Come essere più produttivi: i consigli del creatore del servizio Asana

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Il meraviglioso servizio Quora continua a deliziarci con ottime risposte a domande urgenti. Questa volta vogliamo dirvi cosa ha detto Justin Rosenstein, un eccellente programmatore e imprenditore di Internet, che ha messo i suoi sforzi per creare progetti famosi come Gmail, Facebook e Asana, in risposta all'invito a condividere i suoi segreti di produttività.

Durante il suo incarico come programmatore e project manager, Justin ha imparato in prima persona quanto sia importante la giusta organizzazione e si è impegnato molto in questo problema. Di conseguenza, si è reso conto che l'efficacia di qualsiasi attività dipende da molti parametri e richiede l'ottimizzazione in tre direzioni contemporaneamente: ordinare il tuo ambiente, la tua mente e l'effettivo processo di lavoro.

Ottimizzazione dell'ambiente

Evita ogni distrazione

Cominciamo subito: il multitasking fa male alla tua produttività!

Sì, i tuoi sentimenti possono ingannarti e puoi sentirti un genio della produttività mentre lavori su più attività contemporaneamente. Ma in realtà non è così, e numerosi studi scientifici lo dimostrano. Il ripetuto passaggio costante tra le attività ti rallenta davvero!

Pertanto, la prima e più importante cosa è la concentrazione.

• Attiva Non disturbare sul tuo cellulare.
• Chiudi tutte le finestre e le schede del browser che non sono correlate all'attività corrente.
• Se devi inviare una lettera, non andare oltre per visualizzare la corrispondenza non letta.
• Disattiva le nuove notifiche e-mail sul tuo computer.
• Esci da tutte le chat.

Cerca lo stato del flusso

Se sei costantemente distratto e l'intera giornata consiste in un miscuglio di riunioni, chiamate e conversazioni con i colleghi, è molto difficile trovare quello stato speciale chiamato flusso. È in questo stato che si ottengono le migliori prestazioni e arrivano le soluzioni anche ai problemi più complessi.

• Riservate momenti speciali per riunioni e conferenze. Fai sapere a tutti i tuoi colleghi che è meglio contattarti solo in questo momento.
• Se possibile, chiedi alla direzione della tua azienda di riservare un giorno alla settimana in cui non ci saranno riunioni.
• Tieni traccia delle tue prestazioni in diversi momenti della giornata. Cerca di distribuire i compiti in base alle osservazioni fatte.

Strumenti di lavoro principali

Se il tuo lavoro principale è connesso al computer, ogni volta che prendi il mouse, perdi qualche secondo e esci dallo stato di flusso. Impara e usa le scorciatoie da tastiera più essenziali che non solo ti fanno risparmiare tempo, ma riducono anche le distrazioni.

• I tasti di scelta rapida sono presenti non solo in qualsiasi programma, ma anche nella maggior parte delle applicazioni web. Molti di loro sono identici, quindi una volta imparata una scorciatoia da tastiera, puoi usarla sempre.
• Usa un programma per organizzare rapidamente le finestre sul desktop.

Ottimizzare la mente

Tutto ciò che devi sapere sulla motivazione e sull'impegno adeguati può essere trovato nei libri di un giornalista e scrittore americano. Da loro imparerai che in realtà non dovresti gestire il tempo o le attività, ma la tua energia.

Fai delle pause regolari

Il buon senso ci dice che più tempo passiamo al lavoro, più lavoriamo. Ma questo non è affatto vero. Gli umani non sono robot, abbiamo bisogno di tempo per riprenderci e riposare. La ricerca mostra che fare una breve pausa ogni 90 minuti può aumentare significativamente la produttività complessiva.

Meditare

Qui è già stato scritto tutto sui benefici della meditazione.

Prenditi cura del tuo corpo

• Bere acqua. All'inizio di ogni giornata, metto sul tavolo cinque bicchieri d'acqua alti. Li bevo tutti per il resto della giornata. Il loro aspetto non mi permette di dimenticare la necessità di bere di più.
• Mangia bene. Un pasto abbondante con un eccesso di carboidrati può essere un vero disastro per la tua produttività.
• Vai a fare sport. L'esercizio cardio almeno due volte a settimana ti darà una sferzata di energia in più.
• In breve, assicurati di non utilizzare il tuo tempo libero per farti del male, ma piuttosto per ripristinare e aumentare le tue riserve di energia.

Trova le cause della procrastinazione e risolvile

Di solito procrastiniamo non perché siamo patologicamente pigri, no. Di solito il motivo è che il compito davanti a noi ci provoca una sorta di disagio latente (o evidente). Puoi evitarlo nei seguenti modi:

• Cerca di ammettere onestamente a te stesso qual è la ragione della tua procrastinazione e procrastinazione. Annota su carta ciò che non ti piace in particolare del tuo lavoro o della tua attività attuale.
• Suddividi il compito in diversi semplici passaggi e eseguili uno alla volta.
• Se non sei in grado di costringerti a fare qualcosa in questo momento, passa a un'altra, più facile e divertente, e non scappare subito senza meta sfogliando il feed di Facebook. In questo caso, il tuo lavoro si sposterà in qualche modo e non si fermerà.

Ottimizzazione dei processi

Avere un piano di lavoro chiaro. Distribuisci chiaramente tutti i tuoi compiti in esso in base alla loro importanza e urgenza. Dare priorità ai casi è la chiave per essere produttivi.

• Non iniziare a lavorare finché tutti i passaggi successivi non sono chiari e comprensibili per te.
• Inizia con l'essenziale. Determina qual è il tuo obiettivo. Perché vuoi raggiungerlo? Quali passaggi sono necessari per raggiungerlo? Chi è responsabile di ogni passaggio? In quale ordine devono essere eseguite le azioni?

Assemblare una squadra. Alcune persone preferiscono lavorare da sole, ma le grandi cose non si fanno in questo modo.

• Trova un compagno di squadra con cui è più facile lavorare. A volte ci sono compiti che puoi combattere da solo per diversi giorni, ma saranno anche completati in un paio d'ore con l'aiuto di un partner. La "programmazione in coppia" è una tecnica comune nello sviluppo del software, ma può essere applicata a tutto il resto.
• Se preferisci ancora lavorare da solo, a volte fai brevi incontri con te stesso. Puoi farti domande su cosa stai attualmente lavorando, quali difficoltà hai incontrato e quali compiti devi risolvere direttamente in un editor di testo o in una rivista. Formulare e scrivere le risposte a queste e ad altre domande aiuta molto a guardare il processo dall'esterno.
• Stabilisci e annuncia pubblicamente le scadenze. Se hai detto con sicurezza davanti a tutti che finirai questo lavoro entro venerdì, allora dovrai fare di tutto per non essere conosciuto come chiacchiere.
• Tieni traccia dei progressi di ogni attività. Naturalmente, come ideatore del servizio, lo consiglio per organizzare il lavoro individuale e di squadra.
• Lascia del tempo alla fine di ogni giornata per fare il punto. Cerca di essere onesto riguardo ai tuoi successi e fallimenti attuali. Trai conclusioni dagli errori che commetti.

I suggerimenti e i trucchi elencati sopra da soli significano troppo poco per renderti la persona più produttiva del mondo durante la notte. Ma tutti insieme creano un potente sistema che ti aiuterà a lavorare molte volte in modo più efficiente.