliere queste informazioni è utilizzare un'app di monitoraggio del tempo. Applicalo con diversi tipi di attività e in seguito utilizza rapporti già pronti.

Per le attività di gruppo, il software di gestione dei progetti è utile. La maggior parte di essi utilizza diversi metodi per raccogliere dati, ad esempio tenendo conto del tempo di lavoro effettivo e costruendo un diagramma di Gantt.

2. Chiedi a qualcun altro di valutare il tuo compito

Nel 1994, la rivista dell'American Psychological Association "Personality and Social Psychology" ha pubblicato i risultati di cinque studi condotti da Roger Buhler, Dale Griffin e Michael Ross.

Hanno confermato che le persone spesso commettono l'errore di pianificazione descritto da Kahneman e Tversky. Ma qualcos'altro è venuto alla luce: spesso giudichiamo male i costi dei nostri compiti, ma possiamo prevedere abbastanza bene quanto tempo impiegherà qualcun altro.

I ricercatori hanno chiesto ai partecipanti allo studio di indovinare quanto tempo impiegherebbe un'altra persona per completare un determinato compito. Nel rispondere, si riferivano più spesso all'esperienza esistente. E anche quando lui non c'era, le loro valutazioni erano molto più razionali delle conclusioni di coloro che avrebbero dovuto svolgere il compito.

Questo perché di solito siamo molto ottimisti riguardo alle nostre capacità. E molto più obiettivo quando si tratta di qualcun altro. Quindi, invece di provare a valutare i compiti da soli, chiedi a un amico o un collega di farlo per te.

3. Crea un intervallo di tempo e prendi in considerazione la possibilità di ritardi

Ci sono cose famose conosciute - cose che sappiamo di conoscerle. Ci sono anche incognite conosciute - cose che sappiamo di non sapere. Ma ci sono ancora incognite sconosciute - queste sono cose che non sappiamo, che non le conosciamo.

Donald Rumsfeld politico americano

Questa citazione è spesso citata nella gestione del progetto. Per spiegare le incognite sconosciute di cui parla Rumsfeld, i dirigenti usano quello che chiamano un cono di incertezza. È progettato per visualizzare l'intervallo di tempo che potrebbe richiedere un'attività.

Quando inizi a lavorare su un progetto, ne sai ancora poco. Pertanto, il tempo effettivo necessario per completarlo può variare notevolmente dalla previsione. Pensi che il lavoro richiederà due giorni, ma in realtà potrebbero volerci otto. O solo poche ore.

Ma con l'avanzare del processo, questo intervallo si riduce. Tuttavia, puoi solo dire esattamente quanto tempo hai bisogno alla fine, quando il progetto è completato.

Tuttavia, il cono di incertezza consente una stima più accurata. Se non sai molto su un progetto imminente, dividi il tempo di esecuzione stimato per quattro per trovare l'estremità inferiore dell'intervallo e moltiplica per lo stesso per determinare il limite superiore. Il risultato sarà, ad esempio, da 1 a 16 giorni.

Se un intervallo così ampio non ti soddisfa, utilizza solo il limite massimo per la contabilità, quindi, presumibilmente, il lavoro richiederà 16 giorni. Questo non è il numero più accurato, ma è molto probabilmente più vicino alla realtà rispetto alla tua previsione originale.

4. Valuta il problema su tre punti

Questo metodo ti aiuterà a essere più obiettivo. Per ogni attività è necessario fornire una valutazione:

• miglior sceneggiatura;
• nella peggiore delle ipotesi;
• scenario più probabile.

Il primo numero molto probabilmente corrisponderà alla tua previsione originale. La valutazione dello scenario più probabile può essere basata sui dati empirici in tuo possesso. E quando valuti il peggio, devi considerare quanto tempo ci vorrà se le cose vanno male.

Con tre numeri, calcola la media. Ad esempio, se lo scenario migliore è tre giorni, il probabile è cinque giorni e il peggiore è nove, aggiungi semplicemente: 3 + 5 + 9 = 17. Quindi dividi quel numero per tre. Risulta in media 5, 67 giorni: questa è la tua previsione del tempo richiesto.

5. Calcola il tasso di errore

Steve Pavlina, autore del corso di sviluppo personale per persone intelligenti, consiglia di calcolare il coefficiente di quanto ti sbagli nella pianificazione. In futuro, questo numero potrà essere utilizzato per tutte le tue attività.

Fornisci una stima del tempo per diverse attività che devi svolgere nel prossimo futuro. Scrivi le tue ipotesi. Dopo aver terminato il lavoro, annota quanto hai speso alla fine.

Aggiungi tutti gli orari programmati insieme. Fai lo stesso con quello attuale. Ora dividi tutto il tempo effettivo per la stima originale: ottieni il rapporto che desideri.

Ad esempio, si stima che saranno necessarie 12 ore per completare diverse attività. Alla fine, abbiamo speso 15. Tasso di errore: 15/12 = 1,25. Ciò significa che le attività hanno impiegato il 25% in più rispetto a quanto pianificato.

Ora, moltiplica sempre le tue stime iniziali per il fattore di errore risultante e saranno più accurate.

6. Condurre una valutazione nelle ore più improduttive della giornata

L'analista americano e autore di letteratura economica Daniel Pink nel suo libro Timehacking. Come la scienza ci aiuta a fare tutto in tempo immerso nella ricerca sui nostri cronotipi: gli orologi interni.

Ha studiato come influenzano il modo in cui ci sentiamo durante il giorno. E ho scoperto che i cronotipi non solo controllano la nostra attività fisica e mentale, ma determinano anche a che ora del giorno siamo più creativi e quando siamo inclini a pensieri positivi e negativi.

Pink cita una ricerca di Scott Golder e Michael Macy, che hanno analizzato l'umore delle persone su Twitter. Hanno scoperto che i post degli utenti di solito non sono molto positivi durante i periodi di bassa produttività.

Per la maggior parte delle persone, questo calo si verifica a metà giornata, subito dopo pranzo. Secondo Golder e Macy, è improbabile che tu sia di buon umore durante questo periodo. Questo può aiutarti a evitare l'eccessiva sicurezza e l'ottimismo e, di conseguenza, a pianificare in modo più efficace.

Pertanto, l'essenza di quest'ultimo metodo è valutare le attività durante un calo della produttività. Questo è circa sei ore dopo il risveglio. Ma puoi solo aspettare che arrivi la sensazione di dispersione e stanchezza.

In base ai risultati del lavoro, verifica se ti sei avvicinato alla realtà pianificando il tuo tempo in questo modo.

La stessa comprensione dell'errore di pianificazione ti aiuterà a valutare correttamente le attività. Potresti non essere in grado di controllare la tua tendenza a sopravvalutare le tue capacità. Ma se ti rendi conto di quanto influisca l'eccessivo ottimismo e cerchi di ridurre questa influenza, allora diventerai molto più bravo a gestire il tuo tempo.