Controlla "l'idrante", o Come non affogare nel flusso di informazioni e compiti

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Mitch Kapor, fondatore di Lotus Corporation, una volta disse che ottenere informazioni da Internet è come bere da un idrante. Matthew Lowry, un esperto di comunicazioni online, ha approfondito questo argomento e ha chiamato "pompa antincendio" il flusso continuo di informazioni che arriva al PC e al telefono 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana e non finisce mai. Come non annegare nel flusso e usare il tuo tempo in modo razionale: leggi una traduzione adattata preparata da Lifehacker.

Con idrante, la tua lista di cose da fare non è mai vuota. Perché l'"idrante" non è solo informazione, è una fabbrica di nuovi compiti. Alcuni elementi nell'elenco delle cose da fare sono espliciti, come le e-mail del tuo capo o dei clienti che richiedono attenzione. Ma molti non sono chiaramente espressi.

Questo è un articolo che vale la pena leggere e pensare. Un post da commentare. Condividi ciò che ti piace con amici e colleghi.

Non importa quante ore al giorno sei coinvolto in una piccola impresa. La cosa principale è che non vedono la fine e il limite. Questo è "l'idrante".

E questo concetto è molto più ampio di un semplice elenco di attività. E, purtroppo, ci sono ancora 24 ore in un giorno.

Allodola

Se sei come me, tutto il lavoro creativo e stimolante procede bene la mattina presto. Ci sono molte ragioni - psicologiche e fisiologiche - per cui è così. Ma l'"idrante" è profondamente indifferente ai tuoi ritmi interiori. Perché mentre dormi, la quantità di informazioni continua ad aumentare.

Dopo colazione, apri la tua casella di posta e il flusso dall'"idrante" manda in frantumi lo schermo, che era sotto la pressione di lettere nella posta, account in Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello e simili. Il tuo calendario contiene riunioni, richieste e istruzioni del tuo capo, partner, clienti, subappaltatori, colleghi. E ciò che ieri non era nell'elenco delle attività, oggi brucia e richiede un'esecuzione immediata.

L'idrante non ti starà aspettando. Richiede ad alta voce il tuo tempo e la tua attenzione.

All'improvviso sono le 11 del mattino e hai già perso la parte migliore della tua giornata.

Come rispondere a questo stato di cose? Di solito vengono offerte due opzioni: cambiare comportamento o utilizzare la tecnologia. Ma perché non usare la tecnologia per creare le basi per il cambiamento del comportamento?

Come gestisci efficacemente le informazioni, i compiti e le idee? Devi capire che il flusso di informazioni è continuo e, in generale, sono diversi flussi: le informazioni provengono da e-mail, social network e media, siti Web, giornali, durante le riunioni, dagli amici e persino dalla tua testa. È impossibile coprire tutto.

Devi elaborare i messaggi, decidere cosa farne: reagire, utilizzare, condividere, salvare per un uso successivo o eliminare? Quando farlo? E come trovi il tempo per affrontare tutto questo?

Sfortunatamente, la modalità multitasking, quando provi a fare tutto in una volta, non funziona. Non controlli il tuo programma, è difficile per te trovare tempo libero, distrarti dalla posta e concentrarti su qualcosa per più di 5 minuti. Se è così, dai un'occhiata al mio metodo di organizzazione del tempo per essere più produttivo durante il giorno: questa potrebbe essere la strada da percorrere.

Tre tecniche e strumenti aggiuntivi

Rituale quotidiano. In questo momento, stiamo organizzando e pianificando, concentrandoci su compiti importanti e piccoli.

Apprendimento - Accodamento - Informazioni di magazzino - Distribuzione. Trasferiamo il flusso dall'"idrante" al materiale con cui puoi lavorare. Formiamo un elenco di attività, una libreria personale di risorse utili, un feed stabile di informazioni dai social network e dai media.

Fare le cose fino alla fine. Gestiamo l'elenco delle attività e il nostro tempo.

Lavora secondo i tuoi ritmi interiori

Solo tu puoi capire la tua serie di miglioramenti della produttività: tutto ciò che posso fare è condividere i miei.

Dedico il tempo migliore per risolvere i compiti più importanti

Al mattino, quando il mio cervello è al suo meglio, dedico 2-3 ore al lavoro più importante e non sono distratto da nient'altro. La ricerca mostra che i lavoratori che sono distratti - o sono distratti da soli - almeno una volta ogni 3 minuti, impiegano un minimo di 20 minuti per riprendere l'attività da svolgere.

Vale la pena iniziare la giornata con un compito difficile, anche se è nella natura umana iniziare con qualcosa di più facile. Durante il giorno, sorgeranno sicuramente circostanze impreviste, incontri aggiuntivi e i compiti di fondamentale importanza non saranno completati.

Indico pause

Comunque sia, di solito dopo 60-90 minuti la concentrazione diminuisce, quindi divido il periodo di lavoro mattutino in due parti, facendo una breve pausa, durante la quale devo lasciare il posto di lavoro.

Gli scienziati affermano che uno stile di vita sedentario porta a problemi cardiaci, cattiva postura e alcuni tipi di cancro.

Anche se ti siedi in un posto solo per 30 minuti, il tuo metabolismo rallenterà del 90%.

In serata

I livelli di energia diminuiscono drasticamente dopo pranzo, motivo per cui molte persone preferiscono dormire un po' durante questo periodo. Dopo pranzo provo:

• incontrare persone: sono sicuro che difficilmente riesco a fare bene il mio lavoro in un momento come questo, e la comunicazione dà un'ulteriore carica di energia;
• affrontare compiti piccoli, semplici e organizzativi.

Rituale mattutino e serale

Devi decidere cosa fare esattamente durante queste ore. Ciò significa che devi aprire la posta, tradurre alcuni dei messaggi in un elenco di attività e trovare il tempo per loro tra gli altri progetti.

Il problema è che i messaggi che inondano la tua posta sono veri vampiri che si nutrono del tuo tempo. Smontarli richiede più tempo e fatica di quanto pensi. E la cosa peggiore è che, non importa quanto possa essere fastidioso, una parte di te vuole sempre controllare la tua casella di posta.

La soluzione è che coloro che entrano dovrebbero essere trattati come animali pericolosi, che il più delle volte devono essere tenuti in gabbia, ma comunque, di tanto in tanto, in modo che non scappino da soli.

Mi occupo del lavoro in entrata due volte al giorno, durante i rituali mattutini e serali. Mi sono talmente abituato a un tale ordine che lavorare con l'incoming è diventato per la mente lo stesso compito automatico del bisogno di mangiare e bere per il corpo.

Tra questi due periodi, non mi preoccupo se è arrivato qualcosa per posta e se ho dimenticato qualcosa di importante: mi fido del mio sistema. Pertanto, dopo aver chiuso la cassetta delle lettere, vado a lavorare con una testa fresca.

E poiché il rituale mattutino è di solito di breve durata (la maggior parte delle questioni organizzative sono lasciate al rituale serale), presto più attenzione al compito più importante.

Elenco delle attività

Per organizzare la tua giornata e fermare il flusso di posta in arrivo succhiando tutti i succhi della tua vita, devi utilizzare tecniche e strumenti.

Una di queste tecniche efficaci è "Apprendimento - Accodamento - Stock di informazioni - Distribuzione", che traduce un flusso casuale in:

• elenco di attività di facile utilizzo,
• una libreria personale di materiali utili che vengono salvati per lavorare con loro in seguito,
• una raccolta di materiali da condividere con i colleghi.

Idealmente, questo dovrebbe essere fatto durante i rituali del mattino e della sera. Diamo un'occhiata più da vicino a questo processo.

Studio in entrata

La tua casella di posta è tutto, dalle e-mail e messaggi di Twitter alle tue registrazioni.

Innanzitutto, ricorda, nessuna chiamata in arrivo richiede una risposta immediata. Abbiamo tutti imparato a inviare e ricevere risposte rapide alle e-mail, ma questo è sbagliato: chiunque se lo aspetti ti sta imponendo ulteriori obblighi.

In secondo luogo, è assolutamente inefficace aprire ogni e-mail e rispondere. Sarai più produttivo se fai una cosa. Ad esempio, visualizza la tua casella di posta. I nostri cervelli non sono molto bravi a legare più compiti insieme. Quando le persone pensano di poter eseguire facilmente il multitasking, in realtà passano rapidamente da un'attività all'altra. Ma questo influisce negativamente sulla percezione e sulla concentrazione.

Quindi, quando apri la tua casella di posta, guardala. Questo è il classico modello "Fai tutto":

• se riesci a visualizzare la tua casella di posta in meno di due minuti, fallo;
• se non puoi, aggiungilo all'elenco delle attività a cui devi tornare in seguito;
• puoi semplicemente ignorare il file.

Anche se apri la tua casella di posta in coda subito dopo aver visualizzato i tuoi messaggi, hai ancora tempo per ricostruire.

Visualizza la tua casella di posta al mattino solo quando è assolutamente necessario.

Quando guardi i messaggi al mattino, poniti la domanda: sono urgenti? I veri messaggi urgenti sono il tuo nemico numero uno, poiché richiedono tempo prezioso che vorresti dedicare all'attività più importante.

Altrimenti, devi solo includere la voce "Controlla i messaggi la sera" nell'elenco delle attività.

in coda

Posiziona le attività non urgenti che richiedono più di 2 minuti per essere completate in una delle due sezioni della coda:

1. Cose da leggere: è possibile aggiungere risorse online da leggere e su cui riflettere. Puoi tornare a questi materiali in seguito e da qualsiasi dispositivo.
2. Cosa deve essere fatto: i messaggi in arrivo vengono reindirizzati direttamente all'elenco delle attività utilizzando l'aiuto.

Certo, puoi anche creare manualmente un elenco di attività, ma trovo le applicazioni più convenienti.

Lettura e distribuzione di materiali in una biblioteca personale

Durante il rituale serale, torno alla lista dei compiti e controllo i materiali in coda per la lettura. Dato che utilizzo Pocket, posso visualizzarli mentre viaggio in metropolitana, in attesa di una riunione o in qualsiasi altro momento libero. Pertanto, di solito mi occupo rapidamente di questo elenco.

Se il materiale è davvero utile, aggiungilo alla mia libreria online di materiali utili. Può essere taggato, quindi le note sono facili da trovare il giorno successivo, un mese o anche un anno dopo. E un ringraziamento speciale a Diogo per l'opportunità.

Il tag l8r (cioè più tardi - dall'inglese. "Più tardi") inserisce la risorsa in un'altra coda, che chiamo durante il controllo notturno dell'elenco delle attività.

Inoltre, Diigo salva automaticamente una copia di qualsiasi testo che aggiungo alla casella delle note. Posso modificare questa nota, inserire commenti, idee che mi tornano utili quando voglio condividere materiale con qualcuno.

Condividi questo

Alcuni tag in Diigo ti consentono di pubblicare la tua risorsa ovunque. Per cui grazie alla magia:

• con il tag Like, il materiale viene inviato al mio Tumblr come post citato,
• se selezioni il tag title Tweet e il link del post viene inviato a Twitter,
• puoi personalizzare i tag per altri account: LinkedIn, Facebook…

Grazie a questo metodo, l'intero flusso dall'"idrante" viene inviato all'elenco delle attività e alla libreria personale e le risorse selezionate, a loro volta, possono essere condivise. E tutto questo senza perdere l'attenzione.

Rituale serale

Dal momento che voglio concentrarmi sul mio lavoro creativo al mattino, il rituale serale è la pietra angolare della pianificazione della giornata.

Come inizio il rituale serale

Entro l'ora dopo pranzo:

• Ho già completato il mio compito più importante al mattino;
• messaggi non letti accumulati nella mia casella di posta, che ho ricevuto quando ero impegnato a lavorare sull'attività più importante;
• la coda nell'elenco delle attività contiene le attività che metto lì al mattino e le attività standard che svolgo durante il rituale serale ogni giorno.

Attività quotidiane attuali

Come accennato in precedenza, il rituale serale include compiti come:

1. Visualizzazione. Questo è un controllo completo di tutto: mi occupo di tutto il possibile, anche di quei materiali che impiegheranno più di 2 minuti a lavorare.
2. Leggi, distribuisci, condividi. Lavorando con tutte le cose interessanti che ho aggiunto nelle ultime 24 ore.
3. Monitora l'elenco delle attività. Apro il mio turno di attività e, in base ai progressi compiuti nel lavoro sull'attività più importante, io:

• Decido cosa farò stasera e cosa rimanderò a domani,
• decidere quale compito sarà il compito più importante di domani mattina e determinare quanto tempo sarà necessario dedicarvi,
• Includo il tempo per il riposo nel programma (o lo rimando per dopo o qualche volta).

Ci sono alcune altre cose in corso da fare, come rispondere alle e-mail ricevute ieri o tenere traccia delle finanze e altro. Alcuni di loro appaiono solo in un giorno speciale. Ad esempio, controllo il suddetto Diigo ogni mercoledì e sabato.

Controllo settimanale

Ogni lunedì è necessario includere l'elemento "Crea un elenco di obiettivi per la settimana" nell'elenco delle attività. Pertanto, ogni sera della settimana, tengo a mente questi obiettivi: mi tornerà utile quando dovrò decidere cosa fare oggi e cosa lasciare per dopo.

Ogni venerdì sera, rivedo mentalmente questi obiettivi e li valuto criticamente.

E solo allora arriva il tempo di riposo

Poiché è più facile gestire il mio programma la sera e più difficile lavorare su compiti difficili, durante il giorno sarò probabilmente impegnato a rivedere e aggiungere attività e materiali alla coda. Anche così, la tua casella di posta sarà chiusa per almeno mezza giornata.

La mia giornata termina con l'attività "Studio - Accodamento - Stock di informazioni - Distribuzione", così posso iniziare una nuova giornata senza un carico di lavoro incompiuto.