Segreti di produttività dal creatore del popolare servizio di gestione delle attività di Todoist

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

L'autore di Todoist Amir Salihefendic ha sviluppato il proprio sistema di produttività che lo ha aiutato a raggiungere i suoi obiettivi senza stress per 9 anni. Oggi Amir parlerà del suo sistema e della sua integrazione con Todoist.

La maggior parte delle persone non cerca di semplificare il proprio flusso di lavoro, lascia che le cose vadano da sole e spera per il meglio. Ma se hai un sistema, puoi destreggiarti tra molte attività, stabilire le priorità e non sentirti sopraffatto.

Ho chiamato il mio sistema di produttività Systemist. L'ho inventato - e Todoist si basa su di esso - nel 2007. A quel tempo vivevo in un ostello ad Aarhus (Danimarca) e studiavo informatica. Ho avuto due lavori part-time e molti progetti personali. Mi sentivo sopraffatto e disorganizzato. Tutto è cambiato quando mi è venuta in mente l'idea sistemista.

Cosa mi ha aiutato a ottenere questo sistema?

1. Istituire Doist Ltd. e sviluppare un prodotto che permetta alle persone di ottenere risultati sorprendenti.
2. Coniugare con successo i doveri del fondatore e dell'amministratore delegato. Ho tempo per tutto e non mi sento sovraccaricato. L'azienda impiega 50 persone e quasi nessuno di loro mi ha visto esausto.
3. Identifica ogni giorno gli aspetti prioritari del flusso di lavoro e ricorda sempre email, appuntamenti e progetti importanti.
4. Goditi la vita al di fuori del lavoro: passare il tempo con tua moglie, viaggiare, autoeducazione e sport, assistenza sanitaria.

L'equilibrio tra lavoro e vita personale è la chiave dell'efficacia personale.

Systemist funziona meglio insieme a Todoist. Ma puoi utilizzare qualsiasi altro programma e servizio di gestione delle attività. I principi di base del sistema sono molto più importanti degli strumenti specifici.

6 principi sistemisti

1. Applicare ovunque

Il sistema è il sistema, per usarlo ovunque e ovunque. Devi avere accesso allo scheduler da qualsiasi dispositivo, ovunque.

Abbiamo lavorato duramente per rendere disponibile Todoist in tutto il mondo. Ti consiglio di installarlo (o un'altra applicazione simile) immediatamente su tutti i dispositivi e le piattaforme che hai: telefono, tablet, laptop, browser e così via.

2. Applicare in tutto

Il sistema funziona se copre tutti gli aspetti della vita personale e professionale. Questo ti darà la libertà. Controllerai tutto ciò che è importante e non dimenticherai più cose come l'incontro con un cliente o l'acquisto di un regalo per una persona cara.

Quasi tutte le mie attività sono semplificate. Nello specifico ho sistematizzato:

1. Prossimi eventi (incontri interni ed esterni all'azienda).
2. Progetti complessi, frammentati in tante piccole tappe.
3. Compiti ripetitivi per controllare progetti a lungo termine.
4. E-mail (se non riesco a rispondere immediatamente alla lettera, la traduco in un compito con l'aiuto).
5. Segnalazioni di bug, se risolverli è legato a me.
6. Elenco delle versioni (condiviso con i colleghi).
7. Lista della spesa (condivisa con mia moglie).
8. Pagine Web su cui non posso intervenire immediatamente. Ad esempio, una pagina di prodotto da Amazon.com (non ancora deciso se acquistare o meno), una pagina di film in IMDb che voglio guardare o un articolo che voglio leggere in seguito. Per tutto questo, io uso.
9. Compiti di salute (palestra settimanale e allenamenti di jogging).

3. Suddividi i grandi compiti in piccoli fattibili

Un piccolo compito è più facile da realizzare. Pertanto, suddividi sempre grandi progetti in piccole attività secondarie che possono essere completate in un'ora (o meno). Innanzitutto, ti aiuterà a capire quanto tempo impieghi per fare questo o quello. E in secondo luogo, vedrai progressi.

È importante che il compito sia fattibile. Devi essere in grado di implementare ciò che metti nella tua lista di cose da fare.

4. Dare priorità

Faccio da 15 a 25 compiti ogni giorno. Sono i più importanti in questo momento.

È facile stabilire le priorità su Todoist. Ecco come faccio:

1. Assicurati di fissare la scadenza entro la quale il caso deve essere completato. Imposto compiti importanti per oggi o domani, scrivo quelli non importanti per il futuro.
2. Indico i livelli di priorità. Ce ne sono quattro su Todoist. Il servizio ordina automaticamente le attività in base all'importanza.
3. Per sottolineare ulteriormente l'importanza dell'attività, utilizzo tag come @high_impact. Con loro è conveniente tenere traccia di quante attività importanti vengono svolte in un giorno.

5. Svuota la tua lista di cose da fare ogni giorno

Prima di iniziare a utilizzare la regola della posta in arrivo 0, la mia email era caotica. Mi sentivo malissimo ogni volta che dovevo rimuovere le macerie.

Per gestire le attività, utilizzo una regola simile: "0 attività nell'elenco delle cose da fare".

Se non hai avuto il tempo di fare tutto ciò che avevi pianificato per la giornata, non rimandare le attività rimanenti al giorno successivo. Invece, ripristina la tua lista di cose da fare e crea un nuovo piano. Ciò ti consentirà di fare il punto, capire dove ti trovi e ridefinire le priorità.

6. Ricevi sempre un feedback

La maggior parte dei sistemi di gestione del tempo si concentra su ciò che deve essere fatto piuttosto che su ciò che è già stato fatto. Ma qual è il punto se non vedi i tuoi progressi e non capisci quanto sei produttivo?

Pertanto, abbiamo creato. Ti consente di monitorare, visualizzare e migliorare le prestazioni personali.

Todoist Karma è come un mini-gioco: completi compiti, guadagni punti e vedi crescere le cartelle colori. È molto eccitante, specialmente per i neofiti della gestione del tempo. Per renderlo ancora più interessante, puoi impostare obiettivi non solo giornalieri, ma anche settimanali, nonché condividere i risultati sui social network, aumentando così il livello di responsabilità.

Suggerimenti aggiuntivi

Lavorare con la posta elettronica

1. Controlla la tua email due volte al giorno. Ad esempio, al mattino e al pomeriggio.
2. Mira a una casella di posta vuota.
3. Se possibile, rispondi immediatamente alla lettera. In caso contrario, traducilo in un'attività, assicurati di indicare la data di scadenza e la priorità.
4. Disattiva le notifiche su tutti i dispositivi. Questo ti aiuterà a evitare distrazioni.

Lavorare con i messaggeri

I messaggeri sono assassini di produttività, sono nervosi e distraggono. La ricerca mostra che l'impiegato medio trascorre in media più di due ore al giorno in distrazioni e pause. Ciò significa che la settimana lavorativa aumenta di oltre 10 ore, perché il volume di lavoro non diminuisce.

1. Combina la corrispondenza nei messenger con la navigazione in Internet. Quando hai solo bisogno di lavorare (scrivere un rapporto, disegnare un layout e così via), chiudi le applicazioni di chat.
2. Elabora i messaggi in batch: apri il messenger, leggi tutto, rispondi a tutti e lo richiudi.
3. Disattiva le notifiche di messaggistica sul tuo cellulare.

Secondo Salihefendik, questo sistema lo aiuta a essere concentrato, sano e sano.

Scrivi nei commenti cosa pensi di Systemist e condividi anche i tuoi segreti di produttività.