Una guida per principianti a GTD

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

La tecnica di gestione del tempo GTD ti aiuta a organizzare e tenere traccia delle attività, ottenere tutte le informazioni dalla tua testa e iniziare ad agire.

Cos'è GTD

Il nostro cervello esce facilmente con nuove idee, ma ricordarle tutte è molto più difficile per questo. Ad esempio, ricorda che la prossima settimana devi comprare il regalo di compleanno di tua madre. Invece di ricordartelo quando passi davanti al suo negozio preferito, il tuo cervello ti farà semplicemente sentire come se avresti dovuto comprare qualcosa.

GTD (Getting Things Done) è una tecnica che aiuta a trasformare idee vaghe, impulsi, intuizioni e riflessioni notturne in azione. Quando impari a fare affidamento su questo sistema, il tuo cervello non conterrà tutte le informazioni. Ciò ridurrà lo stress e avrai la forza per attività più produttive.

Come funziona questa tecnica

GTD si basa su un sistema di liste con cui organizzi tutto ciò che ti viene in mente. Per implementarlo nella tua vita, devi registrare ed elaborare le informazioni in arrivo. Inoltre, dovrai creare tali elenchi: "In arrivo", "Azioni successive", "Lista d'attesa", "Progetti" e "Un giorno". Tutto ciò che richiede la tua attenzione andrà prima nella "Posta in arrivo" e poi in uno degli altri elenchi.

1. Collezione

Raccogli tutte le informazioni che richiedono la tua attenzione, dalle lettere necessarie per rispondere alle idee ingegnose che ti vengono in mente mentre fai la doccia. Il punto di raccolta può essere un taccuino di carta, un allegato o un'e-mail a cui invierai lettere a te stesso.

Quando hai iniziato a utilizzare la tecnica GTD, prova a liberare la testa da tutte le informazioni accumulate. Annota tutto ciò di cui hai bisogno o vuoi fare, tutto ciò che ti ha occupato negli ultimi giorni o settimane, ha interferito con la tua concentrazione o è stato ricordato nel momento inopportuno.

2. Elaborazione

Considera le informazioni accumulate. Questa è la regola principale dell'intero sistema. Fallo regolarmente in modo da non raccoglierne troppo. Per elaborare le informazioni, poniti una serie di domande.

• è risolvibile? Ti stai chiedendo se è possibile fare qualcosa per rimuovere questo elemento dall'elenco. In caso contrario, eliminalo o spostalo nell'elenco Un giorno. Salva le informazioni utili con cui non hai bisogno di fare nulla, come una ricetta o un articolo interessante, in un posto separato. Cose che vuoi fare in un lontano futuro (imparare il giapponese, scrivere un libro), spostale nell'elenco "Un giorno" in modo che non vengano classificate tra le "Azioni successive".
• È possibile completare un caso in un solo passaggio? In GTD, tutto ciò che richiede più di un passaggio è chiamato progetto. Se hai più attività correlate nella Posta in arrivo, crea un progetto separato per esse. Aggiungi il suo nome al tuo elenco di progetti e seleziona un'azione da aggiungere a "Avanti".
• Ci vorranno più di due minuti? In caso contrario, fallo subito. È più veloce che aggiungerlo al tuo prossimo elenco di attività o delegarlo a qualcun altro. Se ci vuole più tempo per completare l'attività, considera se puoi farlo solo tu o puoi delegarlo a qualcuno.
• Posso delegarlo a qualcuno? Se sì, delega. Quando hai bisogno di tenere traccia dei progressi, sposta l'elemento nella "Lista d'attesa". Se non puoi delegare un'attività, aggiungila al tuo calendario o all'elenco "Avanti".
• C'è una scadenza specifica? In tal caso, aggiungilo al tuo calendario. Non scrivere tutto quello che vuoi fare in un giorno. Inserisci solo ciò che deve essere fatto: una visita dal dentista, un incontro, un volo. Se non esiste una scadenza specifica, sposta il caso in Passaggi successivi.

3. Organizzazione

Ordina tutto al suo posto: in uno dei cinque elenchi, in una cartella con informazioni utili per il futuro, nel tuo calendario o nel cestino.

Aggiungi alla "lista d'attesa" tutti i casi che si sono bloccati per qualche motivo. Ad esempio, quando non puoi procedere fino a quando non ricevi una risposta alla tua email o quando sei in attesa di consegna. Ricorda di inserire la data accanto a ciascun elemento.

I passaggi successivi dovrebbero avere attività che devono essere completate il più rapidamente possibile. Formulali come azioni fisiche fattibili, così sarà più facile mettersi al lavoro. Ad esempio, è meglio scrivere "chiama Lena e fai in modo che si sieda con il bambino giovedì sera" piuttosto che "faccia sedere qualcuno con il bambino", sebbene in sostanza sia la stessa cosa.

Idealmente, dovresti aggiungere un tag di contesto a ciascun elemento in "Avanti". Ti dirà dove dovresti essere, con chi, cosa devi portare con te. Ad esempio, puoi avere tag "shopping", "al lavoro", "con bambini", "telefono", "computer". Puoi anche indicare quanto tempo hai per questo caso o quale priorità ha. Quindi, se necessario, puoi ordinare rapidamente tutti i casi per tag.

4. Panoramica

Assicurati di controllare tutte le liste una volta alla settimana. Più a lungo lasci le cose nella Posta in arrivo, più difficile sarà gestirle in un secondo momento.

• Per ogni progetto deve essere definita un'azione successiva.
• Ogni elemento su "Avanti" dovrebbe essere qualcosa che vuoi fare nella prossima settimana. Sposta tutte le cose non necessarie nell'elenco "Un giorno" o eliminale del tutto.
• Di tanto in tanto, prova a spostare qualcosa dall'elenco "Un giorno" a "Passaggi successivi".

5. Esecuzione

Agire! Se hai organizzato correttamente il tuo sistema, questo sarà il passaggio più semplice. Ripetendo regolarmente i primi quattro passaggi, sarai completamente sicuro che tutte le cose nell'elenco sono necessarie per fare progressi e avvicinarti ai tuoi obiettivi.