35 funzionalità di Google Drive che lo rendono il miglior cloud storage

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

In termini di numero di chip interessanti, nessun concorrente può essere paragonato a questo cloud.

Aggiunta di dati

1. Scansione di documenti

L'applicazione mobile "Google Drive" per Android ti aiuterà a scansionare facilmente documenti, biglietti da visita, ricevute e altri pezzi di carta. Verrà tutto convertito in PDF leggibili e caricato nel cloud.

Fare clic sul pulsante più nel client e selezionare l'opzione "Scansione", quindi puntare la fotocamera sul testo. L'app ritaglierà automaticamente i bordi vuoti e schiarirà lo sfondo. Se necessario, puoi fare clic sul pulsante "Ritaglia" e specificare manualmente la parte di testo desiderata.

La funzione non funziona su iOS.

2. Clipper web

Google Drive ha un'estensione ufficiale che ti consente di inviare pagine web, file e immagini direttamente al tuo spazio di archiviazione.

Devi solo fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e selezionare "Salva immagine su Google Drive". Oppure apri qualsiasi documento PDF da Internet in un browser e fai clic sull'icona dell'estensione. Tutto andrà nel cloud.

L'estensione salva le pagine web come screenshot, HTML, MHT o le converte nell'intero formato di Google Docs.

3. Trascina e rilascia i file

Può sembrare ovvio, ma improvvisamente qualcuno non lo sa. Se non hai il client Google Drive installato sul tuo computer, puoi aprire il tuo spazio di archiviazione in un browser e aggiungere file lì semplicemente trascinando e rilasciando.

4. Applicazione "Avvio e sincronizzazione"

Installa l'applicazione da Google "Avvio e sincronizzazione" e puoi salvare file e cartelle da "Google Drive" sul tuo computer. Il suo principio di funzionamento è lo stesso di quello di altri client di cloud storage. Puoi lavorare con i dati quando vuoi, tutte le modifiche vengono sincronizzate automaticamente.

Sfortunatamente, Google non ha rilasciato una versione Linux del client. Ma il file manager integrato Nautilus può connettersi a Google Drive stesso. Fai clic su "Impostazioni di sistema" → "Account di rete" → "Account Google", inserisci il tuo nome utente e la tua password e una cartella con il contenuto di "Google Drive" apparirà nella barra laterale di Nautilus.

5. Sincronizzazione automatica per l'app Google Drive

"Avvio e sincronizzazione" su Windows e macOS funziona perfettamente. Ma i client di Google Drive su Android e iOS sono un po' deludenti. Non sanno come sincronizzare le tue cartelle, tranne per scaricare i file selezionati separatamente. Ciò significa che possono fare ben poco senza Internet.

Ma il client alternativo Autosync per Google Drive funziona esattamente secondo il principio di "Avvio e sincronizzazione". Tutti i tuoi dati o solo le cartelle selezionate possono essere salvati nella memoria del telefono e le modifiche in essi verranno sincronizzate nel cloud in background. Purtroppo l'app è solo per Android.

6. Creazione rapida di file

Salva i seguenti collegamenti nella barra dei preferiti del browser. Un clic e un nuovo documento si aprirà davanti a te.

• - nuovo documento.
• - nuova tabella.
• - nuova presentazione.
• - nuovo sito web.
• - un nuovo modulo di indagine.

Organizzazione dei file

7. Controllo della versione

Google Drive salva le modifiche apportate a documenti, PDF, immagini, archivi o file audio come versioni. Se all'improvviso sbagli, puoi tornare indietro. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e seleziona "Controllo versione".

Per impostazione predefinita, Google Drive memorizza solo 100 versioni e tutte le versioni precedenti vengono eliminate dopo 30 giorni per risparmiare spazio. Puoi selezionare la versione che desideri, fare clic sui puntini di sospensione e fare clic su "Non eliminare mai" e verrà conservata per sempre.

8. Personalizza il colore della cartella

Una funzionalità molto utile che semplifica la navigazione nei documenti. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nell'interfaccia web di Drive, quindi selezionare Cambia colore e assegnare quello desiderato.

9. Segnalibri

Un modo conveniente per accedere rapidamente ai file utilizzati più di frequente è aggiungerli ai segnalibri. Fare clic sul file richiesto con il tasto destro del mouse e fare clic su "Aggiungi a contrassegnati". La funzione è presente anche nel client mobile. Per accedervi, fai clic sui puntini di sospensione accanto al file desiderato. Ora i file contrassegnati saranno nel menu laterale con un asterisco.

10. Commentare cartelle e file

Seleziona un file o una cartella su Google Drive e fai clic sul pulsante a forma di matita a destra. Potrai aggiungere una descrizione dettagliata dei dati ivi memorizzati. Tuttavia, è impossibile visualizzare e modificare i commenti dai dispositivi mobili.

11. File nella schermata principale

In Windows o macOS, è molto facile inserire un collegamento a un documento o un'immagine dallo spazio di archiviazione di Google sul desktop se è installato il client Avvio e sincronizzazione. Seleziona il file che desideri nella cartella di Google Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse, crea un collegamento in Windows o un alias in macOS e il gioco è fatto. Questa è un'azione abbastanza ovvia.

Ma allo stesso modo, puoi creare collegamenti a file su dispositivi mobili. Trova il file o la cartella che desideri nell'app Google Drive, tocca i puntini di sospensione e seleziona Aggiungi alla schermata principale. Ora i dati di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano.

Lavorare con i file

12. Modifica PDF

Hai un PDF su Google Drive che deve essere modificato, ma il testo non viene copiato da esso? Non è necessario ridigitare nulla a mano. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul PDF e selezionare Apri con → Google Documenti.

Il processo potrebbe richiedere un po' più tempo del solito, ma alla fine vedrai un documento con testo modificabile. Funziona sia con i PDF scansionati che con quelli creati con la fotocamera di uno smartphone o di un tablet.

13. Copia il testo dalle immagini

Lo stesso trucco funziona anche con le immagini. Scatta una foto del testo con la fotocamera del tuo smartphone o tablet, invia l'immagine a Google Drive. Quindi, sul tuo computer, nel tuo browser, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e seleziona "Apri con" → "Google Documenti". Il testo dell'immagine verrà trasformato in un documento.

14. Marcatura e firma PDF

Se devi evidenziare, annotare, annotare, annotare o firmare elettronicamente del testo in un documento PDF, installa l'app DocHub Google Drive. Quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sul PDF nel client Web di Google Drive e selezionare Apri con → DocHub.

15. Conversione di documenti

Google Drive può convertire automaticamente tutti i file caricati, come DOCX, in Google Docs. Questo è utile perché non occupano spazio di archiviazione.

Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in "Google Drive", quindi vai alle impostazioni e attiva l'opzione "Converti i file caricati in Google Docs".

Ma tieni presente: se intendi archiviare documenti di Microsoft Office o fogli di calcolo con formattazioni complesse, è meglio non convertirli in Google Docs.

16. Modifica dei documenti di Office

Se desideri modificare documenti di Microsoft Office senza convertirli in formato Google, installa l'estensione speciale. È particolarmente utile se non hai una suite Office sul tuo computer. I file modificati vengono salvati correttamente nei formati DOCX, XLSX e PPTX.

17. Conversione di file

L'app CloudConvert può convertire documenti, immagini, registrazioni audio e video ed e-book.

Installalo, seleziona il file desiderato su Google Drive e fai clic su Apri con → CloudConvert. Specificare il formato, fare clic su Avvia conversione. Attendi un po' e fai clic su Mostra file: il file convertito sarà nella tua memoria.

18. Crittografia dei file

Se archivi dati particolarmente preziosi su Google Drive e desideri fornire una protezione aggiuntiva, installa il componente aggiuntivo gratuito Secure File Encryption. Crittografa i file utilizzando l'algoritmo AES-256.

Fare clic su Nuovo → Altro → Crittografia sicura dei file. Quindi trova una password e trascina il file nella finestra del browser. In futuro, non sarà possibile scaricarlo o visualizzarlo senza inserire una password.

Ricerca intelligente

19. Ricerca testuale

La ricerca è uno dei maggiori punti di forza di Disc. Basta digitare una parola chiave o una frase nella barra di ricerca e Google troverà tutti i documenti che la contengono. E se fai clic sulla freccia sul lato destro della riga, si apriranno ulteriori opzioni di ricerca.

20. Ricerca per testo nelle immagini

Se ricordi, Evernote una volta si distingueva per la sua capacità di trovare testo nelle immagini. Bene, anche Google Drive può farlo. Inserisci una parola o una frase e troverai non solo documenti, ma anche PDF scansionati o foto con il testo specificato.

21. Ricerca per tipo di file

Inserisci il tipo di file, ad esempio

tipo: immagine

,

tipo: documento

o estensioni:

JPEG

,

testo

,

DOCX

… Inoltre, se Google mostra file extra nella SERP, puoi escluderli. Comporre

-jpg

e non vedrai alcuna immagine nei risultati di ricerca.

22. Ricerca per immagini

Google Drive può cercare il contenuto delle tue foto. Ad esempio, se vuoi vedere tutti i tuoi scatti al tramonto, digita

tipo: immagine Tramonto

… Tuttavia, questa funzione non funziona in modo molto accurato.

23. Ricerca per persona

Se utilizzi spesso Google Drive con i tuoi colleghi, riceverai molti documenti diversi che verranno condivisi con te. Succede che ricordi l'autore del file, ma non ricordi il nome. Inserisci il nome o l'e-mail della persona nella casella di ricerca e verranno trovati tutti i documenti che ha condiviso con te.

24. Cerca su "Google Drive" tramite Gmail

Un'altra piccola cosa. Se digiti una query di ricerca in Gmail, i risultati includeranno anche i file di Google Drive.

Upload di file

25. Possibilità di condividere file e cartelle

Fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi file di Google Drive e fai clic su Condividi. Quindi copia il link al file e invialo a chiunque, oppure inserisci gli indirizzi email delle persone con cui vuoi condividerlo.

È possibile impostare restrizioni in modo che gli utenti possano solo visualizzare, commentare o modificare il file. L'algoritmo funziona anche per le cartelle.

Allo stesso modo, puoi condividere file e cartelle direttamente da Explorer, Finder o tramite i client mobili di Google Drive.

26. Invio tramite Gmail

Stai scrivendo una lettera e vuoi allegare un documento o un'immagine dal tuo repository? Non devi passare a un'altra scheda e aprire Google Drive. Fare clic sull'icona nella parte inferiore della finestra di composizione e selezionare il file desiderato direttamente nell'interfaccia di Gmail.

In questo modo puoi inviare allegati di grandi dimensioni. Per impostazione predefinita, Gmail non consentirà allegati di dimensioni superiori a 25 MB. Ma gli allegati di Google Drive possono arrivare fino a 10 GB.

Varie

27. Memoria condizionatamente infinita

A determinate condizioni, non puoi praticamente sprecare spazio su Google Drive e archiviare tutti i file che vuoi lì.

Innanzitutto, non caricare lì documenti nei formati Microsoft Office, ma convertirli in Google Docs. Non occupano spazio.

Secondo, salva le tue foto su Google Foto. Le foto fino a 16 megapixel, ovviamente, si ridurranno. Tuttavia, la qualità rimarrà accettabile e lo spazio di archiviazione non verrà preso in considerazione. Puoi abilitare la compressione delle foto su. In alternativa, apri le Impostazioni del client "Avvio e sincronizzazione", fai clic su "Scarica foto e video in qualità originale" e seleziona l'opzione "Alta qualità".

28. Controllo del sito

Stai esaurendo i 15 GB gratuiti e non vuoi passare a un piano a pagamento? Seleziona "Archiviazione" a sinistra, quindi ordina i file per dimensione. Puoi trovare quelli più voluminosi ed eliminarli o spostarli da qualche parte.

Un altro punto. Gli utenti Dropbox sanno che negli account gratuiti, i file eliminati vengono cancellati in modo permanente e non possono essere recuperati dopo un mese. Google non limita il tempo durante il quale i file possono essere recuperati. Memorizza i dati cancellati nel "Cestino" e continuano a occupare spazio.

Quindi, se non hai abbastanza spazio di archiviazione, prima di tutto guarda nel "Cestino" e rimuovi tutto ciò che non è necessario da lì. Puoi premere Ctrl + A, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere "Elimina per sempre" se desideri cancellare tutto in blocco.

29. Lavora offline

A volte devi lavorare dove non c'è internet. Anche Google Drive può farlo. Ci sono diverse opzioni.

Se stai utilizzando il client Avvio e sincronizzazione per Windows e macOS, non devi preoccuparti affatto della connessione. Il client memorizza i tuoi file su un'unità locale. Tutte le modifiche apportate verranno sincronizzate con il repository non appena sarà disponibile Internet.

Preferisci lavorare con Google Drive nel tuo browser? Apri e abilita l'opzione "Accesso offline". Ti verrà chiesto di installare l'estensione "Google Documenti offline", fallo. Ora puoi modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni senza accesso a Internet. È vero, funziona solo in Chrome.

Nel client per dispositivi mobili di Google Drive, seleziona il file desiderato e fai clic sui puntini di sospensione accanto ad esso, quindi attiva l'opzione Disattiva accesso. Ora questo file sarà sempre nel menu, nella sezione "Accesso offline".

30. Sincronizzazione selettiva

Potresti non aver bisogno di tutti i file e le cartelle in Google Drive su uno dei tuoi computer. Per selezionare quelli di cui hai bisogno, vai nelle impostazioni del client "Avvio e sincronizzazione" e apri la sezione "Google Drive". Seleziona l'opzione "Sincronizza solo queste cartelle" e specifica cosa sincronizzare e cosa non toccare.

31. Backup Android

Google Drive ha uno strumento integrato per il backup di messaggi, contatti, calendari, posta, impostazioni e dati delle app. Questo è utile se stai ripristinando il tuo smartphone dopo un ripristino del sistema o se desideri trasferire i dati su un altro dispositivo Android.

Vai alle impostazioni dell'app "Google Drive" su Android e apri "Backup e ripristino", quindi fai clic sul pulsante "Inizia a copiare".

32. Download automatico di foto e video

Sui dispositivi mobili, le foto possono essere caricate automaticamente su un archivio adimensionale tramite l'app Google Foto. Ma la stessa identica funzionalità è disponibile su computer Windows e macOS. Per fare ciò, vai alle impostazioni del client "Avvio e sincronizzazione" e abilita l'opzione "Carica foto e video aggiunti di recente su Google Foto".

Caratteristiche aggiuntive

33. Applicazioni mobili

Google Drive può essere reso ancora più utile utilizzando varie applicazioni mobili che funzionano insieme ad esso. Molti elaboratori di testi possono salvare i tuoi documenti e le tue note non nella memoria del dispositivo, ma su Google Drive. Ad esempio, WPS Office e Blocco note. E i gestori di file, ad esempio MiXplorer, possono lavorare con il contenuto dello storage.

Scarica MiXplorer →

34. App per "Google Drive"

Diversi altri strumenti utili possono essere trovati tra le app di Google Drive. Ci sono editor di testo e immagini, programmi PDF, prendere appunti e altri aggeggi.

35. IFTTT

Infine, non dimenticare IFTTT. Il servizio contiene diverse ricette già pronte che consentono, ad esempio, di salvare foto da Instagram, articoli da Pocket o video di YouTube su Google Drive, tenere un diario o fare copie di file. E se lo desideri, puoi creare le tue ricette, limitate esclusivamente dalla tua immaginazione.