Perché le liste di cose da fare non funzionano e come risolverlo

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

Per essere produttivo, concentrati sul tempo, non sui compiti.

Una buona gestione del tempo significa ottenere più risultati in meno tempo. Il famoso blogger e imprenditore Thomas Oppong spiega come fare buoni piani per raggiungere i tuoi obiettivi e perché semplici elenchi di cose da fare possono solo ostacolare la produttività.

Perché le normali liste di cose da fare non funzionano?

In un semplice elenco di cose da fare, non rifletti su quanto tempo ci vorrà per completare qualsiasi attività. E molto probabilmente, inizi con quelli piccoli e semplici che non richiedono più di cinque minuti.

A poco a poco, arrivi alla conclusione che più e più volte ti occupi solo di cose semplici e rimandi costantemente quelle importanti e che richiedono tempo per dopo. Di conseguenza, i grandi progetti non si spostano. E la maggior parte dei punti del piano rimangono insoddisfatti, perché continui ad aggiungerne di nuovi, senza avere alcun sistema di controllo.

Qui si innesca l'effetto Zeigarnik, secondo il quale le persone ricordano le azioni incomplete o interrotte meglio di quelle eseguite. Ciò significa che i pensieri sulle attività incompiute dall'elenco delle cose da fare continueranno a vorticare nella tua testa fino a quando non le completi. Sarai perseguitato da una sensazione ossessiva che rende difficile concentrarsi sul portare a termine il lavoro. Questo alla fine può portare a stress e insonnia.

Come pianificare in modo efficace

Descrivi la tua giornata ideale

Jason Womack, executive coach, relatore e autore sulla produttività, raccomanda il suo approccio all'organizzazione del processo per raggiungere un obiettivo. Suggerisce di scrivere una sceneggiatura per il giorno perfetto su cui concentrarsi. La consapevolezza che l'ideale è per te ti motiva a lavorare.

Per creare uno script, rispondi alle seguenti domande.

• Come vuoi trascorrere la tua giornata?
• Quali attività devono essere completate esattamente oggi?
• Quando sei più produttivo?

Sulla base delle risposte, puoi dividere l'orario di lavoro in segmenti, ognuno dei quali conterrà determinate attività dalla tua lista di cose da fare.

Questo metodo ti aiuterà a lavorare in modo più efficace con la tua lista di cose da fare e ad affrontare le attività urgenti e importanti in tempo.

Pianifica tutto sul calendario

Per rendere le tue liste di cose da fare il più efficaci possibile per te, non fare semplici piani senza scadenze e scadenze, ma impara a usare il calendario con saggezza.

Descrivi in dettaglio il giorno successivo o un'intera settimana. Segna tutte le tue cose sul calendario e vivi secondo il programma creato. Questo ti aiuterà a decidere quale progetto affrontare per primo e se puoi aggiungere più attività.

Invece della solita priorità, forma elementi del piano con una data e un'ora esatta, in particolare per le attività più importanti. Questo darà un senso di urgenza e sarai in grado di completarli a un certo punto.

Valuta ogni compito

Se non analizzi come spendi ogni giorno, è probabile che ne stai sprecando la maggior parte.

Una delle regole importanti della produttività è non lasciare che un'attività richieda più tempo del necessario.

Per un'efficace gestione del tempo, non è sufficiente solo sapere cosa deve essere fatto. Devi considerare quanto tempo ci vorrà. È meglio dire: "Oggi ho solo 40 minuti per farlo", invece di pianificare le cose in un semplice ordine di importanza senza scadenze specifiche.

Aggiungi alla tua lista di cose da fare una stima di quanto tempo ci vorrà per completare ogni elemento. Cerca di programmare ogni minuto dalle 8:00 alle 17:00. Determinare in anticipo quando ci saranno pause. Programma per controllare notifiche, e-mail e social media.

Può sembrare che questa attività sia solo una perdita di tempo. Ma in realtà, imposta l'asticella che cerchi di soddisfare. Di conseguenza, vedrai che la tua concentrazione è migliorata.

Tenere traccia di quanto tempo dedichi alle attività può essere una vera scoperta per te. Questo definirà lo stile del tuo lavoro e può migliorarlo. Ti aiuta anche a capire a che ora del giorno sei più o meno efficace.

La misurazione è il primo passo necessario per monitorare e infine migliorare le prestazioni. Se non puoi misurare qualcosa, non puoi capirlo. Se non puoi capire qualcosa, non puoi controllarla. E se non puoi controllarlo, sicuramente non puoi migliorarlo.

James Harrington Imprenditore, specialista in gestione dei processi

Analizza il tuo tempo e poi puoi allocarlo correttamente.

Sequenza temporale

Apri la tua agenda giornaliera o l'app di pianificazione e aggiungi le scadenze al tuo elenco di attività. Assegna un livello di priorità a ciascuno.

E per capire cosa vale la pena dedicare più tempo, rispondi ad alcune domande:

• Quali attività richiederanno meno di 20 minuti?
• Quali attività richiederanno più di un'ora?
• Qual è la cosa migliore da fare al mattino quando hai più energia?

Ora invece di “Completa il progetto di design” scrivi “Completa il progetto di design in due ore”. Anche se non hai tempo per finirlo, almeno ti alzerai da terra senza passarci l'intera giornata.

Se non hai l'obiettivo di completare l'attività in una data specifica, pianifica di dedicarci un certo periodo di tempo ogni giorno. E poi passare ad altre cose ugualmente importanti. In questo modo puoi sbarazzarti gradualmente di compiti di grandi dimensioni.

Dividi i grandi compiti in quelli più piccoli

Alcune attività possono richiedere ore o addirittura giorni. Se hai un grande progetto davanti a te, prenditi qualche minuto per pensarci. Da quali parti è composto? Quanto impegno ci vuole e quanto tempo ci vorrà? Scrivilo.

Successivamente, suddividi il progetto in più attività con una scadenza chiara e risolvile una alla volta fino al completamento. Più piccole azioni ottieni, più sembreranno fattibili.

Quando una quantità di lavoro inaccessibile diventa qualcosa di piccolo, il cervello si concentra su ciò che deve essere fatto in questo momento, su un compito specifico e su un piccolo obiettivo. Pertanto, è meglio organizzare sprint di 40-60 minuti con brevi pause.

Lavora su un compito alla volta

Dagli tutta la tua attenzione e poi sarai in grado di essere il più efficace possibile.

Mark Murphy di Forbes spiega: Quando le persone possono evitare interruzioni del lavoro, c'è il 67% di possibilità che abbiano l'impressione che 'oggi è stata una giornata molto produttiva.'

Ha davvero senso lavorare per un'ora su un compito senza distrazioni. Ma può essere difficile, soprattutto se ricevi costantemente notifiche o devi rispondere alle domande dei colleghi.

Ad esempio, la tecnica del pomodoro aiuta a concentrarsi sul lavoro. Si tratta di sprint di lavoro di 25 minuti con brevi pause di 5 minuti. Dopo diversi approcci di questo tipo, puoi rilassarti completamente.

Questo metodo non è universale: la durata della concentrazione e lo stile di lavoro sono diversi per ognuno. Quindi prova diverse tecniche di gestione del tempo e attieniti a quella che funziona per te personalmente.

Ad esempio, se sei più produttivo al mattino, rimanda le attività che richiedono più tempo. Questo ti aiuterà a essere più organizzato e a ottenere di più.