Come lavorare correttamente con i KPI

2024 Autore: Malcolm Clapton | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 04:01

L'implementazione dei KPI semplificherà la vita al capo dell'impresa, al proprietario dell'azienda e persino ai dipendenti ordinari.

Cos'è il KPI

I KPI sono indicatori chiave di prestazione. Gli indicatori sono diversi. Quelli chiave sono quelli che influenzano la linea di fondo. L'indicatore stesso può cambiare parecchio, ma il profitto è evidente.

Ad esempio, il proprietario di un barbiere ha calcolato che se aumenta il conto medio del barbiere di 100 rubli, le entrate annuali aumenteranno di 300 mila rubli. Se i costi rimangono gli stessi, i profitti aumenteranno. Il conto medio del barbiere per un barbiere è un indicatore chiave.

Perché sono necessari i KPI

Il compito di KPI è rendere la vita più facile per il capo dell'impresa, il proprietario dell'azienda e i dipendenti ordinari. Ho introdotto il sistema KPI quando il nostro team è cresciuto da due persone a 22. Si è cominciato a dedicare troppo tempo alla risoluzione dei problemi operativi, non era sufficiente per le funzioni dirette di direzione. Grazie ai KPI ho delegato autorità e responsabilità al livello dei capi reparto e dei dipendenti ordinari, ma continuo a controllare tutto.

Quando i KPI non sono utili, il punto è che l'azienda non li utilizza correttamente. Questo è esattamente come è stato con i comproprietari della clinica di cosmetologia. Hanno lavorato con un funnel di vendita, raccolto indicatori, ma non sapevano cosa farne dopo. E quando abbiamo capito quali indicatori influenzano i profitti e chi dovrebbe essere responsabile di ciascuno, in tre mesi hanno reso l'attività redditizia da una in perdita.

Come lavorare con i KPI

Implementazione dei KPI

Gli autori di libri sulla gestione descrivono l'implementazione dei KPI come una procedura a più fasi: descrivono la struttura organizzativa dell'azienda, la struttura finanziaria e i processi aziendali. Con questo approccio, il processo rischia di trascinarsi per almeno sei mesi. Le grandi imprese possono farlo. Ma una piccola impresa non può permettersi di segnare per così tanto tempo.

Ma c'è un modo più semplice e veloce. Dovrai determinare quali metriche hanno il maggiore impatto sui profitti e chi all'interno dell'azienda influenza tali metriche. Non esiste un insieme universale di indicatori. Sono individuali per ogni azienda. Per le vendite online, gli indicatori chiave sono il costo per clic e la conversione del sito. Per un call center, la durata delle chiamate dell'agente.

Abbiamo individuato l'indicatore che incide sul profitto, capito da chi dipende e nominato un responsabile.

Motiviamo il personale

Il prossimo passo è creare un sistema di motivazione del personale. L'opzione popolare, quando il bonus di un dipendente è legato al risultato complessivo di un'azienda o di un dipartimento, funziona male. Il dipendente è responsabile del proprio risultato. Ma come influenzerà i risultati dei colleghi? Pertanto, è necessario sapere cosa influenza un particolare subordinato e di cosa è responsabile, e legare i bonus di ciascuno al suo risultato individuale.

Dovrebbe essere preso in considerazione se il dipendente influisce direttamente o indirettamente sul risultato finanziario. Il nostro team comprende una redazione che produce contenuti per il sito. Il contenuto funziona per aumentare la domanda, ma indirettamente. La redazione è il centro di costo. Pertanto, non ha senso legare la motivazione del caporedattore al profitto. Ma il reparto vendite ha un piano per il numero di chiamate e la conversione delle richieste in vendite. Influiscono direttamente sui ricavi.

Un segno di un buon sistema di motivazione KPI è quando un dipendente vede a metà mese quanto ha già guadagnato e cosa deve essere fatto per ottenere quanto vuole.

Trarre conclusioni basate su KPI

I dipendenti non sempre raggiungono gli obiettivi. E non sempre per colpa loro. Quando vedi che qualcosa sta andando storto, non affrettarti a sparare al personale nel corridoio. Innanzitutto, scopri qual è la ragione. Se il dipendente non è colpevole, è necessario aiutarlo e creare condizioni in base alle quali possa raggiungere gli indicatori target.

Se il dipendente non soddisfa il piano di mese in mese ed è in lui che è il punto, non resta che sostituirlo con chi ce la farà. Né il fascino né il buon atteggiamento della direzione salveranno qui. Questi fattori sono impotenti contro gli indicatori.

Effettuiamo un audit del sistema KPI

L'implementazione e l'adeguamento del sistema KPI non è tutto. Devi capire: il sistema che hai implementato non è una volta per tutte. Negli affari, qualcosa cambia continuamente. Ad ogni modifica, potrebbe essere necessario regolare il sistema KPI. Devi essere pronto per questo.

Quando è necessario modificare il sistema KPI, individuare quali indicatori non sono più rilevanti, quali devono essere sostituiti e chi dovrebbe essere responsabile dei nuovi indicatori. È più facile modificare il sistema che crearlo da zero.

Anche il sistema di motivazione deve essere adeguato. Questo è fatto meglio con il coinvolgimento dei dipendenti. Ogni dipendente ha obiettivi personali. E soprattutto, il sistema di motivazione funziona quando sia tu che il dipendente capite cosa vuole e cosa deve fare per l'azienda al fine di realizzare i suoi obiettivi personali. Se un dipendente vuole guadagnare 150 mila al mese, lascia che il suo stipendio sia 75 e il resto - bonus. Quindi capirà che vale 75mila, ma può guadagnarne 150 se è un professionista di successo.

Ricordare

• Comprendi quali metriche influiscono sui profitti e chi all'interno dell'azienda li influenza.
• Seleziona le metriche chiave che hanno il maggiore impatto sui profitti e assegnane la responsabilità. Imposta 2-3 KPI chiari per ogni reparto.
• Motiva i dipendenti per le loro metriche chiave.
• Tieni traccia del raggiungimento degli obiettivi da parte dei dipendenti.
• Quando gli indicatori non vengono raggiunti, scopri qual è la ragione. Se un dipendente ha bisogno di aiuto, aiuta. Se questo è il caso, sostituiscilo con un altro.
• Rivedere costantemente i KPI e il sistema di motivazione. Apportare modifiche quando ti rendi conto che il sistema ne ha bisogno.